Hur man undviker mikromanagement när man arbetar på distans?

Sådan rädsla kan leda en chef till att börja mikrostyra individer, vilket snabbt kan resultera i, bland annat, en försämring av atmosfären, negativa känslor bland anställda och, följaktligen, avhopp från teamet. Här är några tips på vad du kan göra för att undvika uppkomsten av sådana negativa effekter efter övergången till distansarbete.

Mikrostyrning – vad består det av?

Mikrostyrning är en stil där en chef kontrollerar och övervakar sina anställdas aktiviteter i detalj, med fokus på de minsta detaljerna och fattar beslut å deras vägnar. I praktiken innebär sådana tillvägagångssätt överdriven inblandning från teamledare i den dagliga verksamheten och processer som anställda bör hantera på egen hand.

Naturligtvis finner majoriteten av personalen vanligtvis detta beteende irriterande. Bland de viktigaste kännetecknen för ett sådant beteende kan man märka:

• Brist på autonomi – chefen fattar beslut å anställdas vägnar, även i frågor som ligger inom deras kompetens (tar inte hänsyn till anställdas kunskap och erfarenhet, och ger dem inte utrymme att utföra aktiviteter självständigt),
• Brist på förtroende – uppenbar i bristen på frihet, överdriven kontroll (chefen kontrollerar arbetsframstegen, alla uppgifter eller tiden för slutförande) och oförmågan att fatta beslut självständigt,
• Överrapportering – mikrostyrning innebär ofta att en anställd måste rapportera i detalj om varje utförd aktivitet, vilket tar tid som skulle kunna tilldelas efterföljande uppgifter (fokuserar uppmärksamheten på skrivande istället för faktisk arbetsinsats).

Distansarbete och de bästa strategierna för att undvika mikrostyrning

När en chef kontrollerar varje arbetssteg och fokuserar på småsaker istället för att se på det övergripande resultatet, kan anställda uppleva många negativa känslor från försummelse till låg självkänsla eller frustration. Det kan leda till en minskning av motivationen eller till och med att man överger företaget.

En sådan situation kommer att återspeglas i resultaten av aktiviteter, effektivitet och produktivitet. Ledare bör känna igen sådana symptom och söka sätt att undvika mikrostyrning också (eller kanske särskilt) när man arbetar på distans. Här är 3 strategier som du kommer att finna hjälpsamma i sådana scenarier.

1. Sätt tydliga mål och förväntningar

För att undvika mikrostyrning när man arbetar på distans är en nyckelkomponent att sätta tydliga mål och förväntningar från chefen. Att gemensamt komma överens om sådana frågor (tillsammans med att ange uppgifter som ska utföras och tidsfrister för slutförande) gör det möjligt att ange prioriteringar och planera genomförandet av aktiviteter. Detta minskar behovet av att kontrollera om den anställde vet vad som förväntas av honom. Det är avgörande att försöka göra målen mätbara och uppnåeliga, vilket gör att anställda kan utvärdera sin framsteg och fokusera på resultaten.

2. Planera regelbundna möten

Överdriven realtidsövervakning av arbetet (t.ex. genom dagliga statusförfrågningar) innebär en brist på autonomi och förtroende för anställda. Det bästa sättet att undvika sådana känslor är att planera regelbundna möten för att dela information, diskutera framsteg och lösa problem (inte en person, utan alla teammedlemmar samtidigt). Under tiden kan du använda ett särskilt program för att förbättra teamets samarbete – som Firmbee – vilket ger konstant insyn i arbetsframstegen, vilket minskar behovet av direkt kontakt med den anställde.

3. Förtroende för dina anställda

Grunden för att undvika mikrostyrning är förtroende för anställda, vilket innebär framför allt att erkänna deras kompetens, färdigheter, erfarenhet och förmåga att agera självständigt. Chefen bör visa denna attityd genom att ge anställda frihet att fatta beslut och utföra sina tilldelade uppgifter. Denna typ av delegering av ansvar är det bästa sättet att motivera anställda att arbeta effektivt – och ge dem en chans att bedömas utifrån deras prestationer och arbetsresultat, inte på hastigheten eller sättet de slutför uppgifter.

Mikrostyrning – sammanfattning

Utan tvekan har öppnandet av företag inom olika branscher för möjligheten till distansarbete medfört många fördelar (särskilt genom att ge anställda större tidsflexibilitet), men samtidigt har det “skapat en möjlighet” för överdriven kontroll från överordnade.

Teamledare bör plikttroget komma ihåg att mikrostyrning har en skadlig effekt på de anställdas psykologiska välbefinnande, vilket översätts till en minskning av arbetsmotivation och uppnådd effektivitet, och försöka undvika denna typ av beteende. I vissa fall kan de till och med leda till snabba avhopp – trots allt vill alla ha en viss frihet på jobbet, känna förtroende från sin chef och fatta egna beslut i frågor som faller inom deras ansvarsområde.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.