Tidsboxning – varför du bör använda det?

Får du ibland känslan av att det finns dagar när uppgifter och plikter krossar dig i din kamp mot tiden medan du försöker behålla fokus när det bleknar bort med en kopp morgonkaffe? Vi har en lösning för det som kallas Timeboxing. Och nej, oroa dig inte, du behöver inte slåss med den stora visaren på en klocka, åtminstone inte bokstavligt. Allt som krävs är denna korta artikel, så om du känner att du behöver råd om tidsplanering och är villig att lära dig en teknik som kallas timeboxing, sök inte mer.

Timeboxing – innehållsförteckning:

1. Vad är timeboxing?
2. Hur fungerar timeboxing?
3. Koncentration är nyckeln
4. Det är inte värt att slösa din tid
5. Ta tillbaka kontrollen
6. Självdisciplin – det kan läras
7. När är den bästa tiden att använda denna metod?

Vad är timeboxing?

Timeboxing är en teknik utvecklad av IT-branschen för att förbättra tidsplanering och öka effektiviteten på jobbet. Om detta är där du kämpar, kommer du att finna denna metod användbar. Idén är att få så mycket gjort som möjligt inom en fördefinierad tidsram, och ändå så lite som möjligt – för att hålla din produktivitet hög.

Hur fungerar timeboxing?

Först och främst handlar det om att sätta ett specifikt datum för avslutandet av ett projekt och genomföra det inom den tidsramen. Om du misslyckas med att avsluta, släpp uppgiften och gå vidare till nästa. Kom tillbaka till den en annan dag eller senare, och sätt en annan realistisk deadline som du kan hålla.

Till exempel, om vi har tre uppgifter att göra på jobbet, uppskattar vi hur mycket tid vi behöver för att slutföra dem och utifrån detta sätter vi tidsramar. Om vi inte lyckas slutföra uppgift A inom en given period, förlänger vi inte vårt arbete med den, utan går vidare till uppgift B enligt antagandet. Uppgift A läggs i ‘att göra’-lådan och vi återvänder till den efter cykeln är över.

Koncentration är nyckeln

Hur gör det arbetet mer effektivt? Den avgörande färdigheten att behärska är att inte bli distraherad av de uppgifter som ligger framför oss. När vi har en förutbestämd mängd tid, använder vi den inte för småsaker som att kolla e-post, skriva ett svar till en kollega i nästa rum eller ta en titt på vad som händer i sociala medier. Varje liten detalj kan distrahera från huvuduppgiften medan skapandet av tidslådor hjälper oss att undvika dessa fallgropar och fortsätta med vårt arbete.

Det är inte värt att slösa din tid

En annan fördel är att inte slösa för mycket tid på en given uppgift. Det finns dagar när vi inte är i toppform, mindre kreativa än vanligt eller bara har en dålig dag. Vi spenderar ofta, till exempel, en timme på något som normalt skulle ta oss 15 minuter. Detta är ineffektivt och sällan ger sådana handlingar oss tillfredsställelse. Då kommer timeboxing till räddning.

Du slutförde inte din uppgift på de 40 minuter du satte? Inga problem, samma mängd tid (eller mindre om du började projektet) kan ägnas åt det nästa dag – du kommer förmodligen att vara i bättre form då och problemet du kämpade med idag kommer att vara en bagatell imorgon.

Ta tillbaka kontrollen

Med timeboxing-metoden är du bättre utrustad för att kontrollera större projekt. Du känner förmodligen känslan när du arbetar med en stor uppgift och börjar fokusera på detaljer, kanske till och med för mycket. Genom att gå så djupt in i ett projekt distanserar du dig samtidigt för mycket för att fortfarande se den större bilden av projektet, vilket gör att du förlorar den övergripande synen på din uppgift.

Det finns ingen svårighet med detta om du gör något du planerat själv – du har rätt att ändra dina och avvika från den ursprungliga planen. Bekymmer uppstår när, till exempel, du förbereder något på uppdrag av en klient som har en specifik idé om ett givet projekt. Då finns det en sannolikhet att du kommer att skapa något som din klient kommer att avvisa.

Varför slösa tid på att göra något två gånger när du kan undvika det? Genom att arbeta enligt timeboxing-tekniken implementerar vi varje steg av projektet från början, vilket gör att vi håller oss till de initiala antagandena och fortfarande behåller en övergripande syn på den aktuella uppgiften.

Självdisciplin – det kan läras

Denna teknik, förutom de tidigare nämnda fördelarna, har en bonus som är praktisk i vardagen. Detta beror på att den inte bara förbättrar vår effektivitet utan också lär oss självdisciplin och korrekt tidsplanering, vilket gör att vi inte slösar tid på onödiga eller irrelevanta saker om vi inte vill.

När är den bästa tiden att använda denna metod?

Timeboxing fungerar bäst i flerstegsprojekt eller uppgifter som tar lite tid och som du kan passa in i samma tidslucka. Det är också värt att implementera vid plikter som har förutsägbara tidsramar för slutförande.

Men man bör komma ihåg att kunskap om tekniken ensam inte är allt. Utifrån den erfarenhet jag fått för denna artikel kan jag skriva att utan rätt fokus kommer du inte att kunna hålla tidslådan. Du behöver ta hand om rätt nivå av fokus och inte låta dig distraheras av externa faktorer, som en notifikation på din telefon, en kaffeinbjudan från en kollega eller en snabb koll av din e-post. Nöjen och andra småsaker kan göras efter att tidslådan är avslutad – tillfredsställelse garanterad (och bekräftad empiriskt av författaren till denna text)!

Om du vill hålla kontakten, gå med i vår Facebook-gemenskap.