5 Topp Tips för Effektiv Intervjudebrief med Kandidater

Vilka processer i företag – oavsett bransch eller storlek – kan (och bör) ständigt optimeras för att säkerställa att de ger allt bättre resultat? Utan tvekan är en av dem rekrytering, som inte bara kännetecknas av mycket hög betydelse (eftersom den hjälper till att förvärva företagets viktigaste resurs) utan också kräver engagemang av en stor del av finansiella och tidsresurser. Företag tar till alla möjliga verktyg för att förbättra aktiviteterna som utförs av HR-personal, men grunden är en effektiv sammanfattning av intervjun. Nedan pekar vi på vad rekryterare bör göra för att uppnå ett sådant resultat varje gång.

Effektiv intervjusammanfattning med kandidater – innehållsförteckning

1. Intervjusammanfattning – varför genomföra den?
2. Hur bör en sammanfattning se ut? 5 tips för rekryterare
3. Intervjusammanfattning – sammanfattning

Intervjusammanfattning – varför genomföra den?

Varför är en korrekt intervjusammanfattning så avgörande? För att den är nyckeln till beslutet att anställa den bästa kandidaten för jobbet – särskilt i en situation där flera personer (anställningschef, rekryterare, talangförvärvsspecialist, etc.) deltog i rekryteringsmötet och var och en av dem kan ha en annan åsikt om kandidaten, hans färdigheter, personlighet eller erfarenhet. Därför syftar sammanfattningen till att samla in och analysera den information som samlades in under rekryteringsintervjun av alla inblandade personer.

Konfrontationen av intryck och åsikter gör det möjligt att se på personen ur ett annat perspektiv och fatta rätt beslut, vilket säkerställer den bästa passformen för den nya medarbetaren med företaget, den organisatoriska kulturen eller teamet.

Hur bör en sammanfattning se ut? 5 tips för rekryterare

Anställningschefen är ansvarig för att genomföra mötet som sammanfattar intervjun, och det är upp till honom eller henne att fatta det slutgiltiga beslutet att anställa eller avvisa kandidaten. För att göra det rätt måste du förbereda dig ordentligt och säkerställa att det följer flera grundläggande principer. Vi har nedan skisserat de viktigaste frågorna som är viktiga för anställningschefen.

1. Förbered dig innan mötet

   Efter mötet med kandidaten bör anställningschefen sätta ett datum i kalendern när sammanfattningen ska äga rum, och se till att varje person passar in på det angivna datumet. Han eller hon bör också skicka en begäran om feedback på kandidaten skriftligt till varje person som deltog i anställningsmötet. Detta ger intervjuarna en chans att organisera sina tankar och förmedla de mest väsentliga fynden, och det kommer att ge anställningschefen möjlighet att förbereda sig för att genomföra en sammanfattning av intervjun.

   Se ändå till att perioden mellan mötet och sammanfattningen är tillräckligt lång för att ge intervjuaren en chans att skicka dig feedback, men samtidigt inte för kort, så att kandidaten kan minnas mötet.

2. Bilda dig en egen uppfattning

   Som anställningschef bör du gå in i intervjusammanfattningen med en genomtänkt uppfattning om kandidaten. Därför, innan du får andras åsikter, samla alla dina anteckningar – kom ihåg vad som hände under mötet, vilka frågor som ställdes och vilka svar som kom upp. Överväg om du tycker att kandidaten gjorde ett bra intryck, har de nödvändiga färdigheterna och erfarenheten, och har en personlighet som passar företagets kultur. Bara i nästa steg granska informationen som tillhandahålls av andra – på så sätt vet du att du i bildandet av din egen uppfattning inte föreslog andras svar.

3. Skriv ner de viktigaste frågorna

   Vad är viktigt för dig som rekryterare för en öppen position – erfarenhet, specifika hårda eller mjuka färdigheter, personlighet, svar på en relevant intervjufråga? Tänk på det, skriv sedan ner alla viktiga frågor som du behöver nämna för anställningsteamet. Om du har dem skriftligt kommer de säkert att vägleda dig under diskussionen. Det är också värt att förbereda frågor som du kommer att ställa till individer inom dina nyckelfrågor. Mötet kommer då att bli mer strukturerat och kommer lättare att säkerställa att önskad effekt uppnås.

4. Ge alla en chans att uttrycka sin egen åsikt

   Du vet redan mycket väl vilka element som påpekades av andra personer som deltog i intervjun, för allas nytta att känna till den andra partens åsikt så att alla synpunkter kan fås och diskuteras. Därför, i början av intervjusammanfattningen, ge varje person högst 2–3 minuter att uttrycka sin åsikt, och lyfta fram de frågor som är viktiga för dem.

   Detta är viktigt eftersom alla uppmärksammar olika element – på så sätt får alla en helhetsbild. Aspekter som särskilt är värda att dela kan gälla kandidatens styrkor och svagheter, samt det övergripande intryck han eller hon gjorde eller beteendeområden som väckte oro.

5. Ställ rätt frågor

   Efter att ha gett alla en chans att uttrycka sina egna åsikter, gå vidare till att ställa frågor som hjälper dig att upptäcka vad som ligger bakom de angivna känslorna och tankarna hos andra rekryterare som är involverade i processen. Under rekryteringsprocessen kommer du garanterat att stöta på områden av oro, frågor som du inte hade tid att ta upp eller tillräckligt utforska, och farhågor om att kandidatens svagheter kommer att hindra honom eller henne från att tillräckligt utföra sin roll. Din uppgift är att leda diskussionen på ett kultiverat och lugnt sätt samtidigt som du gör ditt bästa för att förstå varje synpunkt.

Intervjusammanfattning – sammanfattning

En intervjusammanfattning kan bli ett effektivt verktyg för att besluta om att anställa den bästa personen för jobbet. Men du måste genomföra den väl, och förhoppningsvis bör de tips vi har delat hjälpa dig att göra det. Viktigast av allt, som anställningschef, kom ihåg att din uppgift inte är att övertyga alla att ändra sina åsikter och hålla med om dina tankar om en person. Sammanfattningen ger dig bara den bredaste möjliga bilden av kandidaten, vilket är nödvändigt för att fatta det mest lämpliga beslutet.

Läs också: STAR-intervjumetod

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.