4 steg för att mer noggrant uppskatta tid för uppgifter

Att uppskatta den tid som behövs för att utföra en specifik aktivitet är ett av de väsentliga elementen för en bättre organisering av våra liv – både på jobbet och hemma (t.ex. för hushållssysslor). Många människor har reservationer kring denna teknik, eftersom de anser att det i de flesta fall helt enkelt är omöjligt att noggrant uppskatta den tid som behövs på grund av beroendet av för många externa faktorer. Det finns dock sätt på vilka vi kan genomföra denna process bättre, vilket kan vara avgörande, till exempel när vi skapar en projektplan. Vi presenterar dem för dig nedan.

4 steg för att uppskatta tid – innehållsförteckning:

1. Steg 1: Lista alla nödvändiga aktiviteter
2. Steg 2: Återkalla tidigare erfarenheter
3. Steg 3: Förutse
4. Steg 4: Följ din framsteg
5. Sammanfattning

Steg 1: Lista alla nödvändiga aktiviteter

För att korrekt uppskatta arbetstiden räcker det inte med att bara skriva ner en lista över uppgifter och ange antalet timmar som behövs för att slutföra dem. Det är viktigt att ange för varje uppgift en omfattande lista över aktiviteter som kommer att utföras som en del av dess slutförande.

Därefter kommer du att märka vilka aktiviteter du kommer att kunna göra på egen hand, när du kommer att behöva konsultera andra personer (och anpassa dig till deras tidsscheman eller vänta på godkännande från dem), och vilken aktivitet som kommer att kräva att du ägnar mer tid (till exempel kreativa uppgifter). Således, när du skapar en projektplan måste du ta hänsyn till både dina och andra människors deadlines.

Steg 2: Återkalla tidigare erfarenheter

Det är alltid bra att lära sig av misstag – både dina egna och andras – så som nästa steg, fråga dig själv om du har utfört liknande aktiviteter tidigare och hur mycket tid det tog dig att göra dem, och dra sedan slutsatser. Om du inte har hanterat en sådan uppgift själv, fråga då dina teammedlemmar – det kan finnas någon i ditt team som har gjort denna typ av aktivitet tidigare och kan ge dig en ledtråd om hur lång tid det bör ta att slutföra den. Kom ihåg, det är alltid bättre att fråga än att ångra att du inte tog rådet.

När du förbereder projektplanen är det en bra idé att organisera ett möte med alla teammedlemmar och göra uppskattningar tillsammans. En blandning av olika färdigheter och erfarenheter kommer säkert att göra att ni uppnår bättre resultat.

Steg 3: Förutse

Har du uppskattat den tid som krävs för att slutföra alla steg av en enda uppgift? Bra – nu förläng den tiden med, till exempel, 10-20% (beroende på typen av uppgift) för att ge utrymme för det oväntade (särskilt om du efter det första steget redan vet att du kommer att vara beroende av andra människor).

Sjuka, schemalagda och oschemalagda semestrar, förseningar i leveranser, konsultationer eller tester är bara grundläggande exempel på situationer som kan påverka våra aktiviteter och avsevärt förlänga deras genomförande. De är dock en ofrånkomlig del av affärslivet, så du måste vara förberedd på dem, genom att förutse den nödvändiga tiden. Om inget händer kommer du helt enkelt att slutföra uppgiften tidigare än förväntat – och alla kommer att vara glada över det.

Steg 4: Följ din framsteg

Det sista nämnda steget är viktigt eftersom det gör att du kan kontrollera situationen fullt ut, vilket minskar risken för flaskhalsar och oförmåga att reagera på dem. Det är av denna anledning som, när du har gjort en uppskattning av den tid som behövs för en given uppgift, bör du regelbundet jämföra den faktiska tidsplanen med de förutsägelser du har förberett i förväg.

På så sätt kan du upptäcka orsakerna till varför uppskattningarna inte överensstämmer med verkligheten och dra slutsatser som du kommer att använda för din nästa uppgift. Du kan följa framstegen av ett projekt, till exempel genom att använda speciella applikationer som är utformade för att mäta tid, eller genom att använda projektledningsprogramvara – som Firmbee.

Sammanfattning

En lämplig uppskattning av den tid som krävs för specifika uppgifter är avgörande för att maximera produktiviteten hos varje enskild anställd, men också för att säkerställa att projektet slutförs enligt den överenskomna tidsplanen. Användningen av de metoder som beskrivs ovan, tillsammans med ständig övervakning av de aktiviteter som genomförs (spåra efterlevnaden av målen, kontrollera efter flaskhalsar och göra ändringar vid behov), är en förutsättning för projektets framgång.

Läs också:Är ett projektledningsverktyg verkligen nödvändigt i din organisation?

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva bi-gemenskap på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.