Faktureringsvillkor

Som företagare kan du själv bestämma betalningsvillkor. Det finns dock vissa regler som du måste följa när du sätter dem. Om du glömmer att inkludera ett betalningsvillkor på din faktura, måste mottagaren av ett sådant dokument betala det inom en lagstadgad period, beroende på vilket land du driver ditt företag i. Därför är det bäst att specificera det. Vilka är de vanligaste betalningsvillkoren? Finns det några begränsningar? Du kan läsa mer om detta i följande artikel.

Betalningsvillkor för fakturor – innehållsförteckning:

1. Vanliga betalningsvillkor
2. Varför är det en bra idé att sätta ett betalningsvillkor i början av samarbetet?
3. Varför behöver stora företag längre betalningsvillkor?
4. Hur påverkar långa betalningsvillkor ditt företag?
5. Hur kan du uppmuntra dina entreprenörer att betala sina fakturor snabbt?

Vanliga betalningsvillkor

Även om du har stor flexibilitet när det gäller att sätta betalningsvillkor för dina fakturor, är det värt att kolla hur andra gör det. Vilka betalningsperioder är vanligast i praktiken? Här är de mest populära:

• 7 dagar,
• 14 dagar,
• 30 dagar,
• 60 dagar,
• 90 dagar.

I vissa länder är den lagstadgade betalningsperioden 30 dagar. Detta är fallet, till exempel, i USA, där fakturor utfärdade av frilansare måste betalas inom 30 dagar. På samma sätt är den standardbetalningsperioden i Storbritannien 30 dagar efter mottagande av en faktura, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster.

Å andra sidan, i vissa europeiska länder, är en rekommenderad betalningsperiod för asymmetriska transaktioner, det vill säga transaktioner där parterna skiljer sig i storlek, 60 dagar. Undantaget är transaktioner med offentliga enheter, som bör betala fakturan inom 30 dagar. Det står dock ingenting i vägen för att sätta en kortare betalningsperiod, till exempel 21 eller 14 dagar. När bör du informera din entreprenör om det valda betalningsvillkoret?

Varför är det en bra idé att sätta ett betalningsvillkor i början av samarbetet?

Du bör komma ihåg att sådana frågor som betalningsdatum måste fastställas när du skriver under ett kontrakt eller accepterar en beställning. Varför? Om du inte har fastställt ett betalningsdatum innan du tar en beställning, kommer din entreprenör att förvänta sig att få en faktura med en lagstadgad betalningsperiod. Om du fakturerar dem med en kortare period, kommer de att ha rätt att bli överraskade. Detta kommer inte att återspegla väl på dig, särskilt eftersom betalning av fakturan efter förfallodatum kan resultera i räntor.

Därför är det bäst att vara tydlig när du accepterar en beställning. Det räcker om du i e-postkorrespondensen kopplad till att fastställa beställningsdetaljer nämner att du planerar att utfärda en faktura med, till exempel, en 14-dagars betalningsfrist. I sådana fall kommer din entreprenör att vara medveten om att de får ett dokument från dig, som de måste betala inom den angivna perioden. På så sätt ger du intryck av att du är en professionell som tar hand om alla detaljer i transaktionen.

Varför behöver stora företag längre betalningsvillkor?

Om du arbetar som frilansare eller driver ett litet företag, får du förmodligen inte många fakturor. Vägen från att ta emot en faktura till att betala den är ganska kort, särskilt när du använder bokföringsprogramvara som gör det enkelt att kontrollera kostnader. Du kan enkelt kontrollera om du har lagt beställningar på varor och tjänster som anges på fakturan. Sedan gör du bara en överföring i din bank och det är klart.

Det ser helt annorlunda ut i stora organisationer. Där måste en faktura gå igenom två eller fler avdelningar innan den slutligen betalas. Varför händer detta? Fakturor går till sekreterarens kontor eller administrationsavdelningen, där de accepteras och registreras. Sedan vidarebefordras de till bokföringsavdelningen, men detta innebär inte en omedelbar betalning. Beroende på de rutiner som antagits i en given corporation kan det vara nödvändigt att kontrollera vem som beställde varor eller tjänster, om beloppet stämmer överens med den undertecknade beställningen och om betalningsperioden eller andra uppgifter som anges på fakturan är korrekta. Sådana uppgifter kan utföras av helt olika personer.

Senare lämnas fakturan in för betalning. Det bör noteras att underskriften av den person som är behörig att godkänna betalningen fortfarande är nödvändig för att behandla överföringen. Detta tar tid, så du bör ta hänsyn till det när du samarbetar med stora företag. Men när du bestämmer det optimala betalningsvillkoret för fakturor för båda parter, kom ihåg att gå till ytterligheter kan vara ogynnsamt. Du måste också ha dina egna behov i åtanke.

Hur påverkar långa betalningsvillkor ditt företag?

Genom att sätta upp ett mycket långt betalningsvillkor krediterar du din entreprenör. Medan du väntar på betalningen kan din klient redan dra nytta av de varor eller tjänster du har tillhandahållit. Om de betalade dig omedelbart skulle du kunna spendera pengarna och dra nytta av det. Detta är särskilt viktigt om du har likviditetsproblem. I sådana fall är det bättre för dig att komma överens om kortare betalningsvillkor.

Om du fakturerar någon med ett mycket långt betalningsvillkor, som 90 dagar, och du får slut på pengar vid den tidpunkten, kan du behöva ta ett banklån. Detta kommer att medföra ytterligare kostnader som du skulle kunna ha undvikit om du hade fakturerat dem med en kortare betalningsperiod. Om någon övertygar dig om att ett längre betalningsvillkor inte borde vara problematiskt, kan du alltid försöka vända situationen. Hur gör man det? Du kan erbjuda en förskottsbetalning för dina tjänster i utbyte mot en liten rabatt. Detta kan vara en mycket bättre lösning än att ta ett dyrt lån.

Hur kan du uppmuntra dina entreprenörer att betala sina fakturor snabbt?

Om betalningsvillkoret räknas från mottagningsdatumet av fakturan av entreprenören, kommer en faktura som skickas elektroniskt att hjälpa till att få en snabbare betalning. I detta fall behöver du inte vänta på att en postbud ska leverera den till din klient. Dessutom, om mottagaren av dina varor eller tjänster använder ett CRM-system, kan en elektronisk faktura underlätta deras arbete, vilket gör att du kan förvänta dig en snabbare betalning.

Finns det något mer du kan göra för att påskynda processen? Till exempel kan du erbjuda en rabatt för en snabbare betalning. Självklart måste du beräkna rabattbeloppet så att du inte förlorar på det. Du kan också varna din entreprenör att om de inte betalar fakturan i tid, kommer du att lägga till räntor för sen betalning. Hur som helst, sätt en ömsesidigt fördelaktig betalningsfrist och övervaka sedan om din klient har uppfyllt den. Med vår gratis faktureringsapp kan du ställa in påminnelser för kommande betalningar och med bara ett klick kontrollera det utestående beloppet och förfallodatum.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook och Twitter.