Vad är 5S-systemet? Hur kan denna metod förändra atmosfären på arbetsplatsen?

5S-systemet möjliggör att hålla ordning och organisera arbetsytor för större effektivitet. Det används främst i tillverkningsanläggningar, där de anställda använder många verktyg. Metoden är mycket universell och kan framgångsrikt användas av olika industrier och branscher, även kontor och tjänsteleverantörer. Huvudsyftet med 5S lean-metoden är att förebygga avfall. Avfall betyder olika saker på olika arbetsplatser, men effekten av avfallsreduktion bör vara densamma. Metoden för 5S-systemet ökar effektiviteten hos de anställda och ger bättre arbetsresultat. 5S-metoden är direkt kopplad till Lean Management och uppfattas som en av de nyckelmetoder som används för korrekt organisering av arbetsmiljön.

Vad är 5S-systemet? – innehållsförteckning:

1. Vad betyder förkortningen 5S?
2. Sortera
3. Sätta i ordning
4. Skinna
5. Standardisera
6. Upprätthålla
7. Fördelar med 5S-systemet

Vad betyder förkortningen 5S?

5S-systemet har använts i Japan i årtionden men har fått popularitet i början av 80-talet under 1900-talet. Det spreds av Takashi Osada. Namnet på systemet kommer från de fem aktiviteterna som skapar en effektiv arbetsplats när de utförs i följd. Det ursprungliga namnet på systemet myntades på japanska och översattes senare till engelska. Det har följande element:

• Seiri – sortera
• Seiton – sätta i ordning
• Seiso – skinna
• Seiketsu – standardisera
• Shitsuke – upprätthålla

Det är mycket viktigt att utföra alla steg i systemet i en viss ordning. Varje steg är direkt kopplat till nästa och de skapar en viss typ av process. Under sorteringen gör vi utrymmet redo för att sätta verktyg i ordning, vi tar bort alla verktyg som inte är nödvändiga. Nästa steg är skinna – städa den valda arbetsytan. Efter alla tre steg finns det ett ögonblick för standardisering av processerna för att visa alla hur man utför alla steg. Nästa steg, upprätthållande, innebär att hela proceduren måste vara upprepningsbar.

Sortera

Det första steget är att ta bort alla onödiga element från arbetsstationen. Huvudfaktorn vid sorteringen är nyttan av objektet. I vissa fall, vid detta steg, måste ytterligare utrymme för tillfällig lagring av verktyg som inte klassificerats och kan vara användbara skapas. Sådana verktyg måste märkas med en speciell etikett och hållas under en viss tid. Om dessa objekt efter en förutbestämd tid inte används, måste de tas bort från arbetsområdet. Endast användbara, nödvändiga verktyg måste hållas på arbetsplatsen.

Vad ska man göra med verktyg som klassificerats som onödiga?

Några av de verktyg som under sorteringen klassificeras som onödiga måste tas bort från arbetsplatsen, men de behöver inte kastas bort. Vissa av objekten bör hållas på en annan plats, medan identifieringen av rätt plats för dessa objekt kan vara svår. Det bästa sättet att hantera detta problem är metoden med 5 röda etiketter. En etikett måste fästas på objektet med information om platsen där objektet hittades. Alla objekt med röda etiketter fästa bör lagras på en förutbestämd plats som kommer att fungera som ett väntområde.

Vad ska man göra med objekt som lämnas i väntområdet?

Den populära metoden föreskriver att objektet med den röda etiketten ska lämnas i väntområdet i 30 dagar. Efter denna tid, om objektet förblir oanvänt, kan vi anta att det inte behövs på denna primära arbetsplats och är överflödigt. Vid detta tillfälle måste man överväga om det kan finnas ett behov av objektet i framtiden, om svaret är ja, bör objektet lagras och hållas i förrådet. Annars bör det säljas, återvinnas eller kastas bort. De icke-nödvändiga objekten bör inte hållas “bara ifall” eftersom det leder till kaos.

Vad är fördelen med sortering?

Den största fördelen med sortering är elimineringen av problem relaterade till överdriven ansamling av onödiga objekt på arbetsplatsen. Problemen verkar inte vara avgörande, men det är den främsta orsaken till tids- och resursavfall i företag. En överdriven mängd verktyg som hålls i arbetsutrymmet gör det svårare att hitta nödvändiga verktyg, det förlänger den tid som behövs för uppgiften och ökar kostnaderna för företaget.

Sätta i ordning

Detta steg handlar om att hitta rätt plats för varje objekt som lämnas i arbetsområdet. Det viktigaste är att göra varje verktyg tillgängligt i den mängd som är nödvändig för en given tid. Alla nödvändiga element bör vara lättillgängliga. Platsen för objektet bör vara väl, synligt markerad. Tack vare detta kommer även den person som normalt inte arbetar i detta specifika arbetsområde att kunna städa utrymmet enkelt. Tydlighet bör vara den främsta regeln vid organisering av verktygens platser.

För att uppnå full tydlighet används olika typer av visuella markeringar. Dessa markeringar möjliggör snabb identifiering av platsen där objektet lagras. Enligt typ av företag kan dessa vara etiketter, fält, färger eller symboler. Ju enklare systemet är, desto bättre. I tillverkningsanläggningar används ofta skuggtabeller. Denna metod kräver att synliga spår av verktygen görs på den speciella tabellen. Tack vare denna metod tar det inte mycket tid att sätta tillbaka saker och kan göras reflexivt.

