5 viktiga steg för att disciplinera en anställd

Vad är de huvudsakliga stegen i disciplineringen av en anställd? Chefer måste disciplinera sina anställda då och då och det finns inget sätt att undvika det – problem med prestation och beteendeproblem inträffar varje dag på arbetsplatsen. Personalavdelningar i företaget bör ha disciplinprocedurer på plats och använda dem för alla fall av oacceptabelt beteende. Läs artikeln för att ta reda på mer om disciplineringsprocessen.

Steg för disciplinering av en anställd – innehållsförteckning:

1. Anledningar till disciplinering av en anställd
2. Innan disciplinering av en anställd
3. Steg för disciplinering av en anställd
4. Sammanfattning

Anledningar till disciplinering av en anställd

På arbetsplatsen finns det flera anledningar att disciplinera anställda och de flesta av dem är antingen relaterade till beteendeproblem eller prestationsindikatorer. Det är viktigt att alla anställda förstår vad som förväntas av dem specifikt – de måste veta med säkerhet vilket slags beteende som inte kommer att accepteras. Oavsett hur väl dina policys är skrivna kommer det att finnas anledningar till disciplinering av dina anställda. De mest kända anledningarna till att göra så inkluderar:

• bedrägeri, stöld, förskingring
• innehav eller användning av drog
• användning av alkohol
• frånvaro
• låg prestation
• misskötsel av egendom
• missbruk av internet
• mobbnings, sexuell trakassering, diskriminering

Det finns metoder för disciplinering av en anställd, men i situationer med de mest allvarliga brotten och stora överträdelser kan uppsägning av kontraktet vara det enda alternativet i fråga.

Innan disciplinering av en anställd

Några av de oacceptabla handlingarna sker mellan anställda – det betyder att deras chef kanske aldrig har en chans att observera något olämpligt beteende själv. I sådana situationer lämnar vanligtvis en av de anställda in en klagomål mot en annan, antingen i verbal eller skriftlig form.

Det finns steg som varje chef måste följa när de tar emot en klagomål från en av de anställda. Företaget bör ha procedurer för inlämning av klagomål, där formen av klagomålet själv bör beskrivas, liksom metoderna för att hantera dem. Varje klagomål som tas emot av chefen måste hanteras på samma sätt, annars kan företaget stå inför rättsliga åtgärder på grund av diskriminering. Stegen som varje chef måste ta när de hanterar ett klagomål är:

Granskning av det inlämnade klagomålet – enligt de procedurer som företaget bör ha, måste chefen som har mottagit ett klagomål granska det noggrant. Vanligtvis krävs ett möte mellan HR-specialisten och den anställde för att diskutera problemet mer i detalj. Det hjälper när mer än en person är involverad – de kan behöva vittna i domstol i framtiden.

Utredning – varje klagomål måste utredas i detalj. Inte alla anklagelser måste vara sanna. Chefen måste prata med andra medlemmar av företaget och hitta vittnen till det oacceptabla beteendet. Chefen måste samla all relevant dokumentation såsom: klagomålsformulär, e-post, anteckningar, rapporter, vittnesmål samt: anteckningar relaterade till verbala varningar, skriftliga varningar, anteckningar från möten med de anställda, och meddelanden om uppsägning av anställning. Alla relevanta dokument måste hållas väl organiserade i en fil.

Prata med den anställde om anklagelserna – den anställde vars beteende utreds har rätt att framföra sin synpunkt och svara på klagomålet. I detta skede är medling mellan de två anställda möjlig (om situationen tillåter). Om det finns en lösning på problemet bör frågan lösas i detta skede.

Beslut – efter att ha hört båda parter är det dags att fatta ett beslut. Det kan finnas behov av att inleda disciplinära procedurer eller införa sanktioner. Kom ihåg att alla dina åtgärder endast bör avslöjas för de involverade individerna, disciplinär procedur är en konfidentiell fråga som inte alla på kontoret bör höra om. Håll filen uppdaterad och lägg till dokument relaterade till ditt beslut i filen.

Överklagande steg – den anställde har rätt att överklaga ditt beslut. Den skriftliga formen av den anställdes överklagande måste sedan revideras av HR-avdelningen. I vissa fall kan straffet upphävas eller ändras något. Beslutet beror på många faktorer, men i alla fall bör det meddelas skriftligt.

Steg för disciplinering av en anställd

Verbala varningar – det allra första steget i disciplineringen av en anställd är verbal varning. Det kan vara antingen delikat och taktfullt, men kan också vara mer direkt och hård, beroende på situationen och relationen mellan den anställde och chefen. Verbala varningar bör användas varje gång den anställde uppvisar negativt beteende.

Skriftliga varningar – när verbala varningar inte fungerar, krävs vanligtvis skriftlig form. Sådana dokument bör skrivas noggrant, eftersom det kan finnas juridiska konsekvenser vid eventuella vidare åtgärder eller rättsprocesser. Alla dokument måste undertecknas av chefen, en vittne och en anställd. En kopia av dokumentet bör ges till den anställde, medan hela dokumentuppsättningen bör hållas på kontoret för framtida referens. I den skriftliga varningen bör det tydligt anges vad den anställde bör göra för att rätta till sitt beteende och vad som kommer att bli resultatet om den anställde inte ändrar något.

Slutlig varning – efter att ha utfärdat flera verbala varningar (det finns vanligtvis mer än en) och den skriftliga varningen, är det dags för slutlig varning. Slutlig varning bör ges i skriftlig form, och den är generellt mycket liknande i form till de andra skriftliga varningarna. Alla instanser av dåligt beteende bör beskrivas i detalj igen, tillsammans med metoderna för förbättring. I den slutliga varningen bör det göras klart att uppsägning av anställningen är möjlig om inget förändras i den anställdes beteende.

Prövotid – de flesta arbetsgivare avslutar vanligtvis anställningen efter den slutliga varningen, det kan finnas inget sätt att ändra den anställdes inställning och oacceptabelt beteende kvarstår. Men det finns fortfarande chefer som kan önska att erbjuda sina anställda en annan, sista chans att förändras. Processen kallas prövotid och kan inkludera sådana disciplinära åtgärder som: lönesänkning, krav på utbildning eller nära övervakning. Alla element kan tillämpas samtidigt.

Uppsägning – det allra sista steget i disciplineringen av en anställd är uppsägning av anställningen. All dokumentation som samlats in under disciplineringsprocessen (skriftliga varningar, dokument relaterade till prövotid) bör diskuteras igen med den anställde så att de tydligt förstår anledningen till uppsägning.

Sammanfattning

Chefer måste disciplinera sina anställda då och då och det finns inget sätt att undvika det – problem med prestation och beteendeproblem inträffar varje dag på arbetsplatsen. Personalavdelningar i företaget bör ha disciplinprocedurer på plats och använda dem för alla fall av oacceptabelt beteende.

Det finns flera steg för disciplinering av en anställd, de inkluderar: verbala och skriftliga varningar, slutlig varning, prövotid och uppsägning av kontrakt. Sådana steg är en del av en disciplineringsprocess och de måste tillämpas ordentligt. Varje varning måste dokumenteras väl för framtida referens i händelse av rättsliga förfaranden. En välorganiserad och väl genomförd disciplineringsprocedur är det bästa skydd arbetsgivaren har mot rättsliga strider relaterade till olagliga uppsägningar.

Läs också: En länk mellan mångfaldshantering och lika anställningsmöjligheter på arbetsplatsen

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube.