4 steg för att utforma och genomföra en effektiv tabletop-övning

Allt sker genom att tala, dela och hitta lösningar, snarare än, som i fallet med fältexerciser, att göra eller agera ut. I en sådan form är det avgörande att lära sig och se om de teoretiska bestämmelserna översätts till faktiska nödsituationer. Från denna artikel kommer du att lära dig vilket värde bordövningar kan ge en organisation, när det är värt att genomföra dem och hur man genomför dem korrekt.

Grundläggande regler för att genomföra en bordövning

En bordövning är ett möte som syftar till att utforma procedurer att följa och åtgärder att vidta under en nödsituation. Beroende på typen av organisation kan det handla om att skissera sätt att svara på en cyberattack, en naturkatastrof som en jordbävning eller en plötslig terroristattack. Det kan också ha en mer avslappnad omfattning, som att ta reda på hur man hanterar förlusten av viktiga teammedlemmar eller den plötsliga framträdandet av en konkurrent på marknaden.

Oavsett graden av nödsituation har bordövningar en sak gemensamt: ett färdigt scenario med specifika åtgärder att vidta och deras progression. Utan scenariot är det meningslöst att genomföra en bordövning. Detta beror på att det huvudsakliga syftet med dessa övningar är att kontrollera om de teoretiska bestämmelserna som gäller i organisationen återspeglas i verkligheten och om förändringar behöver göras. Så om din organisation inte har en definierad handlingsplan i händelse av en nödsituation, bör det första steget vara att skriva ett sådant scenario.

Övningarna äger rum i en avslappnad miljö för att möjliggöra för alla teammedlemmar att fritt definiera sina roller i att svara på särskilda situationer och diskutera oroande frågor utan rädsla eller skam. Här handlar det inte om tävling och att testa om anställda kan agera under press, utan om att lära sig och arbeta som ett team.

Vilket värde ger genomförandet av en bordövning?

Att genomföra en bordövning är inte lika tidskrävande som en fältexercis, men det kräver fortfarande att man avsätter tid och samlar individuella teammedlemmar. Du behöver avsätta vissa resurser, men vad du får i gengäld är många fördelar, inte bara för organisationen utan också för teammedlemmarna.

Värdet för organisationen som bordövningar kan ge

• Att verifiera procedurer under ett avslappnat möte är långt att föredra framför “live” testning under en kris
• Möjlighet att förfina regler, stänga luckor och genomföra korrigerande åtgärder
• Möjlighet att förbättra tekniker för nödsituationer
• Stärka banden mellan individuella teammedlemmar
• Verifiera att anställda känner till och följer de teoretiska bestämmelserna i protokollen

Värdet för teammedlemmarna som bordövningar kan ge

• Möjlighet att arbeta igenom din roll i ett avslappnat format
• Bättre förutsättningar för att komma ihåg nästa steg i hanteringen av en specifik situation
• Möjlighet att ställa frågor, utöka din kunskap
• Genomförande av scenarier och tester underlättar att komma med förslag på förändringar eller förbättringar av individuella dokument

Hur genomför man en bordövning?

1. Identifiera syftet med att genomföra en bordövning

Planeringen av en bordövning bör börja med att definiera målet du vill uppnå efter att den har genomförts och hur du planerar att tillämpa de uppnådda resultaten. För vissa kommer den centrala frågan att handla om att utbilda de teammedlemmar som missade möjligheten att analysera de olika bestämmelserna i planerna tidigare. Andra kommer att se det som en chans att bedöma om de teoretiska principerna återspeglas i verkligheten. Oavsett vad din huvudsakliga drivkraft för att genomföra sådana övningar är, kommer de att ge långt fler fördelar än du planerat.

2. Utnämn de involverade personerna och definiera deras roll i övningen

Även om bordövningen är statisk och genomförs i form av en avslappnad gruppdiskussion, finns det fortfarande vissa regler att följa. Du måste utnämna de personer som kommer att delta i övningen och tilldela dem specifika roller. Andra personer kan titta på och följa scenariot, men för att undvika kaos bör de inte delta aktivt under själva övningen. Observatörer kan också framföra sina synpunkter, vilket kan vara användbart under utvärderingen och dokumentationen av övningen, så det är värt att sätta en tid för att ställa frågor och ge förslag direkt efter bordövningen.