Vad är fördelarna med att sätta saker i ordning?

Att sätta saker i ordning hjälper till med snabb eliminering av avfall i företaget. Det finns många typer av avfall, såsom:

• Onödiga rörelser som behövs vid sökande efter verktyg
• Brist på hälsa och säkerhet orsakad av kaos i arbetsutrymmet
• Misstag och fel

Skinna

Efter att ha rensat utrymmet från onödiga element och hittat dem rätta platser att lagra, är det dags för skinning av utrymmet. I det tredje steget syftar vi till att sätta en standard för städning av den nya arbetsytan. Vid detta steg är det nödvändigt att tilldela städområdet till den givna arbetsytan. Skinningen av arbetsområdet kommer att bli en del av de dagliga plikterna för den anställde på den givna positionen. Från och med nu kommer skinningen av arbetsområdet att utföras direkt av denna tilldelade anställde.

Skinningsteget möjliggör kontroll om alla tidigare steg har utförts korrekt. I 5S-ansatsen betyder skinning att upprätthålla renlighet, inte städa från grunden. Problem med renlighet bör undersökas för att bedöma vad som kan vara orsaken till dem – den anställde eller dålig implementering av 5S-ansatsen.

Varför ska varje anställd städa sin arbetsplats personligen?

Att tilldela städområdet till varje anställd har en djupare betydelse. Daglig städning av arbetsplatsen gör att vi känner den bättre. Det är möjligt att upptäcka problem med utrustningen och verktygen under städningen. Detta ger hopp om snabbare reparation.

För att uppmuntra anställda att ta hand om sin arbetsstation kan vi ge dem nya verktyg. Vi tar hand om nya saker mer ivrigt, dessutom hjälper ett sådant steg till att skapa en känsla av ägande av platsen.

Standardisera

Standardisering kopplar samman alla steg i 5S-metoden till en stadig process. Under standardiseringssteget måste hela aktiviteten beskrivas i detalj och justeras till vissa standarder. Klara och transparenta instruktioner måste skapas vid detta steg, sådana instruktioner bör hjälpa till att utföra alla uppgifter med stor detaljrikedom. Instruktionen bör också innehålla omfattningen av varje anställds plikter. Tack vare välskrivna instruktioner bör den anställde kunna ta över arbetsstationen och göra sin väg.

Upprätthålla

Att gå igenom alla steg ger mycket tillfredsställelse till de anställda. Effekterna är tydligt och snabbt synliga eftersom platsen är ren och ordnad. Utan självdisciplin kan vissa dåliga vanor dyka upp igen. Detta element är särskilt viktigt eftersom utvecklingen av nya, goda vanor tar tid. Vid detta tillfälle är det särskilt viktigt att göra de anställda medvetna om att 5S-systemet inte är en engångsåtgärd, utan en metod som endast har mening när den ses som en process.

Verktyg för att stödja självdisciplin

Det sista steget i processen är det svåraste att nå eftersom det föreskriver en förändring i företagets organisationskultur. Varje anställd måste också förändras. Det är särskilt viktigt att använda stödjande verktyg för att öka och stärka disciplinen. Det mest frekvent använda verktyget är arbetsplatsrevisionen. Revision som görs regelbundet möjliggör snabb upptäckte av oegentligheter och problem. Alla oegentligheter kan elimineras snabbt.

För att stödja självdisciplin används även andra metoder:

• Visuell representation av arbetsstationer som visar utrymmet före och efter införandet av 5S-systemet
• Besök av andra avdelningar för att göra jämförelser
• Stöd från ledningspersonal
• Bedömning av produktivitet, resultattabell

5S-systemet är en process, därför bör vi efter det sista steget gå tillbaka till det första. Vi måste komma ihåg att regler och förordningar som en gång fastställts kan förändras över tid. Konstant utveckling och ständig förbättring är grunden för Lean Management.

Fördelar med 5S-systemet

Varje företag kommer säkert att få olika fördelar av implementeringen av 5S-systemet. På samma sätt är orsakerna till införandet av 5S-systemet olika för varje organisation. Men vissa fördelar är överallt desamma och dessa är:

• Bättre organisering av arbetsytor
• Bättre utnyttjande av tid av de anställda
• Ökning av säkerhetsstandarder
• Bättre identifiering av anställda inom företaget
• Ökning av kvaliteten på produkter (tjänster)
• Minskning av avfall
• Ökning av de anställdas kreativitet

Sammanfattning

5S är ett verktyg som ger många fördelar inte bara för företaget utan även för den anställde. Denna metod möjliggör en ökning av stabiliteten i arbetet och förändrar atmosfären på arbetsplatsen. Anställda kan koncentrera sig på sina plikter istället för att bry sig om organisatoriska problem som hindrar deras insatser. 5S-systemet kan ses som en stor möjlighet för företaget att förbättra processer utan att använda många resurser. Det viktigaste är motivationen och engagemanget hos alla anställda.

Kontrollera våra bästa tips för tidsförvaltning.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.