McGregors teori X och teori Y. Hur man förstår anställdas motivationer?

Vad är McGregors Teori X och Teori Y?

McGregors Teori X och Teori Y utvecklades av Douglas McGregor och beskrevs i detalj under 1960-talet. Under sina observationer noterade han att chefer kunde grupperas enligt två tillvägagångssätt gällande hantering av medarbetares motivation.

Även om han i princip lutade mer åt att det fanns en större fördel i att använda Teori Y, trodde han också att vissa medarbetare behövde strängare kontroll i början och användningen av tillvägagångssätt X, vilket med tiden kunde lösas upp lite mer och smidigt övergå till Teori Y. För att bättre förstå vad båda tillvägagångssätten handlar om, låt oss först se dem i korthet.

Teori X

Teori X antar att chefer anser att människors främsta motivation är pengar och att medarbetare är inneboende lata och oambitiösa, så de kräver strikt vägledning och föredrar generellt att bli kontrollerade eftersom de då inte behöver vara kreativa. Dessutom stipulerar Teori X att:

• Det enda sättet att uppmuntra är genom ett lockande incitamentsprogram
• Det främsta målet för medarbetare är att tjäna pengar
• Medarbetare är själviska och tänker endast på sina egna behov, inte organisationens fördelar
• Medarbetare gillar inte förändringar och kommer att motstå det av princip
• Effektiv ledning kräver nära övervakning och ett effektivt kontrollsystem
• Högre behov spelar ingen roll

Bild av en chef som tillämpar Teori X

Chefer som följer Teori X tror att det enda sättet att motivera medarbetare är att kontrollera dem noggrant. De skyller ofta på arbetarna för misslyckanden och letar inte efter sätt att förändra, till exempel genom utbildning eller att fylla i saknad kunskap.

De uppvisar en hård ledarstil och tror att chefens jobb är att organisera uppgifter och att hot om straff är det enda sättet att stimulera medarbetare.

Teori Y

Teori Y:s huvudpremiss är att medarbetare tycker om sitt arbete, är inneboende ambitiösa och behöver sträva efter självutveckling. Högre behov är viktiga för dem, precis som större frihet som möjliggör bättre produktivitet. Dessutom antar Teori Y följande:

• Att delegera och öka ansvar är en tillväxtmöjlighet
• Medarbetare har kapacitet för självkontroll och självledarskap
• Medarbetare är kreativa och vill uppnå mer
• Stela regler blockerar medarbetares utveckling och dödar kreativitet
• Medarbetare är ansvariga och kräver inte ständig övervakning

Bild av en chef som tillämpar Teori Y

Chefer som har en tro på Teori Y har en något mer entusiastisk inställning till medarbetare och tror att arbetarna vill utvecklas och deras främsta motivation inte är pengar eller egenintresse. De har organisationens bästa i åtanke, och en stor motivation för dem är tillfredsställelsen av ett väl utfört arbete och möjligheten att lära sig nya färdigheter.

Varför är premisserna i McGregors Teori X och Teori Y bristfälliga, och varför kommer deras strikta tillämpning inte att gynna organisationen?

Å ena sidan kontroll och en pessimistisk syn på medarbetaren, å andra sidan en stor dos av förtroende och tro på människor. Två motsägelsefulla tillvägagångssätt vars antaganden är så extrema. Men varför är det meningslöst att tillämpa båda teorierna bokstavligt?

För det första fungerar det aldrig att generalisera och behandla kollektivet på samma sätt. I vilken organisation som helst kommer det att finnas både mycket ambitiösa medarbetare som inte behöver mycket uppmuntran för att arbeta, och hård vägledning och stark kontroll kommer att skada dem, och de som inte kan föreställa sig att fungera utan det och känner och fungerar bättre under stela regler.

Det skulle verka som den ideala lösningen är att kombinera de två teorierna och tillämpa dem enligt medarbetarobservation. Men McGregor trodde att grunden för Teori X var bristfällig på grund av dess kärnidé. Varför? Han trodde att belöningar och monetära fördelar, det vill säga att tillfredsställa ett lägre behov, inte är en bra motivation eftersom det inte är ett kontinuerligt behov.

När det är tillfredsställt försvinner medarbetarens motivation. Det enda sättet att upprätthålla den är att införa ett lockande system för löneökningar eller månatliga bonusar, vilket skulle kunna ses som ett sätt att omvandla tillfällig motivation till en kontinuerlig.

