4 kommunikationsstilar på arbetsplatsen. Vilken använder du?

Nedan svarar vi på frågan om vad som särskiljer oss från andra i vår arbetsplatskommunikationsstil och beskriver fyra typer som särskiljs av Geof Cox som du kan stöta på i ditt professionella liv.

Vad är arbetsplatskommunikationsstilar?

Arbetsplatskommunikationsstilar hänvisar till hur en individ kommunicerar information, uttrycker sina tankar, känslor, behov och idéer, samt hur han eller hon tar emot meddelanden från kollegor. Det är en individs sätt att kommunicera med andra i olika professionella situationer och sammanhang – både muntligt och skriftligt. Oftast beror stilen på olika faktorer som personlighet, livserfarenheter, kultur, uppfostran, värderingar eller sociala normer, bland annat. Den inkluderar följande element:

• Verbal och icke-verbal kommunikation – som hänvisar till hur man uttrycker sina tankar och känslor genom både ord (talad och skriven språk) och kroppsspråk, gester, ansiktsuttryck, tonfall och andra icke-verbala signaler,
• Preferens i kommunikationssätt – som avgör om en person är mer benägen att välja skriftliga (t.ex. e-post) eller verbala (t.ex. telefon, ansikte mot ansikte) former,
• Nivån av känslouttryck – indikerar nivån av involvering av individuella känslor under samtalet.

Arbetsplatskommunikationsstilar enligt Geof Cox

Geof Cox, författare till boken “Negotiations: How to Achieve Win-Win Outcomes,” särskiljde fyra typer av arbetsplatskommunikationsstilar, som kan ses, bland annat, i teammöten, med affärspartners, förhandlingar, etc. I sin bok betonade han att nyckeln till framgång är att anpassa ett av dessa sätt att uttrycka sina tankar till den specifika situationen och kontexten. De arbetskommunikationsstilar han särskiljde presenteras nedan.

Handlingsinriktad

Personer som använder denna metod fokuserar på konkreta åtgärder och problemlösning. De är praktiska, beslutsamma och fokuserade på att nå sina mål – ofta på bekostnad av andra människors känslor, till exempel. De gillar att visa initiativ, har inga problem med att fatta snabba beslut, och är typiskt sett i bråttom. Uttrycket “tid är pengar” passar dem perfekt – de förväntar sig att mötet ska vara så kort som möjligt, vilket innebär att de snabbt kan komma till saken utan att slösa tid på småprat. Denna typ av person gör möten energiska, men fullt effektiva.

Processinriktad

Inom denna modalitet är den huvudsakliga betydelsen att söka den mest optimala lösningen för en given situation. Denna typ av person betonar analys (data, fakta, etc.), och försöker vara grundlig, metodisk och tålmodig. Som i den tidigare kommunikationsstilen på jobbet, är det som betyder något för dem att uppnå det önskade resultatet – men de förväntar sig inte att åtgärder ska vidtas omedelbart som leder till detta. De är karaktäristiskt involverade i debatter där flera personer med olika tillvägagångssätt överväger möjliga handlingsscenarier och beslutar vilket som är bäst för en given situation.

Personinriktad

Empati, teamwork, att lyssna på andra – är element som betyder något för dem som uttrycker denna kommunikationsstil på jobbet. Fokus på relationer – att få varje person att känna sig hörd och sedd – syftar till att bygga förtroende från den andra personen och uppmuntra människor att dela sina känslor och erfarenheter, vilket ofta gör det lättare, till exempel, att förhandla eller ha svåra samtal med anställda. Detta skapar en miljö där det inte finns någon rädsla för att uttrycka sin egen åsikt och ange sina känslor, vilket utan tvekan översätts till bättre relationer mellan individer.

Idéinriktad

Personer med denna typ av uttryck är fokuserade på att generera nya idéer, koncept, modeller och lösningar – för att uppnå förväntade resultat i framtiden (t.ex. att få en konkurrensfördel på marknaden). De visar initiativ, vill testa nya lösningar och är inte rädda för att visa sin kreativitet. De behöver omge sig med människor med vilka de kan delta i stimulerande brainstorming-sessioner och tillsammans komma på lösningar som inte har setts tidigare i branschen. Vad som är särskilt viktigt, dock, är att varje gång de tänker på tidsfrister, metoder för genomförande eller nödvändiga resurser, skjuter de upp “till senare”.

Nackdelar med de angivna arbetsplatskommunikationsstilarna

Det är naturligtvis inte så att varje av de ovan nämnda handlingssätten endast är fördelaktiga. Nedan påpekar vi vad faran är i att fokusera på endast en av dem, utan att anpassa sig till den specifika situationen:

• handlingsinriktad – en sådan person kan uppfattas som arrogant, okänslig och förväntar sig höga resultat utan engagemang från sin sida,
• processinriktad – då kan medarbetaren tendera att fördröja beslutsfattande (och hålla ytterligare möten för att överväga ytterligare idéer, förslag eller aspekter),
• personinriktad – denna typ kan uppfattas som en person som pratar för mycket (delar för personliga erfarenheter), vilket inte alltid är passande i arbetsplats- eller affärsrelationer,
• idéinriktad – en sådan person kan leda till att resurser slösas på att komma på lösningar som kommer att möta ett hinder för genomförande eller utförande.

Sammanfattning

Nyckeln till att ta hand om ett effektivt budskap är utan tvekan förmågan att förbli flexibel, det vill säga att anpassa vårt sätt att uttrycka oss till situationens och de människor vi har en konversation eller förhandling med behov. Som angivet har varje av de metoder som skisserats ovan både fördelar och nackdelar, vilket kan hjälpa (eller hindra) att uppnå den önskade effekten.

Därför är det viktigt att vara medveten om dem och märka deras element i ditt dagliga beteende – särskilt eftersom arbetsplatskommunikationsstil inte är oföränderlig, utan kan utvecklas och förbättras genom hela livet. På detta sätt kommer det att ge en bättre förståelse för sig själv och andra, vilket positivt kommer att påverka kvaliteten på sociala interaktioner, inklusive i affärsrelationer.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva samhälle av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.