Hur kan projektledningssystemet hjälpa till med evenemangsmarknadsföring?

Oavsett om du organiserar ett specifikt evenemang för första gången eller för nästa gång, bör du alltid underlätta genomförandet av specifika aktiviteter – för att säkerställa bättre kontroll över budgeten eller enklare kommunikation mellan enskilda teammedlemmar som arbetar för en gemensam framgång. Speciell projektledningsprogramvara kommer att hjälpa dig att uppnå ett sådant resultat. Nyfiken på hur denna typ av system kommer att stödja dina evenemangsmarknadsföringsaktiviteter? Läs vidare.

Projektledningssystem och evenemangsmarknadsföring – innehållsförteckning:

1. Ett projekt och ett evenemang
2. Projektledningssystem
3. Firmbee – funktioner och fördelar
4. Sammanfattning
5. Kolla in vår video om projektledningsprogramvara för evenemangsledning

Ett projekt och ett evenemang

Om vi vill att evenemanget ska bli ett verktyg för att stödja företagets viktigaste mål, behöver vi se på det på ett heltäckande sätt – som ett projekt som behöver börja med planering och avslutas med genomförande och utvärdering av de uppnådda resultaten. Till hjälp i detta kan det vara bra att ha en liknande ram för projektet och evenemanget: ett slutdatum, en fast budget, antalet involverade personer, varaktigheten, en serie uppgifter som ska utföras. På så sätt kommer vi att kunna säkerställa en smidig framdrift av alla aktiviteter, vilket kommer att översättas till ett positivt slutresultat.

Projektledningssystem

Bra projektplanerare gör sitt dagliga arbete enklare genom att använda speciella system där det bland annat är möjligt att planera ett schema, sätta uppgifter, fördela arbete eller spåra framsteg, samt lagra all viktig information på ett ställe med tillgång för alla auktoriserade personer. Ett korrekt utformat program tillåter också att sätta mål som ska uppnås inom ett projekt/evenemang, vilket ger en helhetssyn på situationen.

Projektledningsverktyg är utformade för att hjälpa projektledare (såväl som evenemangsarrangörer) att planera, övervaka och vidta korrigerande åtgärder när det behövs. När vi behandlar ett evenemang som ett projekt kan vi omedelbart se hur mycket nytta vi kan få genom att välja rätt system i vårt dagliga arbete.

Firmbee – funktioner och fördelar

På marknaden hittar du ett antal projektledningsprogram som du också kan använda för att organisera ditt evenemang. Vi rekommenderar särskilt Firmbee, programvaran vi skapade, utrustad med alla funktioner du kan tänkas behöva. När vi skapade vår lösning tog vi hänsyn till att ett projekt och ett evenemang har gemensamma egenskaper, särskilt inom området arbetsplanering och kontroll över framsteg och informationsflöde – av denna anledning kan vi försäkra dig om att Firmbee perfekt kommer att svara på alla dina behov när det gäller evenemangsledning.

Firmbee låter dig:

• lista alla uppgifter som ska slutföras och fördela dem till specifika teammedlemmar (genom att använda Kanban-tavlor och alternativ för uppgiftsstatusar, prioritering eller tidsuppföljning),
• hålla kalendrar för olika ändamål,
• sätta påminnelser för kommande möten eller uppgifter som ska slutföras,
• övervaka kvitton och utgifter relaterade till genomförandet av evenemang, och därmed ha full kontroll över budgeten
• lagra data om alla personer kopplade till evenemanget – från arrangörer till leverantörer och deltagare
• kommunicera med andra personer via Slack
• utfärda fakturor

Vad mer, att samla alla uppgifter som är nödvändiga för ett evenemang på ett ställe kommer att ge varje person involverad i projektet en översikt över arbetsframstegen och kunna reagera lämpligt innan en kris uppstår (t.ex. genom att acceptera en specifik uppgift eller stödja processer och personer som riskerar att inte slutföra sina uppgifter i tid). Med ett sådant program kan du glömma de otaliga dokumenten, kalkylbladen eller till och med handskrivna anteckningarna där du hittills har hållit viktig information.

Sammanfattning

På många sätt skiljer sig inte evenemangsledning från projektledning. I båda fallen har vi trots allt team som utför specifika uppgifter vid en given tidpunkt med fokus på att uppnå ett visst mål. Precis som genomförandet av ett projekt (t.ex. i ett IT-företag) kan vara en utmaning, med tanke på de teknologiska problem som uppstår på vägen, kan det i fallet med en konferens eller mässa vara svårt att förbereda platsen eller agendan. Det är av denna anledning som projektledningsprogramvara – såsom Firmbee – också kan användas för evenemangsplanering.

Kolla in vår video om projektledningsprogramvara för evenemangsledning:

Läs också: 4 trender inom evenemangsmarknadsföring att se upp för 2023

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva bi-gemenskap på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.