Vad är HRIS? Viktig information

Vad är HRIS? Nya teknologier används i allt högre grad på alla organisatoriska nivåer inom ett företag. De stödjer genomförandet och den korrekta funktionen av processer, vilket förbättrar affärseffektiviteten. Etablerade standarder utvecklas i takt med den föränderliga miljön och omständigheterna, vilket upprätthåller en hög nivå av konkurrenskraft på en dynamisk marknad. Detta gäller även för personalhantering och HR-system som stödjer personalpolitiken. Ett sådant system är HRIS, som används för att kontrollera genomförandet av HR-planer och mål samt stödja arbetet i HR-avdelningen. Läs vidare.

Vad är HRIS? – innehållsförteckning:

1. Vad är HRIS?
2. Två pelare av HRIS
3. Funktioner av HRIS
4. Sammanfattning

Vad är HRIS

HRIS (Human Resources Information System) är ett verktyg som samlar in och bearbetar information om anställda och personalprocedurer. Det är ett verktyg som möjliggör ledning, kontroll och analys. Systemet organiserar personaluppgifter och processer och upprätthåller register och filer som möjliggör generering av olika typer av rapporter.

Informationen överförs på två sätt, från organisationen till de anställda och tillbaka. Systemet minskar avsevärt byråkratin genom att eliminera manuella och pappersbaserade HR-processer. HRIS har funktioner för att stödja rekrytering och förvärv av värdefulla anställda, lönehantering och tidsregistrering (kortvariga frånvaro, ledigheter, affärsresor).

Två pelare av HRIS

HRIS bygger på två väsentliga element som utgör pelaren och grunden för en organisations personalhantering, vilket säkerställer förbättrad övergripande effektivitet. Detta är: organisatorisk struktur och hantering av anställdas data.

När det gäller organisatorisk struktur inkluderar HRIS roller, funktioner och rapporteringshierarki. Systemet bestämmer ansvar och säkerställer funktionalitet och operativ konsistens. Den mest värdefulla resursen för vilken organisation som helst är humankapital.

Med automatiserade processer som stödjer effektiv rekrytering, urval och anpassning är det möjligt att attrahera professionell och kvalificerad personal. Att bemanna anställda på rätt positioner och i rätt struktur gör det möjligt att uppnå planerade strategiska mål.

Det andra elementet i HRIS-systemet är hantering av anställdas data. På denna nivå liknar HRIS ett CRM-system, som hanterar kundrelationer. I detta fall handlar det dock om relationen mellan arbetsgivare och anställd.

HRIS är en slags kunskapsbas om anställda, den samlar all nödvändig information när det gäller känsliga data som personuppgifter, hemadress, anställningsdatum, anställningshistorik, lön, belöningar och straff som mottagits. Den insamlade informationen är utgångspunkten för individuella anställdas professionella utveckling och karriärplanering.

Det hjälper till att anpassa utbildning till faktiska behov, vilket förbättrar prestationen. Vad mer är, automatiseringen av processer möjliggör standardisering av dokumentation, rapportering och användning av självbetjäningsfunktioner av anställda.

Funktioner av HRIS

HRIS består av de två tidigare nämnda pelarna. Inom varje av dem kan vi dock använda olika funktioner och verktyg. Det optimala valet av funktioner beror på storleken på organisationen och dess HR-behov. När man väljer ett system finns det två nyckelfaktorer att överväga:

• Alla aspekter av personalhantering bör återspeglas i det valda systemet. Det måste finnas en komplett och komplementär lösning för rekrytering, onboarding av anställda, utbildning, utveckling och tillgång till HR-information.
• Systemet bör säkerställa konsistens mellan HR- och ekonomiavdelningarna. Att kombinera HR- och ekonomimodulerna minskar avsevärt arbetskostnaderna. Det ger en tydlig bild av den uppnådda prestationen i förhållande till lön. Funktionaliteten och användningen av systemet blir enklare om de nämnda modulerna är kopplade på en plattform och baserade på en teknologi.

Sammanfattning

Teknologisk utveckling och digitaliseringens framsteg har haft ett stort inflytande på moderna organisationer. Nya IT-lösningar syftar till att effektivisera affärsverksamheten och uppnå strategiska mål. Automatiseringen av HR-hanteringsprocesser förändrar sättet människor arbetar på, minskar kostnader och underlättar kontroll.

Detta har många fördelar, men det medför också risker när det gäller interpersonella relationer, särskilt avhumanisering på arbetsplatsen. Att endast verka på grundval av ett datoriserat system kan leda till subjektiv behandling av anställda, utan att ge dem möjlighet att uttrycka sina känslor, vilket i sin tur kan orsaka stressiga situationer. Därför är det så viktigt att korrekt implementera HRIS-systemet, med hänsyn till anpassningsfasen och övertyga anställda om fördelarna med arbetsautomatisering.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva bisamhälle på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.