Hur man hanterar stora frågor inom projektledning

De massiva förändringarna i arbetsorganisation och företagsledning som initierades av pandemin har inte avtagit ett dugg under 2022. Men den ekonomiska fermenteringen och dynamiken kan faktiskt visa sig vara gynnsamma för en smidig genomförande av projekt. Idag ska vi ta en närmare titt på de viktigaste frågorna inom projektledning.

Frågor inom projektledning – innehållsförteckning:

1. Huvudfrågor inom projektledning
2. Frågor kring projektets omfattning
3. Projektets genomförandetid
4. Handlingsflexibilitet
5. Sammanfattning

Huvudfrågor inom projektledning

Enligt rapporten Pulse of the Profession har en högre procentandel av projekten genomförts effektivt: de har uppnått sina mål, hållit sig inom budget och planerad slutförandetid. Å andra sidan avbröts fler projekt 2021 än under tidigare år.

Därför kommer vi att undersöka de framgångsrika för att lära oss av de bästa. Vilka var de viktigaste frågorna angående ledningen av dessa projekt? Och hur skulle vi försöka lösa dem idag?

Vi kommer idag att fokusera på tre huvudområden av oro inom projektledning. Dessa är:

• projektets omfattning
• projektets genomförandetid
• teamets flexibilitet

Frågor kring projektets omfattning

Problem med att definiera projektets omfattning börjar vanligtvis redan i början. Och även innan dess antaganden är helt klargjorda. Det är därför så avgörande att noggrant skissa på projektets ritning. Skynda dig inte och ta gott om tid för att noggrant klargöra syftet och handlingsplanen innan du schemalägger uppgifter.

Det är en bra idé att använda rätt verktyg för detta när du planerar projektets omfattning samt att dela upp det i epics eller trådar som är förståeliga för alla berörda.

• Kommunikation med kunden och partners

För att säkerställa framgången för ett projekt är dess födelse avgörande. En gynnsam atmosfär, en övertygande presentation av de mest betydelsefulla antagandena tillsammans med förhandlings- och interpersonella färdigheter hos projektledaren kan alla avgöra om projektet blir av eller avvisas.

Den efterföljande diskussionen med kunden och andra beslutsfattare är de bindande ögonblick som definierar projektets initiala omfattning.

• Naturlig omfattningsflexibilitet kontra omfattningskrav

Men varför pratar vi om projektets “initiala” omfattning? För att dess planerade omfattning aldrig kommer att vara identisk med den slutliga omfattningen.

Antagandet om naturlig flexibilitet i projektets omfattning är ett sätt att hantera omfattningsvariabilitet och helt enkelt en realistisk inställning. Det tillåter projektets ramverk att anpassa sig till faktisk leveransförmåga och förändrade affärsvillkor. Men denna naturliga variabilitet får inte tillämpas på projektets nyckelantaganden.

När nyckelantaganden förändras och omfattningen av uppgifter som ska utföras utvidgas, sätts projektets framgång på spel. Detta problem kallas omfattningskrav. Termen omfattningskrav betyder okontrollerad projektväxt. Och det är en plåga för så mycket som en tredjedel av genomförda affärsprojekt.

• Innehållssidan

En annan hindrande faktor inom projektledning är att definiera projektets innehåll. En projektledare måste ärligt svara på frågan: vet jag tillräckligt om de uppgifter jag vill utföra?

Om svaret på denna fråga är nej, då spelar det ingen roll hur avancerat projektet är, det är nödvändigt att konsultera med specialister. Först med dem som utgör projektteamet. Men ibland behövs råd från externa experter.

Projektets genomförandetid

Även mycket erfarna projektledare är obotliga optimister när det gäller projektets genomförandetid. Detta bevisas av statistiken över genomförda stora projekt. År 2021 slutfördes globalt 55% av projekten i tid. Detta är en ökning med 4% jämfört med föregående år. Men resultaten är fortfarande inte särskilt tillfredsställande.

• Realistiska förseningar

Att slutföra ett projekt i tid hindras vanligtvis av den orealistiska tid som avsatts för särskilda uppgifter. Det är därför värt att använda verktyg som möjliggör statistisk mätning av den faktiska hastigheten för uppgiftsutförande och jämföra den med den schemalagda tiden.

• Teamkommunikation

Naturligtvis är tiden för projektgenomförande nära kopplad till dess omfattning och budget. Men de avgörande faktorerna visar sig ofta vara teamets effektivitet och flexibilitet.

Teamets prestation måste uppfylla tydliga och förståeliga krav genom enkel delegering av uppgifter och ansvar. Lika avgörande är transparensen i de ömsesidiga beroendena mellan de olika arbetsstegen, liksom köandet av uppgifter. Att ta hand om dessa aspekter av kommunikationen för att förhindra bakslag med projektets genomförandetid.

Handlingsflexibilitet

Det trånga utrymmet och källan till misslyckande inom projektledning är bristen på flexibilitet som följer av att hålla sig till välkända, inarbetade vägar. Det leder ofta till användning av beprövade ledningsmetoder och verktyg som är olämpliga för ett visst projekt. Men hur kan du öka din flexibilitet – som projektledare – och hela teamets?

• Agilitet

Det är ingen tillfällighet att den operationella flexibiliteten och problemlösningen som är inneboende i små, agila mjukvarudesignteam har fått världsomspännande erkännande. Allt oftare är det projektledningsverktyg från IT-branschen som sprider sig till andra branscher när situationen kräver ökad operationell flexibilitet.

• Engagemang och självorganisation

Agilt ledda team kan utöva stor flexibilitet. I dem blir chefer direkt involverade i projektet och ger och får ofta feedback på sina handlingar. Och teammedlemmar – åtminstone till viss del – väljer själva de uppgifter som ska utföras. Allt detta gör att agila team liknar modellen för självorganisation.

Sammanfattning

Vi har kategoriserat de viktigaste frågorna inom projektledning i tre grupper. Den första inkluderar att definiera, förstå och upprätthålla projektets omfattning under dess genomförande. Den andra är tidpunkten för projektuppgifter. Den tredje är att upprätthålla flexibilitet i teamledningen och ständigt anpassa sig till förändrade förhållanden.

Det bästa sättet att hantera dessa frågor är att hålla sig uppdaterad – med ditt schema och din kunskap, med dina ledningsmetoder, med ditt team och med programvara som gör det enklare att hantera även mycket komplexa projekt.

KÄLLA TILL STATISTIK: Pulse of the Profession 2021

Läs också:Projektmilstenar

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av bin på Facebook och Twitter.