Vad är tribal kunskap i en organisation?

Men, förutom de officiella principerna för ett företag eller en organisation, finns det en annan, mindre formell och mer dold kunskap som har en liknande påverkan på effektiviteten av genomförda aktiviteter som alla överenskomna procedurer – den så kallade stamkunskapen. I dagens artikel kommer vi att fokusera på stamkunskap i organisatoriskt sammanhang. Vi kommer att visa dess fördelar och begränsningar samt sätt att extrahera den för att förbättra din affärsprestanda.

Vad är stamkunskap?

Stamkunskap avser informell, praktisk information, färdigheter eller tips som ackumuleras inom en organisation eller gemenskap, men inte i dokumenterad eller allmänt tillgänglig form. Den överförs vanligtvis muntligt under interaktioner mellan enskilda gruppmedlemmar.

I affärssammanhang utvecklas stamkunskap som ett resultat av erfarenheter, metoder, övertygelser och vanor inom en grupp människor, ofta baserat på långsiktiga relationer och samarbete. Det kan involvera, bland annat, nyanser, ovanliga fall, komplexa problem, värdefulla lösningar eller praktiska knep som medlemmar av en organisation förvärvar under sitt arbete och interaktioner med andra (t.ex. i kundrelationer).

Vilka är fördelarna med stamkunskap?

Informell och odokumenterad information formar ofta en organisations metoder, beslut och prestationer i lika hög grad som officiella nyheter. Här bör vi påpeka att de främst involverar sätt att hantera ovanliga eller komplexa frågor som inte listas i formella dokument, vilket kan hjälpa till att snabbt och effektivt lösa svåra situationer. Samtidigt underlättar de arbetsflödet och påverkar kvaliteten på de levererade produkterna eller de tillhandahållna tjänsterna. Ytterligare fördelar kopplade till stamkunskap inkluderar:

• Effektiv användning av resurser (spara tid, pengar och energi),
• Förbättrad arbetsprestanda (undvika att göra samma misstag som tidigare anställda).
• Stärka relationen mellan anställda (överföring av information kräver interaktion),
• Ökad flexibilitet (följa alternativa tillvägagångssätt och handlingssätt i situationer där standardmetoder inte är effektiva),
• Ge kontext (informell information inkluderar vanligtvis berättelser som hjälper till att förstå varför företaget antar vissa metoder eller fattar särskilda beslut).

Vilka är begränsningarna av stamkunskap?

Även om det inte råder något tvivel om att stamkunskap – eftersom den innehåller kontext som inte finns i officiella dokument – är extremt värdefull, har den vissa begränsningar. De mest avgörande involverar:

• Möjlig avskedande av en anställd – om informell information inte överförs till andra (t.ex. i form av intern utbildning eller mentorskap), är det mycket troligt att med avskedandet av en värdefull anställd kommer informationen själv att försvinna från organisationen.
• Brister i konsekvens – enskilda gruppmedlemmar kan ha olika tolkningar och tillvägagångssätt till samma problem, vilket kan leda till brist på konsekvens i organisationens aktiviteter.
• Svårigheter med skalbarhet – med information och färdigheter som överförs muntligt eller på andra informella sätt kan svårigheter uppstå när ett stort antal anställda behöver överföras.
• Brister i innovation – personer som förlitar sig på traditionella, bekanta metoder kan uttrycka motstånd mot förändring och hålla tillbaka nya idéer, lösningar och innovationer.
• Begränsad tillämpning i nya sammanhang – information som hålls är ofta anpassad till specifika förhållanden, vilket gör det svårt eller olämpligt att överföra till nya situationer (särskilt i fallet med en dynamiskt förändrad affärsmiljö och kundernas förväntningar och behov).

Hur får du stamkunskap från dina anställda?

Ett av verktygen för projekt- och teamhantering för att få sådan stamkunskap i ditt företag är Firmbee. Med sina incheckningsfunktioner kan du skapa återkommande och automatiserade frågor att skicka till dina teammedlemmar (alla eller bara ett urval). Sådana frågor hjälper dig att hålla dig uppdaterad med erfarenheterna och insikterna från enskilda anställda och möjliggör att du kan skapa en uppdaterad kunskapsbas.

Sammanfattning

Att hantera stamkunskap är en nyckelutmaning för organisationer som vill göra effektiv användning av den informella intelligens som ackumuleras inom team. I detta avseende kommer åtgärder som att implementera mentorprogram (för att överföra erfarenhet från seniora anställda), organisera regelbundna möten och diskussioner (för att säkerställa att information kan överföras, t.ex. genom fallstudier), eller leta efter sätt att dokumentera (t.ex. i form av FAQ, fallstudier eller interna guider), bland annat, säkert att hjälpa.

Men alla genomförda aktiviteter måste syfta till att skapa en kultur av delande och uppskattning av mångfalden av färdigheter och perspektiv. Endast på detta sätt kommer företaget att kunna använda de tillgängliga typerna effektivt, samtidigt som riskerna minimeras.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av arbetsmyror på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.