Vad är RAG-status och varför är det viktigt inom projektledning?

En av de viktigaste elementen i effektiv projektledning är att ha tillräcklig kontroll över varje åtgärd som vidtas i förhållande till de risker som identifierades i början och som kan uppstå under ett projekt. Det finns fyra taktiker för att hantera sådana risker: undvikande, överföring (t.ex. genom att teckna försäkring), mildring och acceptans. För att genomföra den valda strategin för en given uppgift i projektet kan en metodik som använder RAG-status vara till hjälp. I dagens blogginlägg kommer vi att förklara vad akronymen betyder och hur man använder denna teknik i praktiken. Läs vidare.

RAG-status – innehållsförteckning:

1. Vad är RAG-status?
2. Röd, gul, grön – vad är skillnaderna?
3. Använda RAG-status – vad är viktigt?
4. När ska RAG-statusar användas?
5. Sammanfattning

Vad är RAG-status?

RAG står för tre färger: röd, gul eller grön, som traditionellt används i trafiken som trafikljus. De nämnda nyanserna har fått sin tillämpning i kategorisering av projekt – de indikerar i vilket skede ett givet projekt befinner sig och vilket stöd det behöver vid ett särskilt tillfälle. Därför är färgerna viktiga för företagets ledning (ägare, aktieägare, intressenter osv.), som projektledaren rapporterar om arbetsframstegen. Grön indikerar vanligtvis projekt som går smidigt, medan röd indikerar de som för närvarande behöver mer stöd.

Röd, gul, grön – vad är skillnaderna?

De specifika villkor som måste uppfyllas för att ett projekt ska få en viss färg bestäms individuellt av varje företag. Det kan dock påpekas att färgen röd tilldelas projekt som är försenade eller har överskridit budgeten. En sådan situation kan bero på otillräckliga resurser, dåliga projektkrav eller chefens oförmåga att hantera de svårigheter som kan uppstå. Vad gäller de återstående färgerna?

• Färgen grön betyder att projektet genomförs i rätt tid, inom sitt omfång och budget, vilket innebär att projektledarna har allt under kontroll, och det finns inget behov av att involvera ledningsteamet.
• Färgen gul indikerar att situationen är stabil för tillfället, och projektteamet arbetar som planerat, men det kan finnas en försening i slutförandet av en viss uppgift utan att påverka den slutliga tidsfristen. Därför bör ledningsteamet förvänta sig vissa problem i framtiden som kommer att kräva ingripande.

Använda RAG-status – vad är viktigt?

När man använder de ovan beskrivna färgerna är det extremt viktigt att säkerställa att teamledarna är ordentligt utbildade och förstår definitionerna av varje färg, de villkor som måste uppfyllas för att tilldela en viss färg, och vilka åtgärder som behöver vidtas härnäst. Detta är det enda sättet att säkerställa att projektet ges rätt status. Du skulle säkert vilja undvika situationen där ett projekt med grön status behöver stöd i sista minuten, eftersom det kan vara för sent att vidta åtgärder. Det kan också visa sig att de problem som rapporterades som röda inte var så allvarliga som man först trott, och att du slösade resurser.

När ska RAG-statusar användas?

Färgkodning är avgörande för ledningsteamet, till vilket, beroende på företagets policy, veckovisa eller månatliga rapporter lämnas. Men chefer kan också tilldela RAG-statusar till de viktigaste delarna av projektet, såsom budgeten, projektets tidsfrist, risker och avgörande uppgifter. Att ha sådan kontroll över individuella delar av projektet ökar chansen att reagera lämpligt och snabbt, beroende på den angivna statusen. För detta ändamål kan du använda färgkodning i Excel eller ta hjälp av rätt programvara.

Sammanfattning

Att använda RAG-statusar i projektledning är ett sätt att få bättre kontroll över projekten och påskynda rapporteringsprocessen. Det är dock viktigt för företaget att tydligt specificera de villkor som måste uppfyllas för att ett projekt ska få en grön, gul eller röd status. Det vanliga ordspråket “bättre säkert än ledsen” antyder att det är en bra praxis att tilldela en sämre status när man är osäker. Men du kan inte alltid vara säker på att cheferna kommer att följa detta, så det är nödvändigt att ta hand om det individuellt.

Läs också: Hur man hanterar stora problem i projektledning?

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.