Hur tidsregistreringsprogram ökar produktiviteten?

Tidsregistreringsprogramvara används av vissa moderna företag. Statistiken som presenteras av Tech Jury visar att 17% av människor aktivt använder vissa typer av verktyg för att hantera sin tid. Nyligen har produktiviteten bland anställda minskat, vilket innebär verkliga förluster för många företag. Det bästa exemplet på bristande effektivitet är USA, där den ekonomiska skadan är allvarlig och uppgår till 50 miljoner US-dollar per dag! Läs texten för att ta reda på hur tidsregistreringsprogramvara kan hjälpa till att öka produktivitetsnivån hos dina anställda.

Hur ökar tidsregistreringsprogramvara produktiviteten? – innehållsförteckning:

1. Tidsregistreringsprogramvara – fördelar
2. Pomodoro-teknik
3. Myter som motbevisas
4. Synergieffekt
5. Sammanfattning
6. Kolla in vår tidsregistreringsprogramvara

Tidsregistreringsprogramvara – fördelar

För att noggrant visa potentialen hos tillgängliga applikationer för tidsregistrering är det värt att börja med de huvudsakliga frågor som saktar ner prestationen under det dagliga arbetet. Har du någonsin hört talas om Parkinsons lag? Vet du vad denna term betyder?

Parkinsons lag är ett axiom som säger att “Arbete expanderar för att fylla den tid som finns tillgänglig för dess slutförande”. Detta är regeln som skapades av Cyril Northcote Parkinson, som först beskrev sin observation 1955. Parkinson var en brittisk författare, historiker och expert på offentlig förvaltning.

Hans uppfattningar relaterade till byråkrati och organisation är grunden för hans teori. Parkinsons lag pekar på nyckelfaktorer som gör att fasen för genomförande av uppgifter tar längre tid än nödvändigt – genomförandet sträcker sig till den maximala möjliga längden. Störningar, pauser, brist på fokus, perfektionism och prokrastinering är de faktorer som beskrivs av Parkinsons lag.

Pomodoro-teknik

Svaret på bristen på produktivitet är tekniken för tidsförvaltning som kallas Pomodoro. Namnet på metoden härstammar från en köksklocka som var formad som en tomat, som användes av teknikens skapare.

Effektiviteten hos Pomodoro-tekniken baseras på den stora enkelheten och intuitiviteten hos applikationen. I det första steget måste en lista över uppgifter förberedas – kom ihåg att ordna uppgifterna i enlighet med deras prioritet.

Nästa steg är att använda tidsregistreringsprogramvaran. Det finns många applikationer och olika typer av programvara som använder Pomodoro-tekniken. Ny teknik möjliggör bekväm justering av parametrarna efter de individuella behoven hos den anställde. Dessutom kan speciella tillägg i webbläsaren automatiskt blockera alla störande meddelanden.

Ljudet startar 25-minuterscykeln, som avslutas med en 5-minuterspaus. Sekvensen upprepas 4 gånger och det finns tid för en längre paus. Denna arbetsstrategi intensifierar effektiviteten, möjliggör att behålla full koncentration, delar upp projektet i mindre delar och hjälper till att behålla ett fräscht perspektiv. Det är inte allt – programvaran visar alla avslutade uppgifter, vilket ökar motivationen hos personen.

Myter som motbevisas

Många företag odlar mångsidiga arbetsmodeller. Engagemang i flera projekt samtidigt tenderar att visas som ett exempel och en hög standard för anställdas engagemang – men inget är längre från sanningen. Forskningen visar att endast 2,5% av människor har denna över genomsnittlig benägenhet att multitaska under arbetet.

För resten av de anställda innebär multitasking en minskning av effektiviteten i utförda uppgifter. Anledningen till sådana resultat är den ökade risken för fel och förlust av koncentration, samt att glömma vissa av de element som måste göras under uppdraget. Multitasking-kulturen minskar kreativiteten och ökar stressnivån.

De mekanismer som driver den mänskliga hjärnan tillåter att fokusera på en aktivitet i taget, därför är multitasking-tekniken inte integrerad med den huvudsakliga organet i den mänskliga kroppen. Erfarenheter har visat att multitasking kan bidra till en minskning av IQ-kvoten och skada hjärnan.

Arbetsgivare måste komma ihåg att de bör erbjuda fördelar både för individer som är föräldrar och för individer som är singlar och bor ensamma. Företaget måste tillgodose olika behov och kan inte försummas någon.

En professionell tidsregistreringsprogramvara bör inte bara öka produktiviteten bland dina anställda utan också garantera skydd mot den negativa effekten av ineffektiv förvaltning. Tidsregistrering tvingar användaren av programvaran att koncentrera sig helt på ett uppdrag.

Synergieffekt

Allt fler människor är oroade över sin hälsa, både fysisk och mental. Den växande sociala medvetenheten har fått företag att söka ännu bättre lösningar som går bortom medicinska och sportpaket. Vissa företag (särskilt kontor) har beslutat att erbjuda gratis tjänster till massageterapeuter eller tillhandahålla massagefåtöljer i sina byggnader.

Tidsregistreringsprogramvaran utvecklas ständigt, vilket innebär att det finns fler och fler universella och funktionella verktyg på marknaden. Att registrera alla aktiviteter möjliggör övervakning och kontroll av de stunder som ägnades åt specifika uppgifter. Full kunskap om tidsförvaltning är nödvändig för att optimera hela dagens schema.

Kontroll över resultaten kan identifiera de element i det dagliga scenariot som har störst påverkan på effektiviteten. Enligt Pareto-regeln kan 20% av alla uppgifter generera 80% av den totala produktiviteten. För att ta reda på vilka uppgifter som är de viktigaste måste man hantera sin tid medvetet.

Tidsförvaltning i grupper och team är lika viktigt som individuell tidsförvaltning. Allt fler företag beslutar att införa speciella applikationer för att underlätta administrationen av schemat och skapa ett effektivt nätverk av kontakter mellan anställda.

Sådana beslut överraskar mig inte – statistiken visar en ökning med 25% i produktivitet i organisationer där kommunikationsnivåerna är höga. De moderna applikationerna integrerar alla deltagare i företaget, och det som är viktigast sätter deadlines för alla aktiviteter.

Sammanfattning

Tekniken för tidskontroll möjliggör automatisering av alla onödiga aktiviteter. Alla teammedlemmar kan informeras om uppgiften utan behov av direkt ingripande i deras arbetsschema. Dessutom ökar kollektiv kontroll över uppgifter motivationen att avsluta projektet och eliminerar potentiella brister, medan arbets effektiviteten förblir på höga nivåer.

Läs också: Globala ledarskapstrender inom affärer för 2022 och 2023

Kolla in vår tidsregistreringsprogramvara:

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva bisamhälle på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.