Vad är benchmarking och hur använder man det?

Dagens företag verkar under krävande marknadsförhållanden som tvingar dem att ständigt förbättra sina processer eller ledningsstrategier. Ett sätt att hänga med i konkurrensen är benchmarking, vilket innebär att man letar efter bästa praxis bland andra organisationer. Vill du lära dig hur man tillämpar det? Ta en titt på vår artikel!

Benchmarking – innehållsförteckning:

1. Benchmarking – vad är det?
2. Benchmarkingprocedur
3. Typer av benchmarking
4. Exempel på benchmarkingapplikationer
5. Sammanfattning

Benchmarking – vad är det?

Benchmarking är konceptet att jämföra processer, tjänster eller produkter med sina affärsrivaler och ta deras lösningar in i sitt eget företag. Så här kan vi ta reda på:

• Vilka är de viktigaste framgångsfaktorerna i vår bransch?
• Är kvaliteten på våra erbjudanden, tjänster, prissättning och effektivitet konkurrenskraftiga?
• Är de operativa processerna på en tillräckligt hög nivå i förhållande till marknadsmiljön?
• I vilket utvecklingsstadium befinner sig företaget jämfört med sina konkurrenter?
• Vilka företag är pionjärer och drar nytta av sina strategiska lösningar?
• Vilka kortsiktiga och långsiktiga mål är rimliga och genomförbara?

Benchmarkingprocedur

Att genomföra någon förändring i ett företag är en komplex process som kräver förberedelse. Beroende på de uppsatta målen kan processen bli tidskrävande och kostsam. En uppgift som är för överdriven kan överskrida gränsen och döma projektet till misslyckande. Att fokusera på frågor som inte ger de förväntade resultaten i praktiken är inte kostnadseffektivt. Även attityden hos ledningen och de anställda är viktig, som måste visa en vilja och beredskap att agera.

1. Välj ett benchmarkingämne

Bestäm vilket område du vill titta på och förbättra. Samla in data om ditt företags processer, oegentligheter, etc. Identifiera de indikatorer som kommer att vara mest relevanta för dig.

2. Inhämta information om din externa miljö

Hitta företag som kan fungera som en benchmark och etablera en relation med dem. Om möjligt, ta reda på hur de löser problem, vilken strategi de har, deras marknadsandel, tillväxttakt, etc.

3. Analys av den insamlade informationen

Jämför de erhållna uppgifterna med varandra. Försök att identifiera den strategiska klyftan mellan dig och dina konkurrenter och hitta orsakerna till den.

4. Ställ upp mål och strategi för åtgärder

Specificera mål enligt SMART-principen som kommer att bidra till företagets framgång. Dessa kan inkludera, till exempel, nya arbetsstandarder, prissättningsmetoder och teknologiska verktyg.

5. Genomför förändringar och övervaka framsteg

Anpassa de utvecklade taktikerna till ditt företag och observera om de ger de förväntade fördelarna, eller om något område behöver justeras.

Typer av benchmarking

Benchmarking kan klassificeras i:

Benchmarking av prestation

Det handlar om kvantitativa data, t.ex. prestationsindikatorer för att samla in och jämföra med varandra. Genomförs regelbundet, fångar det försämringar i ett företags prestation, vilket kan bli utgångspunkten för att genomföra förbättringar i organisationen.

Strategisk benchmarking

Det handlar om att ställa managementmetoderna hos framgångsrika företag i kontrast till sina egna strategier. Att notera skillnaderna mellan de två kan peka vägen mot att vinna en konkurrensfördel.

Processbenchmarking

Det handlar om att förstå företagets processer och utveckla optimeringslösningar. Att lära sig om dem och implementera dem förbättrar teamets arbete, vilket har en positiv inverkan på företagets verksamhet.

Produkt/tjänstbenchmarking

Det handlar om att analysera egenskaperna hos konkurrenters produkter eller tjänster för att fånga skillnaderna mellan våra erbjudanden och andra. Du kan använda denna information för att göra förändringar i dina egna erbjudanden, vilket kommer att resultera i att du bättre möter kundernas förväntningar.