En avgörande del av hela företaget är utnämningen av rätt ledare/facilitator. Du kan bestämma dig för någon från ditt team eller anlita en professionell för denna uppgift. Oavsett vilket bör det vara någon som inte bara känner till scenariot och företagets regler samt uppgifterna för de individuella teammedlemmarna mycket väl, utan också har de specifika interpersonella egenskaperna för att genomföra övningen på rätt sätt.

Facilitatorn bör veta och noggrant avgöra när man ska följa och när man ska leda gruppen. Den viktigaste tillgången man också bör ha är förmågan att skapa bekväma förutsättningar för kreativ diskussion och att leda debatten för att hålla den på rätt spår. En etablerad ledare för bordövningar kommer att känna av gruppen och upprätthålla en sund balans mellan slapphet och strikta regler.

3. Identifiera ett specifikt scenario

Scenariot bör svara mot det potentiella hot som är mest verkligt för organisationen. Mycket beror på typen av verksamhet, men också på platsen för huvudkontoret. En sådan handlingsplan kan ta upp förekomsten av en orkan eller ett annat element, men också specificera nästa steg för att hantera en massiv hackingattack.

Oavsett vad ditt mål är, bör scenariot definiera och beskriva en ganska realistisk situation i detalj. Det måste inkludera frågor för individer för att sätta dem i rätt sinnesstämning och kontrollera att de fattar rätt beslut. Detta beror på att varje teammedlem måste veta vem de ska kontakta i händelse av en kris, vilka åtgärder som är avgörande samt vilka återstående resurser som ska prioriteras och skyddas. De behöver bekanta sig med det allmänna scenariot innan det schemalagda mötet så att de kan förbereda sig väl.

Scenariot måste inkludera ett specifikt manus, men det är värt att satsa på viss flexibilitet här. Kanske kommer ytterligare punkter att förändras under diskussionens gång och teammedlemmarnas tillvägagångssätt kommer att belysa hela situationen på nytt. I sådana fall är det bäst för ledaren att inte avbryta diskussionen, låta den flöda och något avvika från det ursprungliga manuset för att skapa ett bättre, uppgraderat sådant.

4. Kom ihåg den slutliga analysen

Övningarna gör att teammedlemmarna förstår sina roller och testar om de känner till de olika bestämmelserna för att svara korrekt i händelse av en nödsituation. Men det verkliga värdet av bordövningen kommer från analysen av denna diskussion och ligger i möjligheten att göra förbättringar och förbättra redan existerande lösningar. Därför är det lika viktigt att analysera hela händelsen efter att övningen har ägt rum och göra en rapport baserad på den. Denna information kan förbättra beredskapsplanen och verifiera luckorna i den.

Är bordövning alltid rätt lösning?

Naturigtvis har varje tillvägagångssätt för riskhantering och nödförberedelse sina fördelar och nackdelar. De resultat de ger formas av flera framträdande variabler, miljöer och omständigheter samt människor. Detsamma gäller för bordövningen. Utan tvekan låter denna övning dig testa de befintliga riktlinjerna och utvärdera miljön och människorna. Den möjliggör också att du lär dig om förslagen från andra teammedlemmar.

Det är också en fantastisk möjlighet till lärande och ifrågasättande som inte involverar många resurser och inte är för arbetsintensiv. Dessutom kan sådana övningar också äga rum på distans, så de fungerar bra för organisationer med olika platser runt om i världen.

Men detta betyder inte att denna metod är en idealisk lösning, den har också sina nackdelar. För det första kommer en avslappnad atmosfär och teoretisk diskussion aldrig att återspegla den verkliga händelsen, under vilken även väl förberedda anställda kan misslyckas, eftersom stress och behovet av att agera snabbt tillkommer. Under en bordövning kan du kontrollera att alla känner till sin roll, men du kommer inte alltid att upptäcka alla brister i planen. Vissa av dem kommer bara att visa sig under verkliga situationer, inte under teoretiska diskussioner.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av flitiga bin på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.