Nyckelfunktioner för kontroll

Vad är controlling?

Syftet med att förstå essensen av controlling kan definieras som antagandet av ett enhetligt tänkesätt och handlingssätt av de samarbetande cellerna i företaget, vilket i hög grad underlättar den effektiva ledningen av hela organisationen och ytterligare förbättrar det rationella beslutsfattandet av ledningen. Således är controlling ett grundläggande system som ansvarar för att stödja företagets ledning som helhet.

Multidimensionell controlling blir möjlig genom att integrera organisationens interna mekanismer med den senaste teknologin som underlättar insamling, sammanställning och bearbetning av nyckeldata. Dessutom skapar controlling gynnsamma förutsättningar för att anta ett något bredare perspektiv, med fokus på framåtblickande analys av aktiviteter som slutligen, med användning av företagets lämpliga resurser, kommer att föra det närmare att uppnå de önskade målen.

Controlling inkluderar fyra funktioner – planering, kontroll, styrning och samordning. På grund av deras differentiering ger strävan efter att utveckla var och en av dessa områden en möjlighet att införa omfattande affärsaktiviteter som ökar medvetenheten om de potentiella möjligheterna och riskerna med att genomföra individuella aktiviteter.

Controllingfunktioner

• Planering – en av de grundläggande uppgifterna för controlling är att sätta specifika mål för företaget, vilket är nära relaterat till planeringsfunktionen i sig, både på kort och lång sikt. De uppsatta målen tar ofta formen av KPI:er, vilket underlättar verifieringen av graden av deras genomförande vid senare skeden. Som ett resultat blir det möjligt att skapa en vision för företagets utveckling som är tydlig för alla anställda. Samtidigt, förutom att tydligt definiera de önskade resultaten, är planeringsfunktionen också ansvarig för att definiera de medel och tidsramar som krävs för att uppnå dem.
• Controlling – representerar den mest uppenbara av alla controllingfunktioner. I detta skede är det viktigaste elementet att göra en pålitlig jämförelse av företagets autentiska resultat med den redan utvecklade planen. En sådan kontroll av genomförandet av de fastställda målen skapar grunden för att genomföra en multidimensionell analys av avvikelser för att upptäcka deras uppkomst. Nästa steg är att göra nödvändiga justeringar så att företaget kan maximera effektiviteten i sin verksamhet i framtiden.
• Kontroll – de primära aktiviteterna inom detta område kretsar kring att fatta viktiga beslut relaterade till att korrigera tidigare fastställda antaganden eller mål, såsom att räkna om ursprungliga kostnader eller uppdatera antagna budgetar. Dessa aktiviteter syftar till att hjälpa företaget att nå sin önskade position i affärsvärlden så snart som möjligt. Samtidigt är essensen av kontroll fortfarande kopplad till fortsatt övervakning av det faktiska tillståndet, med fokus på genomförandet av de mest kritiska uppgifterna trots registrerade avvikelser.
• Samordning – denna funktion ansvarar för att öka effektiviteten i det övergripande ledningssystemet, vilket för det till ett tillstånd där fördelarna med samordning överstiger kostnaderna för dess genomförande. Att säkerställa samordning av aktiviteter ökar komforten och effektiviteten i arbetet, vilket säkerställer att enskilda enheter har rätt grad av anpassning och uppnår sina egna mål i linje med företagets övergripande intressen.

Controlling – exempel

INCO Group

Företaget kännetecknas av diversifierade aktiviteter kopplade till produktion av hushållskemikalier, läkemedel, kosmetika, plastförpackningar eller till och med publiceringsverksamhet och fastighetsförsäljning. Varje år sker en märkbar ökning av exporten av varor till Europeiska unionen och östeuropeiska länder. Men med ökningen av sin räckvidd stötte företaget på problemet med effektiv redovisning av en så omfattande budget. Det visade sig vara en nödvändighet att införa ett specialiserat informationssystem som skulle möjliggöra optimal hantering av ett så stort datapaket.

INCO Group beslutade därför att investera i ett specialiserat controllingverktyg – Eureca-systemet, som, baserat på datalagerteknologi, möjliggjorde skapandet av en multidimensionell budget. Genom att införa controllingförbättringar lyckades företaget få den initialt överdrivet komplicerade budgeten under kontroll, med fokus på den etappvisa budgeteringen av avdelningskostnader och direkta kostnader relaterade till produktionen. En ytterligare fördel blev också möjligheten att ange planer och månatliga försäljningsprognoser eller optimera fasta och rörliga kostnader.

Implementeringen av kontrollösningar har strömlinjeformat den nödvändiga planeringsprocessen, som tidigare, med så olika affärsområden, var extremt komplicerad. Samtidigt har den utvecklade databasen integrerats med fältssystemet, så att anställda som utför uppgifter på alla nivåer av organisationen har omedelbar tillgång till nyckelinformation.

Infinite

Infinite är ett av de snabbast växande företagen som tillhandahåller IT-lösningar till en mängd olika företag både i Europa och utanför MENA-området. Branschens specifika karaktär och den exponentiella expansionen av dess räckvidd ledde till att varumärket starkt trodde att det behövde inkludera en omfattande lösning i sina aktiviteter för att underlätta konsolidering och rapportering av resultat, vilket samtidigt skulle möta den ständigt ökande efterfrågan på information inom området controlling.

Även om varumärket redan hade Excel-baserad controlling, krävde dynamiken i de aktuella uppgifterna införandet av ett verktyg som skulle möjliggöra snabbare arbete med fler parametrar. Därför beslutade Infinite att implementera det kraftfullare Eureca-systemet, vilket säkerställde möjligheten att flexibelt utveckla hela rapporteringssystemet och effektivt analysera även särskilt varierande data.

LS Airport Services

LS Airport Services beskrivs som ett av Polens största så kallade “hanteringsföretag”, som för närvarande betjänar mer än 50 flygbolag från hela världen. Med tiden beslutade ledningen för ett så blomstrande varumärke att implementera ett verktyg för att stödja viktig ledningskontroll. Den huvudsakliga motiverande faktorn blev utsikten att eliminera begränsningar som hindrade företagets vidare utveckling till följd av den tidskrävande naturen av den övergripande processen för att skapa de nödvändiga rapporterna.

För att hitta ett omfattande verktyg för att hjälpa till att optimera områdena dataintegration, budgetering, planering, rapportering, analys och prognoser, beslutade företaget att implementera Eureca-systemet 2020.

Med införandet av ett mer avancerat controllingverktyg blev det möjligt att automatisera budgetering, analys eller rapporteringsprocesser, vilket ledde till en ökning av det övergripande värdet av controlling i hela företaget. Dessutom har medvetenheten om den verkliga påverkan på kostnaderna bland chefer också stärkts, vilket ökar deras engagemang i den aktuella affärssituationen.

Controllingfunktioner – sammanfattning

Rätt implementerad controlling, som dessutom stöds av moderna verktyg och IT-system, ökar effektiviteten i hela företagets verksamhet, vilket möjliggör en exakt bestämning av realistiska affärsmål. Oavsett branschens specifika karaktär där enskilda företag verkar dagligen, kan en klok användning av potentialen i controlling, även på kort sikt, påskynda processen för insamling, bearbetning, analys samt tolkning av data som är avgörande för vidare affärsutveckling.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.