Orsaker och konsekvenser av kommunikationsbrott i organisationer

Vad är kommunikationsproblem?

Kommunikationsproblem i en organisation hänvisar till en störning i informationsflödet som leder till en mängd svårigheter. Det kan uppstå mellan olika hierarkiska nivåer, avdelningar, team eller till och med enheter som arbetar tillsammans – i praktiskt taget vilket företag som helst, oavsett vilken bransch det verkar inom. Oftast tar det formen av förvrängning, felaktighet eller brist på tydlighet i de förmedlade budskapen, vilket avsevärt hindrar kommunikationen. Som ett resultat kan alla typer av fel och missförstånd uppstå – både enklare att lösa och med potential att utvecklas till allvarliga konflikter både internt och externt.

Orsaker till kommunikationsproblem

Kommunikationsproblem kan uppstå mellan olika personer (kollegor, anställd-chef eller organisation-external partner), inom vilket ämne som helst eller på alla nivåer. Oftast finns det 3 orsaker bakom det, som vi listar nedan.

1. Brist på adekvata kommunikationsfärdigheter

Misskommunikation uppstår främst i situationer där det finns brister i kommunikationsfärdigheterna bland anställda. Om avsändaren inte kan uttrycka sina tankar eller förmedla information eller förväntningar på ett sätt som mottagaren kan förstå, kan detta leda till missförstånd och fel. Otydliga instruktioner, vaga mål eller brist på tydlighet gör att anställda utför uppgifter inkonsekvent med sina avsikter, eller till och med – oförmögna att förstå organisationens förväntningar och behov. Om en sådan situation pågår under en längre tid kan det orsaka kaos i företaget.

2. Otillräckliga kommunikationskanaler

Kommunikationsproblem kan också uppstå när en organisation saknar adekvata kommunikationsmedel eller de befintliga är ineffektiva och inte ger ett fullständigt informationsflöde. Om en organisation inte har en välutvecklad kommunikationsstruktur där informationsöverföringen sker effektivt och utan hinder, kan det utan tvekan uppstå flaskhalsar i informationsflödet. Brist på regelbundna möten, otillräckliga kommunikationsverktyg eller överdriven pappersarbete kan resultera i att viktig information inte når de personer som behöver den i tid.

3. Kulturella skillnader

Denna orsak har blivit särskilt viktig under de senaste åren när vi alltmer hanterar multikulturella team i organisationer. Ledaren för ett team bestående av personer från olika kulturer eller nationaliteter måste vara medveten om skillnaderna mellan dem och se till att kommunikationen förstås av alla på samma sätt. Dessutom kan effektiv förståelse mellan anställda också hindras av psykologiska skillnader som kommunikationsstilar eller kommunikationspreferenser (verbal, skriftlig, etc.) – denna aspekt bör också beaktas.

Konsekvenser av kommunikationsproblem

De mest allvarliga negativa resultaten av kommunikationsproblem i organisationer bör betraktas som förseningar i slutförandet av uppgifter – särskilt de som är kopplade till externa affärspartners och kan till och med leda till ett avbrott i samarbetet (om överordnade misslyckas med att avdramatisera situationen) eller som är kopplade till kunder och får negativa konsekvenser för dem. På liknande sätt kan en extremt hård konsekvens vara orättvis uppsägning av en anställd för att ha gjort ett misstag som ett resultat av felaktig kommunikation. Andra konsekvenser av kommunikationsproblem är:

• Interpersonella konflikter som översätts till brist på förtroende i teamet eller en växande ovilja att samarbeta,
• En ökning av stressnivån hos enskilda anställda,
• En minskning av arbetsmotivationen som översätts till lägre produktivitet,
• Möjliga ekonomiska förluster (även slöseri med de resurser man har och uppkomsten av ytterligare kostnader som kunde ha undvikits),
• Negativt externt rykte om företagets problem når allmänheten.

Kommunikationsproblem – sammanfattning

Med tanke på de olika typerna av konsekvenser av kommunikationsproblem i en organisation som anges ovan, behöver företag i olika branscher investera i effektiv kommunikation. De bör göra detta inom två områden i synnerhet: när det gäller både att implementera en lämplig kommunikationsinfrastruktur och att utveckla kommunikationsfärdigheter hos sina anställda (t.ex. med hjälp av olika typer av utbildning, inklusive klart språk). Detta är det enda sättet att säkerställa att information kommuniceras på rätt sätt – oavsett om det är mellan medlemmar i samma team eller mellan avdelningar eller olika nivåer i hierarkin.

Läs också: Förhandla om distansarbete med en anställd, hur gör man det?

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.