Företagsevenemangsplanering i 6 steg

En av de mest populära och dynamiskt utvecklande grenarna inom marknadsföring är evenemangsmarknadsföring. Det handlar om att organisera olika evenemang vars syfte är att uppfylla företagets mål. Det finns flera typer av evenemang, och ett av dem är ett företagsevenemang. Vad är det? Hur organiserar man det bra? Läs artikeln för att ta reda på mer om planering av företagsevenemang.

Planering av företagsevenemang – innehållsförteckning:

1. Vad är ett företagsevenemang?
2. Definiera mål
3. Tänk på en målgrupp
4. Välj tid och plats
5. Sätt en budget
6. Skapa en tidslinje
7. Marknadsför ditt evenemang

Vad är ett företagsevenemang?

Ett företagsevenemang är ett evenemang som organiseras av ett företag för sina anställda, kunder eller affärspartners. Beroende på vem evenemanget riktar sig till kan det ha olika syften. Till exempel kan syftet med en kontorsfest vara att minska arbetsrelaterad stress, stärka samarbetet, förbättra relationerna mellan anställda och bygga ett bra team. Å andra sidan är det huvudsakliga målet med evenemang som organiseras för affärspartners ofta presentationen av en ny produkt.Att organisera ett företagsevenemang är ett komplext projekt. För att planera det bra behöver du komma ihåg några saker.

Definiera mål

Den hela förloppet av evenemanget beror på dess syften. Det första att tänka på när man organiserar det är att definiera vem det är för och vad dess mål är. Detta kan vara en varumärkespromotion, skapa nya affärskontakter, förbättra kommunikationen och öka motivationen hos de anställda. När du definierar dina mål är det hjälpsamt att ställa dig själv följande frågor: Varför organiserar jag ett evenemang? Vad ska deltagarna få ut av det och vad ska de komma ihåg? Hur exakt kommer jag att mäta dess framgång?

Tänk på en målgrupp

När man organiserar ett företagsevenemang bör vi alltid ha i åtanke för vem vi planerar det. Deltagarnas tillfredsställelse är nyckeln till din framgång. Tänk på deras behov och förväntningar. Ta hänsyn till dem när du väljer rätt datum, plats och attraktioner.

Välj tid och plats

Att välja rätt tid och plats är också en viktig sak när det kommer till planering av företagsevenemang. Det är värt att ta hänsyn till sådana element som enkel tillgång till evenemangsplatsen och tillräckligt stort utrymme för att rymma antalet gäster. Om evenemanget organiseras utomhus, kom ihåg vädret och planera vad du ska göra om det plötsligt förändras. Datumet för ditt evenemang bör anpassas till de inbjudna. Kontrollera att det inte krockar med andra firanden som kan vara en distraktion för dina gäster.

Sätt en budget

Nästa steg är att kontrollera vilken budget du har. Planera dina utgifter noggrant och skapa en kostnadsberäkning. Tänk på om det är värt att samarbeta med sponsorer. En sådan lösning kommer att minska dina kostnader, ge ett betydande mervärde till ditt evenemang och göra det ännu mer attraktivt.

Skapa en tidslinje

Noggrann planering av företagsevenemang är nyckeln till deras framgång. Förbered en detaljerad checklista som gör att du kan hålla allt under kontroll. Tänk på både evenemangets tidslinje och saker som bör organiseras i förväg, t.ex. besök på platsen, fakturabetalningar och utskick av inbjudningar. En bra idé är att använda en tidslinjeskapare för att hjälpa dig att hålla ordning.

Marknadsför ditt evenemang

Deltagarna är den viktigaste delen av ditt evenemang. Det är trots allt för dem som du organiserar det. Därför bör du ägna lite tid åt att marknadsföra det. Det finns många sätt att informera dina gäster om det. Du kan skicka ut inbjudningar antingen via traditionell post eller e-post. För att uppmuntra anställda att delta i evenemanget, ta en mer kreativ ansats. En vanlig praxis är att skicka små gåvor, dvs. presentlådor, tillsammans med inbjudan. Om ditt projekt har en öppen form, skapa evenemanget på Facebook. Tack vare detta kommer meddelandet att nå en stor grupp mottagare. Du bör också komma ihåg att dela information om evenemanget på andra sociala nätverk.

Planering av företagsevenemang – sammanfattning

Planering av företagsevenemang kan bli komplext. Det är en utmanande uppgift som kräver mycket arbete och engagemang. Men det finns programvaruverktyg som kan effektivisera denna process. Ett av dem är Firmbee.

Med Firmbee kan du enkelt planera varje detalj av ditt evenemang. En kanban-tavla hjälper dig att planera uppgifter och fördela dem bland dina kollegor. Tack vare att du ställer in uppgiftsstatusar och utbyter kommentarer kan du hålla dig uppdaterad och kontrollera om arbetet med evenemanget går framåt.

En annan användbar funktion som du hittar i Firmbee är en kontaktdatabas. Genom att använda den har du tillgång till all relevant information om evenemangets deltagare. Du kan lagra dem på ett ställe, så att inget viktigt undgår din uppmärksamhet.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Linkedin och Twitter.