Nicole Mankin
En snabb utveckling av teknologin som vi har observerat under de senaste 20 åren har betydligt påverkat arbetsmarknaden, förändrat sättet människor arbetar på och deras förväntningar på arbetsgivare. Det har också gjort det möjligt för HR-professionella att dra nytta av olika IT-system som hjälper dem att utföra sina dagliga uppgifter – från att genomföra rekryteringsprocesser till att hantera ledighetspolicyer, förmåner eller löner. HRIS-specialister (specialister på human resource information system) är ansvariga för det korrekta flödet av anställdas data i HR-teknologisystemen. Läs vår artikel och ta reda på mer om rollen.
Vad är en HRIS-specialist? – innehållsförteckning:
Vad är HRIS?
Innan vi förklarar vad rollen som human resource information specialist innebär, är det nödvändigt att klargöra vad HRIS är. Akronymen står för Human Resources Information System och hänvisar till programvara som allt oftare används av flera företag som verkar inom olika branscher – särskilt de med ett stort antal anställda och omfattande HR-avdelningar.
Tack vare human resource information systems lagras all anställdas data som erhållits i olika skeden av deras livscykel i företaget (t.ex. rekryteringsdokument, information om ledigheter, frånvaro, uppsägningar, löner, anställdas dokumentation och beviljade förmåner etc.) på ett ställe.
HRIS-programvara förbättrar den operativa effektiviteten hos HR-avdelningar genom att automatisera upprepande och tidskrävande uppgifter, vilket ger HR-professionella en chans att fokusera på andra viktiga områden inom HR-hantering, till exempel medarbetarutveckling. Dessutom förbättrar konstant tillgång till all relevant anställdas data och möjligheten att hantera anställda genom systemet upplevelsen för både HR-representanter och anställda avsevärt.
Vad är en HRIS-specialist?
Eftersom HRIS-system används allt oftare i organisationer, har det funnits en efterfrågan på personer som kan hantera dem på ett heltäckande sätt, det vill säga human resource information specialists. Personer i denna roll är huvudsakligen ansvariga för att förbereda, implementera och uppdatera anställdas data. De säkerställer också att datan matas in korrekt och är tillgänglig för varje auktoriserad person när som helst.
Deras uppgifter slutar dock inte där. HRIS-specialister kan också ge teknisk support och felsökning till användare som stöter på problem med systemet, vilket vanligtvis innebär samarbete med IT-avdelningen. Dessutom är de ansvariga för att genomföra utbildning i användningen av HRIS-systemet för nya anställda. HRIS-specialister arbetar nära HR-avdelningen för att öka deras effektivitet och operativa effektivitet med hjälp av teknologi. De uppdaterar, modifierar och förbättrar systemet enligt rapporterade behov.
HRIS-specialistens arbetsbeskrivning
Att vara HRIS-specialist kräver en mångsidig uppsättning både hårda och mjuka färdigheter på grund av de omfattande och varierade ansvarsområdena. De måste vara mycket skickliga i att använda datorsystem, särskilt när det gäller att lösa problematiska frågor. Dessutom behöver de ha en god förståelse för personalpolicy, som täcker alla HR-processer, för att säkerställa att de matar in information på rätt plats och i rätt sammanhang. Uppmärksamhet på detaljer är avgörande för att undvika misstag, och problemlösningsförmåga är väsentlig för att hantera eventuella svårigheter som kan uppstå.
Sammanfattning
Rollen som HRIS-specialist är relativt ny, men i takt med att teknologin fortsätter att utvecklas och bli mer utbredd på arbetsplatsen, kommer deras betydelse utan tvekan att öka. Att införa denna position i ditt företag kommer att låta dig korrekt utföra viktiga HR-processer, minska fel, förseningar och andra potentiella problem. Det kan också lätta arbetsbelastningen i personalavdelningen, vilket gör att de kan fokusera på mer utmanande uppgifter.
Läs också: Använda intervjuskort för att förbättra din rekryteringsprocess.
Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.
Nicole Mankin
HR-chef med en utmärkt förmåga att skapa en positiv atmosfär och skapa en värdefull miljö för anställda. Hon älskar att se potentialen hos begåvade människor och mobilisera dem för att utvecklas.
