Det finns många intressanta och mångsidiga verktyg för att hantera public relations. Ett av dem underskattas ofta, nämligen eventmarknadsföring. Men hur förbereder man sig för evenemanget? Vi kommer att visa dig vägen till en effektiv event PR-strategi.

Effektiv Event PR-strategi – innehållsförteckning:

  1. Vad är PR?
  2. Vad är ett EVENEMANG?
  3. Vad bör jag förbereda innan evenemanget? – Event PR-strategi
  4. Vilken roll spelar ett evenemang i PR och kommunikation?
  5. Typer av evenemang
  6. Nyckelfrågor

Vad är PR?

Det finns många definitioner av Public Relations och var och en av dem ger en ny version av konceptet. Kort sagt, syftar PR till att forma de sociala relationerna mellan en verksamhet och dess omgivning. Det är en uppsättning medvetna, planerade och långsiktiga åtgärder och aktiviteter för att visa upp varumärket på bästa sätt genom att ta hand om en organisations eller en persons goda image.

Vad är ett EVENEMANG?

På engelska betecknar ett evenemang en tillställning. Ur ett teoretiskt perspektiv behandlas eventmarknadsföring av bland annat kommunikations- och medievetenskaper, ekonomi och management, turism och psykologiska vetenskaper som rör mänskligt beteende under massevenemang. I praktiken fungerar eventmarknadsföring som ett av verktygen för PR-marknadsföringsstrategier. Det innebär en konstant organisering av olika typer av evenemang vars syfte är att ha en direkt påverkan på genomförandet av de uppsatta målen av företag.

Event_PR_Strategy

Vad bör jag förbereda innan evenemanget? – Event PR-strategi

När man planerar ett evenemang är det värt att ta hänsyn till flera viktiga punkter som kommer att stödja vårt arbete och möjliggöra för oss att kontrollera olika situationer under mötet. Dessa inkluderar:

  1. Formulera en nödlägeslista – en checklista som utvidgas för att inkludera procedurer relaterade till hantering av en nödsituation.
  2. Förbereda ett hållande uttalande – ett modelluttalande eller pressmeddelande, skrivet i förväg och presenterande den mest avgörande informationen och svaret på en kris.
  3. Skapa en kontakt- och medielista – denna lista bör inkludera all information för att kontakta medierepresentanter (t.ex. namn, telefonnummer, e-postadress).
  4. Passande utseende av medierepresentanter.
  5. Försörjning av kommunikation – förutom märkning av räddnings- och brandbekämpningsutrustning och ett separat rum för de tjänster som ansvarar för att säkra evenemanget, etc.
  6. Utsedd zon för media – en annan inpasseringstid och en separat zon från de andra deltagarna.
  7. Förbered kopior av eventuella nödvändiga dokument.

MINNS!

För att förbereda och organisera ett framgångsrikt evenemang krävs, framför allt, sunt förnuft, en detaljerad agenda, säkerhet på alla nivåer från cyberspace till försäkringspolicyer, mycket tålamod och konstant ansträngning dagligen.

Vilken roll spelar ett evenemang i PR och kommunikation?

Evenemang kan fokusera på olika specifika aspekter av att stärka ett företag som image, välgörenhet eller försäljning. De kan främja särskilda produkter, varumärken, tjänster eller till och med idéer. För en eventansvarig kommer “5W“-regeln att vara till hjälp, vilket i fallet med att organisera ett evenemang kan ta formen av följande frågor:

  • Vad – vad organiserar vi?
  • Vem – vem är evenemanget för?
  • Var – var organiserar vi det?
  • När – vad är tid och datum för evenemanget?
  • Varför – för vilket syfte organiserar vi ett evenemang?
Event_pr_Strategy

Genom att ställa oss dessa 5 grundläggande frågor stödjer vi betydligt idén och realistiska antaganden om det organiserade evenemanget.

När man organiserar ett evenemang, glöm inte att bestämma vilket omfång av marknadsföringsaktiviteter som ska vidtas och hur man ska kanalisera budskapet:

  • ATL (Above the line) – en strategi för marknadsföringsaktiviteter som genomförs i traditionella medier (radio, television, press, affischer, utomhusreklam),
  • BTL (Below the line) – marknadsföringsaktiviteter riktade till konsumenter, som inte är reklam i massmedia.

Typer av evenemang

Evenemang kan också delas in i olika typer beroende på syfte och karaktär:

  • Företags- och affärsevenemang
  • Mässor och utställningar
  • Rekreations- och underhållningsevenemang
  • Civila och statliga evenemang
  • Marknadsföringsevenemang
  • Konferenser och möten
  • Sociala evenemang
  • Sportevenemang

Ett evenemang är ett perfekt komplement till en flerledad PR- eller marknadsföringskampanj, t.ex. riktad mot onlineförsäljning av en produkt. Det är också en perfekt möjlighet för interaktion och direkt samtal med kunden och media. Evenemang fokuserar på kommunikation och att möta en specifik mottagare. De bygger relationer, samt stödjer partner- och medarbetarkontakter, integrerar och kopplar samman.

Kolla in De bästa PR-kampanjerna 2021.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av bin på Facebook och Twitter.

Zofia Lipska

Med över 10 års erfarenhet inom digital marknadsföring vet Sophia inte bara reglerna för denna bransch utan framför allt hur man bryter dem för att uppnå enastående och kreativa resultat.

View all posts →

The most important questions

  1. Spelar typen av organiserad händelse någon roll?

    Ja. Den avgörande faktorn är den målgrupp som riktas mot. Olika typer passar olika mål. Till exempel skulle ett evenemang för nygifta par från en välbärgad förort vara annorlunda än ett för pensionärer från landsbygden. Ännu bättre, en julfest för anställda liknar inte ett lanseringsevenemang för en ny produkt för kändisar och press, och så vidare.

  2. Hur vet du om ett evenemang var effektivt?

    Genom att fastställa antalet deltagare, distribuerade flygblad eller marknadsföringsmaterial/produkter, medieanalys (pressmeddelanden och mediebevakning) och feedback från deltagarna (insamlad under eller efter evenemanget).