Vad är en faktura?

En faktura är ett dokument som bekräftar transaktionen. Detta gäller både för tillhandahållande av tjänster och leverans av varor, inklusive leverans av digitalt innehåll. Den kan vara i pappers- eller elektronisk form. Fakturan fastställer värdet av varor och tjänster och är grunden för beräkning av skyldig skatt. Även om fakturan ofta förekommer i B2B (business to business) relationer, är det inte bara ett område för entreprenörer. Privata individer möter också fakturor som utfärdas i B2C (business to consumer) modellen. I denna artikel kommer vi att förklara vad en faktura är och vad dess syfte är.

Vad är en faktura? Vad är dess syfte? – innehållsförteckning:

1. Grundläggande information om en faktura
2. Faktura som bekräftelse på försäljning
3. Faktura som dokument för bokföring
4. Är en faktura nödvändig för att använda en garanti?
5. Hur kan du enkelt utfärda en faktura?

Grundläggande information om en faktura

Fakturan är ett dokument som bekräftar avslutandet av en transaktion mellan en säljare och en köpare. Av denna anledning måste fakturan innehålla fullständiga uppgifter om båda. Den bör utfärdas i två exemplar, ett för varje part i transaktionen.

En annan viktig del av fakturan är dess unika nummer och utgivningsdatum. Den innehåller information om sålda varor och tjänster såsom deras mängd, pris och värde. För länder där moms (mervärdesskatt) tas ut, kommer fakturan också att visa skattesatsen och värdet av denna skatt.

Fakturan anger betalningsmetoden för de levererade varorna och tjänsterna. Det kan vara en förskottsbetalning, kontant betalning, banköverföring eller kreditkort. Vid försäljning med en uppskjuten betalningsdatum kommer fakturan också att inkludera datumet när en sådan skyldighet måste regleras.

En faktura kan utfärdas i pappersform, men den kan också upprättas i elektronisk form, vilket har samma rättsliga giltighet. Enligt rapporten E-Fakturering / E-Fakturering. Digitalisering och automatisering, utfärdas mer än 370 miljarder fakturor varje år, varav endast 10% är elektroniska.

Men på grund av att e-fakturatjänsten är mycket billigare än dess pappersmotsvarighet, blir en sådan lösning mer och mer populär varje år. Genom att använda automatisering vid fakturering kan du minska kostnaderna med upp till 30%.

Faktura som bekräftelse på försäljning

När du säljer varor eller tjänster måste du dokumentera en sådan händelse i lämplig form. När du säljer till privatpersoner är du vanligtvis skyldig att ha en kassaregister och utfärda kvitton. Men på kundens begäran måste du utfärda en faktura som bekräftar köpet. När du driver ett företag i B2B-modellen är det grundläggande dokumentet som bekräftar försäljningen fakturan.

Många företag som säljer på olika marknadsplatser utfärdar fakturor i elektronisk form för sina kunder som standard. Detta är definitivt en mer bekväm lösning än att skriva ut kvitton eller pappersfakturor. Att skicka sådana dokument är lätt att automatisera, så du behöver inte hantera pappersarbete och kan koncentrera dig på att driva ditt företag.

Faktura som dokument för bokföring

Enligt IFRS (International Financial Reporting Standards) är fakturan ett av de viktigaste bokföringsdokumenten som innehåller detaljerad information om den avslutade transaktionen. Bland annat beräknar fakturor din inkomst och den skatt du måste betala på den. Fakturor dokumenterar också de kostnader du har haft för att driva ditt företag. Beroende på den valda beskattningsformen kan de påverka beloppet av skyldig skatt. Eftersom fakturor kan kontrolleras av skattemyndigheterna måste de förvaras under en tidsperiod som föreskrivs i lagen i det aktuella landet.

Bokföringsbyråer, när de förbereder prislistor för sina tjänster, hänvisar ofta till antalet fakturor. Detta gäller både de som utfärdas av dig, som kallas försäljningsfakturor, och fakturor som utfärdas av dina entreprenörer för varor och tjänster som tillhandahållits till dig. De senare kallas kostnadsfakturor.

Bokföringsbyråer erbjuder vanligtvis i priset för det grundläggande paketet av tjänster att boka ett förutbestämt antal fakturor, men för varje efterföljande dokument som överskrider denna gräns kan de ta ut ytterligare avgifter. Om du inte utfärdar för många dokument kan användningen av bokföringstjänster vara en betydande kostnad kopplad till att driva ett företag. Men du kan använda en applikation som låter dig utfärda och boka fakturor på egen hand. Det görs mer bekvämt med fördefinierade mallar och rullgardinslistor med data. Tack vare denna lösning kan du effektivt optimera kostnaderna för att driva ditt eget företag.

Är en faktura nödvändig för att använda en garanti?

Du behöver inte ha en faktura för att använda garantin. För detta ändamål är vilken bekräftelse på köp som helst tillräcklig. Detta kan vara ett kvitto, ett kontoutdrag eller en bekräftelse på kreditkortbetalning. Det är viktigt att ha ett dokument som bekräftar transaktionen. Men ett stort antal människor, särskilt när de köper varor av större värde, väljer en faktura. Varför?

Det är mycket lätt att tappa bort kvitton. Dessutom, om de förvaras dåligt, bleknar de snabbt och blir oläsliga. Det finns inget sådant problem med fakturor. De har ofta ett större format och är vanligtvis ett A4-papper. Tack vare det kan de enkelt förvaras i standardpärmar. Fakturor i elektronisk form är en idealisk lösning. Tillgången till sådana dokument är mycket enklare och om du behöver använda garantin kan du snabbt hitta den nödvändiga fakturan.

Hur kan du enkelt utfärda en faktura?

Du kan hitta många lösningar som stöder utfärdande av fakturor, från bokförings- och ekonomisystem, genom CRM-system (Customer Relationship Management System) eller mer komplicerade ERP (Enterprise Resource Planning) system, till dedikerade applikationer, t.ex. Firmbee, som är en gratis fakturaapp. Tack vare sådana verktyg kan du enkelt skapa fakturor och till och med automatisera vissa processer, såsom att skicka påminnelser om återkommande betalningar.

Detta behöver inte alltid innebära betydande kostnader för inköp av sådan programvara. Det är värt att använda beprövade lösningar som erbjuder full funktionalitet vid utfärdande av fakturor, och som samtidigt är kostnadsfria. För detta ändamål kan du använda Free Invoicing App, som gör det mycket enklare att utfärda fakturor, även för dem som inte har hanterat bokföring tidigare.

Läs vår senaste artikel: Storyboard – vad det är och hur man använder det för videoproduktion?

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook och Twitter.