Hur man ökar sin produktivitet med Kanban-metoden?

Ursprungligen från tillverkningsindustrin har Kanban-metoden (implementerad av Toyota och initialt endast använd för processhantering) antagits av företag inom andra sektorer och används nu ofta som ett verktyg för att hjälpa till att hantera arbete. Syftet är att säkerställa att varje medlem i projektteamet uppnår sin maximala produktivitet, samtidigt som man tar hand om ett smidigt arbetsflöde och förutser uppkomsten av flaskhalsar. Hur fungerar denna metod och varför har den en positiv inverkan på medarbetarnas produktivitet?

Kanban-metoden – innehållsförteckning:

1. Kanban-metoden
2. Hur ökar Kanban produktiviteten?
3. Sammanfattning

Kanban-metoden

Kanban-metoden baseras på tre huvudprinciper: visualisering (det japanska ordet kanban betyder en visuell tavla), enkeluppgiftshantering (minska arbete i progress) och arbetsflödeshantering för att förbättra processen.

Som en del av den första principen används speciella Kanban-tavlor, som är banalt enkla att göra och använda, och är indelade i tre sektioner: att göra (angående backloggen), gör (som täcker uppgifter som för närvarande är i progress) och gjort (som täcker saker som redan är gjorda). Varje uppgift på tavlan som tilldelas en specifik anställd bör gå igenom dessa tre kolumner för att säkerställa kontroll över arbetsflödet, medvetenhet om vad personen sysslar med vid en viss tidpunkt, och förmågan att upptäcka flaskhalsar (t.ex. förseningar) som kan påverka affärsverksamheten negativt.

Kanban-metoden förutsätter också att man begränsar antalet uppgifter i progress, eftersom multitasking inte (i motsats till vad som ofta tros) ger de förväntade resultaten. Den förlitar sig också på konstant observation för att förbättra processen och öka effektiviteten (genom att upptäcka blockeringar eller flaskhalsar som kan äventyra uppnåendet av de uppsatta resultaten).

Hur ökar Kanban produktiviteten?

Att lära sig och förstå de ovan nämnda elementen är avgörande för att besvara frågan hur Kanban-metoden förbättrar produktiviteten.

Låt oss börja med den första principen om att visualisera uppgifter. Enligt forskning utförd av MIT-forskare 2014 bearbetar den mänskliga hjärnan information som presenteras i visuell form (bild) 60 000 gånger snabbare än i skriftlig form (text). Vad mer är, enligt en studie av Social Science Research Network, 65% av människorna i världen är visuella inlärare, vilket innebär att de absorberar information lättare genom att titta på den än genom att höra om den. Således ökar visualisering av uppgifter produktiviteten, eftersom det gör dig medveten om hur många uppgifter som ska göras och motiverar dig att slutföra en uppgift efter en annan.

Den andra principen handlar om att begränsa arbete i progress. Enligt John Little, en forskare vid MIT, arbetar vi långsammare om vi försöker slutföra flera uppgifter samtidigt – och vi är mer produktiva när vi fokuserar på att slutföra en uppgift, och sedan går vidare till nästa. Det anses att varje anställd bör ha högst tre uppgifter – när du överskrider detta kan prestationsproblem eller flaskhalsar uppstå. Inom affärsvärlden anses multitasking vara en illusion, vilket bekräftas av ett antal studier, inklusive de av forskare vid Kansas State University.

Essensen av den tredje principen kan hittas i en nederländsk studie som visade att observation i sig kan vara en drivkraft för att förändra mänskligt beteende. Studien, som genomfördes på hushåll, fann att familjer med mycket synliga elmätare använde 30 procent mindre elektricitet än sina grannar vars mätare var utom synhåll. Forskarna säger att dessa familjer fick visuell feedback på grundval av vilken de gjorde förändringar i sitt beteende – Kanban-tavlor fungerar på samma sätt. De hjälper dig att visualisera ditt arbetsflöde och förbättra processer.

Sammanfattning

Som du kan se visar de resultat som uppnåtts av Toyota och forskningen om mänskligt beteende som nämnts ovan att användning av Kanban-tavlor hjälper till att öka effektiviteten. Kanban-metoden har varit framgångsrik för teammedlemmar som kommer från olika affärsområden.

Läs också: Är ett projektledningsverktyg verkligen nödvändigt i din organisation?

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.