Vad är en e-faktura?

E-fakturor blir alltmer populära. Varför är det så? E-fakturor är lätta att skicka. De levereras också snabbt till sina mottagare, vilket förkortar tiden till betalning för varor och tjänster. Inte konstigt att fler och fler företag utnyttjar denna lösning. Vad händer om jag får en faktura via e-post? Har den samma rättsliga kraft som en pappersfaktura? Du kommer att hitta den viktigaste informationen om e-fakturor i denna artikel.

Vad är en e-faktura? – innehållsförteckning:

1. Vad händer om jag får en faktura via e-post?
2. Måste e-fakturor skrivas ut?
3. Har e-fakturor samma rättsliga kraft som pappersfakturor?
4. Hur kontrollerar jag om en e-faktura är äkta?
5. Hur undviker jag att bli lurad av en bedräglig faktura?

Vad händer om jag får en faktura via e-post?

Om du är frilansare eller driver ett litet företag säljer du inte bara dina varor och tjänster, utan köper också ibland något till ditt företag. När du handlar i vanliga butiker får du en pappersfaktura. Men om du värdesätter din tid, kommer online-shopping att vara en bättre lösning. I detta fall kommer du ofta att få en elektronisk faktura.

Vad ska du göra om du får en sådan faktura? Förfarandet är detsamma som i fallet med en pappersfaktura. Du måste betala den i tid som anges av utfärdaren. Om du använder ett bokföringsprogram eller en faktureringsapplikation, kontrollera om de erbjuder integration med din bank. Om de gör det, ladda upp fakturan till systemet och beställ en överföring.

Men om du inte använder några bokföringsprogram måste du logga in på ditt bankkonto och ange all data manuellt. Vad behöver du för att göra det? Du behöver ange numret på din elektroniska faktura, utfärdarens uppgifter och fakturabeloppet. Du kan också specificera vad fakturan handlar om, men det är inte nödvändigt för att göra en korrekt överföring.

Måste e-fakturor skrivas ut?

Dagarna då allt måste skrivas ut är länge förbi. Elektroniska fakturor behöver inte skrivas ut. Varför? För att du alltid kommer att ha tillgång till dem. De kommer att finnas i din e-post. Du skriver inte ut alla dina e-postmeddelanden, gör du?

E-fakturor har ytterligare fördelar. Vilka är de? Sådana fakturor kan enkelt laddas upp till bokföringsprogrammet eller något annat program där du sparar dina utgifter. De flesta bokföringsprogramlösningar låter dig spara fakturor i en .pdf-fil och till och med ladda upp fakturascanningar. Du kan göra det med bara några klick. Detta är ett bra sätt att hålla koll på dina betalningsfrister, eftersom du i ett sådant program kan övervaka skulder som du behöver reglera. Firmbees gratis faktureringsapp ger dig alla dessa möjligheter.

Har e-fakturor samma rättsliga kraft som pappersfakturor?

När det gäller fakturor spelar det ingen roll om de utfärdas på papper eller elektroniskt. Båda versionerna har samma rättsliga kraft. Oavsett fakturatyp måste du spara den under den period som krävs enligt lag. När det gäller elektroniska fakturor är det mycket enklare eftersom du inte behöver ett speciellt arkiv för att göra det.

Om du använder en faktureringsapp har du alla dina inköpsfakturor tillgängliga. Detta är en mycket bekväm lösning som sparar inte bara ditt papper, toner och dokumentlagringsutrymme, utan också din tid.

Du behöver inte oroa dig för om dina fakturor sparas tillräckligt länge. En bra faktureringsapp kommer att berätta för dig hur länge du behöver spara fakturor i ditt elektroniska arkiv så att det är i enlighet med skattereglerna i ditt land.

Hur kontrollerar jag om en e-faktura är äkta?

Kontrollera först om fakturan kommer från det företag som du redan har samarbetat med. Om du har det, se till att den innehåller ett bankkontonummer som du har använt för tidigare betalningar. Om bankkontonumret är annorlunda kan det ha ändrats. Det händer. Men innan du överför några pengar, se till att företaget som utfärdade fakturan verkligen existerar.

Om du är osäker på om du ska betala den, är det bäst att kontakta företaget som utfärdade den. Kanske har du, i livets hektiska tempo, glömt bort beställningen och nu blivit överraskad av fakturan att betala. Kontrollera om du faktiskt beställde en sådan produkt eller tjänst. Om du gjorde det, ignorera inte ett sådant meddelande. Varför?

Om du inte betalar fakturan i tid kan säljaren ta ut räntor för en försenad betalning. Du kan också inte längre kunna köpa med uppskjuten betalning från en sådan leverantör. Inte konstigt, ingen gillar kunder som inte betalar sina räkningar.

Därför, om du inte minns ett särskilt köp, se till att ringa eller mejla säljaren i fråga för att säkerställa att det inte har skett något misstag.

Hur undviker jag att bli lurad av en bedräglig faktura?

Vad händer om en faktura väcker tvivel? Det kan hända att någon vill utpressa pengar från dig. Om du delar detaljer om ditt företag på Internet kan någon använda dem för att utfärda en bedräglig faktura och skicka den till din e-post. Hur undviker man att bli lurad?

Om fakturan kommer från det företag som du tidigare har samarbetat med, försök att kontakta dem och reda ut saker och ting. Du kan ha fått den av misstag. Det händer. När du kontaktar fakturautfärdaren är det bäst att använda den information du hittar på Internet. Varför?

I e-postmeddelandets brödtext kan bedragaren ha listat ditt telefonnummer som företagets telefonnummer. Om du ringer detta nummer kan de övertyga dig om att fakturan är korrekt och att du bör betala den. Å andra sidan, om du ringer ett nummer som du själv hittar, kan du vara säker på att du ringer rätt ställe.

Att skicka bedrägliga fakturor är ett brott. Du kan anmäla en sådan händelse till polisen. Lyckligtvis händer sådana situationer inte särskilt ofta. Därför behöver du inte oroa dig för fakturor som du får elektroniskt, men vi föreslår att du är vaksam.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook och Twitter.