10 frågor att ställa en anställd under en avskedsintervju

Avslutningsintervju – vad består den av?

En avslutningsintervju är ett formellt möte som är en viktig del av avskedsprocessen. Det hålls av både den avgående medarbetaren och en HR-representant (och ibland den nuvarande chefen). Syftet är att få feedback från den medarbetare som lämnar arbetsplatsen angående, bland annat, orsakerna till hans eller hennes avsked och den övergripande upplevelsen i organisationen. Denna typ av samtal ger en möjlighet att identifiera potentiella problem i företaget och sedan genomföra lämpliga korrigerande åtgärder.

Ibland väljer företag att skicka ut en anonym enkät till en medarbetare för att uttrycka sin åsikt skriftligt. Det bör dock påpekas att personliga möten ger bättre resultat (ofta öppnar den avgående medarbetaren sig mer under samtalet och uttrycker ärligt sin åsikt, medan det är tröttsamt för honom eller henne att ge ett omfattande svar skriftligt).

Hur ser en avslutningsintervju ut?

En avslutningsintervju bör äga rum i slutet av uppsägningstiden, helst den sista eller näst sista arbetsdagen. Under denna typ av samtal har den avgående medarbetaren möjlighet att dela sina observationer, åsikter och förslag om sitt arbete, relationer med andra medarbetare, ledning, organisationskultur eller professionell utveckling. Ofta tas även ämnen relaterade till kompensation och förmåner upp under samtalet.

Det är viktigt att medarbetaren känner sig fri att uttrycka sina åsikter utan rädsla för negativa konsekvenser för sig själv (t.ex. en obehaglig atmosfär på arbetsplatsen under de sista arbetsdagarna, att inte få utlovade referenser, eller en negativ uppfattning om honom eller henne som medarbetare efter att han eller hon lämnar).

Fördelar med att genomföra en avslutningsintervju

Varför väljer företag att genomföra en avslutningsintervju? För det första gör denna typ av intervju det möjligt att få värdefull information om orsakerna till varför en medarbetare beslutar att lämna företaget. Det möjliggör en bättre förståelse för problem eller brister i organisationen som kan leda till förlust av värdefulla medarbetare.

Den information som samlas in under denna typ av samtal indikerar också ofta vilka element (som organisationskultur, ledning, professionell utveckling eller kompensation, till exempel) som behöver omprövas och vars förändringar kan leda till ökad kvarhållning i positioner. Dessutom är detta den sista chansen att få veta medarbetarens åsikt och visa att du värdesätter den, vilket gör att ni kan skiljas på goda villkor – utan det proverbiala “bränna broar”.

Avslutningsintervju – exempel på frågor

Under en avslutningsintervju, fokusera dina frågor på både medarbetarens tid på företaget (för att lära dig om erfarenheten) och orsakerna till avsked (för att upptäcka om det finns orsaker bakom det relaterade till den tidigare arbetsplatsen). Nedan presenterar vi de mest betydelsefulla frågorna, som ger en möjlighet att analysera och eventuellt göra betydande förändringar.

1. Varför beslutade du att lämna organisationen?
2. Vad var dina övergripande erfarenheter och intryck av att arbeta för vårt företag – både under de tidiga dagarna och därefter?
3. Hur bedömer du din relation med ditt team och dina överordnade?
4. Kände du dig bekväm med företaget?
5. Har du strävat efter dina karriär-/utvecklingsmål på företaget?
6. Hur skulle du bedöma företagets förmåns- och kompensationspolicy/utvecklingsmöjligheter?
7. Kände du att dina åsikter och förslag togs i beaktande eller övervägdes av dina överordnade?
8. Fick du tillräckligt med stöd och resurser från företaget som behövdes för att utföra ditt arbete?
9. Ser du några områden där vårt företag kan förbättra sig eller göra förändringar för att attrahera och behålla talangfulla medarbetare?
10. Skulle du rekommendera dina vänner att arbeta för företaget?

Avslutningsintervju – sammanfattning

Vi bör påpeka att avslutningsintervjun är en oumbärlig del av avskedsprocessen – och samtidigt ett värdefullt verktyg för att få data för analys och förbättring av personalpolitiken, medarbetarutveckling eller förbättring av atmosfären på arbetsplatsen. Slutsatser som erhålls från sådana intervjuer kan också bidra till att minska medarbetaromsättningen och öka tillfredsställelsen bland de som för närvarande är anställda. Av sådana skäl är det värt att implementera detta element av avskedsprocessen i den dagliga praktiken för HR-avdelningen, till exempel genom att använda de frågor som listas ovan. Tänk dock alltid på att varje fråga bör anpassas till en specifik person, position, företag eller situation – på så sätt säkerställer vi de bästa möjliga resultaten.

Läs också: Preboarding – definition, rationale and 4 best practices

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.