Konkurrensbenchmarking

Det har ett mycket bredare omfång, baserat på att jämföra inte bara produkter eller tjänster utan även processer, aktiviteter och sätt att leda av marknadsrivaler. Det är dock värt att ha i åtanke att det är mycket svårt eller omöjligt att få viss kommersiell information (ofta konfidentiell).

Intern benchmarking

Det äger rum inom ett givet företag, där, till exempel, effektivitet eller skillnader i vinster mellan avdelningar jämförs. Det praktiseras oftast i stora, expansiva företag, där processövervakning är särskilt viktig.

Exempel på benchmarkingapplikationer

Nedan kommer vi att presentera hur andra företag har använt benchmarkingproceduren i sin sektor. Kanske kommer de att inspirera dig att förbättra vissa processer i ditt företag.

GTE Telephone Operations

Innan du väljer en strategi, samla så mycket information som möjligt om ditt företag som kan hjälpa dig att bestämma din konkurrensposition. Tänk på faktorer som marknadsandel, kostnader, vinster, tillväxttakt, produktivitet, produktlivscykel, kundnöjdhet, etc. Jämför sedan din prestation med dina marknadsrivaler baserat på vilket du kommer att kunna identifiera dina styrkor och de element som behöver förbättras. Du kan använda strategisk gapanalys för detta.

Ett exempel på användning av konkurrensbenchmarking är fallet med GTE Telephone Operations. Genom att göra så fastställde det skillnaderna mellan andra företag, vilket var en följd av föråldrade, ineffektiva processer. Att identifiera denna svaghet gjorde det möjligt att snabbt genomföra korrigerande åtgärder och förbättra telekommunikationsföretaget.

WordPerfect

Under 1990-talet var ordbehandlingsprogramvaruutvecklaren WordPerfect i en hård konkurrenskamp med det blomstrande Microsoft. WordPerfect beslutade att fokusera sina ansträngningar på att förbättra kundservicen, i tron att detta skulle ge dem marknadsdominans. En utmaning vid den tiden var att hantera en hotline som endast kunde ta emot ett begränsat antal samtal per dag, vilket hindrade många kunder från att kontakta företaget och få hjälp.

För att genomföra förbättringar inom detta område använde WordPerfect benchmarking genom att följa metoderna hos radiopratare som tog emot samtal från förare. De beslutade att anställa fler medarbetare för att hantera kunder som väntade på rätt samtal – de skulle svara på deras frågor, presentera erbjudanden, etc. tills underhållslinjen var ledig. På så sätt fick företaget erkännande i kundernas ögon och överträffade andra rivaler i kundservicens kvalitetsrankningar.

Motorola

Motorola var angeläget om att minska felprocenten på sina produkter. Företagets tillverkningsprocess var på en mycket hög nivå, så de beslutade att fokusera på samarbetet med sina leverantörer. De antog att problemet kunde ligga på deras sida genom att leverera material av sämre kvalitet. Inspirerade av Xerox tillvägagångssätt, beslutade de att förändra karaktären på sin relation med leverantörerna till en mer samarbetsinriktad.

Motorola ställde krav på leverantörerna att höja sina produktionsstandarder och vinna Baldrige Award, vilket var ett bevis på den höga kvaliteten på de erbjudna tjänsterna. Om någon entreprenör inte var villig att gå med på sådana villkor, avslutade Motorola sitt samarbete med honom. Tack vare denna strategi förbättrade företaget avsevärt sin prestation och kunde uppnå sina strategiska mål.

Sammanfattning

Att fatta nyckelbeslut i ett företag är ingen lätt uppgift, vilket absolut inte bör göras hastigt. Det är värt att jämföra dina resultat med de aktuella trenderna i ekonomin och konkurrerande företag. En sådan analys kan ge mycket värdefull information för att öka din konkurrensfördel.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.