Vilka andra grundläggande antaganden i Teori X kan leda till begränsningar? För många medarbetare är atmosfären på arbetsplatsen viktig, och en rigid ledarstil kan leda till störda relationer, missförstånd och spänningar. Detta kan i sin tur översättas till osäkerhet bland medarbetarna, vilket därmed upphäver deras kreativitet.

När deras självförtroende störs och rädsla är den dominerande känslan, kommer de att utföra endast det minimi som krävs av rädsla för offentlig bestraffning. Antagandet är att chefer eller övervakare har mycket makt och är ansvariga för att fatta de slutgiltiga besluten. Men detta sätt att leda är inte alltid det bästa. Ofta har medarbetare mycket att säga, och deras insikter är korrekta och kan översättas till fördelar för hela organisationen.

Även om McGregor uppskattade Teori Y för dess inställning till medarbetare och trodde att respekt och en bra atmosfär på arbetsplatsen kan göra mycket gott (vilket, för övrigt, är helt korrekt), kommer inte alla dess antaganden att fungera i alla omständigheter. Förutom det vi redan har nämnt, det vill säga erkännandet av att hela kollektivet har samma motivationer och kommer att reagera på samma sätt på en viss ledarstil, finns det fortfarande flera av dess begränsningar.

För det första kan en rigid tillämpning av denna princip leda till att medarbetare missbrukar sin makt, blir slöa och sätter sina egna intressen framför organisationens bästa. Dessutom kräver vissa medarbetare till och med kontroll och är mer effektiva när någon sätter gränser och normer för dem. De känner sig mer säkra när de får vägledning uppifrån och deras arbete kontrolleras vid vissa tidpunkter.

Vad mer, att anta denna metod kan leda till att chefer tar på sig vissa uppgifter istället för att delegera dem vidare för att utveckla medarbetare. De gör det för sin egen fördel, eftersom det är bekvämt och de blir av med sina ansvar.

Betyder detta att McGregors Teori X och Teori Y inte har någon mening?

Att se McGregors Teori X och Teori Y i svart och vitt ger lite mening, men det betyder inte att alla dess antaganden är fel. McGregors Teori X och Teori Y bör ses som riktlinjer, grunder och anpassas efter egna behov. Som regel fungerar vissa antaganden i Teori X bra för mindre erfarna medarbetare som just börjar sin utveckling och karriär, och den bästa metoden för dem är när den tas med en nypa salt. Denna lösning är idealisk för medarbetare vars stela regler gör att de kan fungera korrekt och hjälpa dem att nå sina mål.

I kontrast kommer Teori Y, eller åtminstone vissa av dess antaganden, att fungera bra för erfarna yrkesverksamma som känner sitt värde och behöver mycket frihet för att sprida sina vingar. Att begränsa dem och sätta dem i en rigid ram kan demotiviera och krossa dem.

Det finns lärdomar att dra från dessa antaganden. Ändå är grunden för god teamledning erkännandet av att varje medarbetare är olika och ingen enskild metod alltid kommer att vara effektiv för kollektivet.

Hur förstå medarbetares motivation och vilken metod bör vi tillämpa för att göra den mest fördelaktig?

En chefs eller övervakares uppgift bör inte bara vara att delegera ansvar, utan också att noggrant observera medarbetares beteende och kunna analysera det, och sedan införa en lämplig ledarstil utifrån deras behov. Ibland kommer detta att kräva mer flexibilitet och att gå utanför den stela ramen för en viss teori.

Grunden för att förstå medarbetares motivation är att definiera problemet som teamet står inför och försöka hitta det element som behöver förbättras. Kanske beror ineffektivitet och demotivation på brist på incitament, men det kan också indikera en intern konflikt i organisationen eller brist på kunskap. En sådan analys kommer att hjälpa till att definiera teamets behov och önskemål, samt hjälpa till att välja en specifik arbetsstil. Att dra vissa element från både McGregors Teori X och Teori Y kan vara nödvändigt, och kanske till och med införa andra regler.

Ändå betyder införandet av förändringar inte slutet på processen. Inte alltid är det första försöket bra och kommer att ge det förväntade resultatet, vilket är varför det är så viktigt att kontrollera och övervaka förändringarna.

Om du märker att teamets arbete blir mer effektivt och medarbetare är mer villiga och motiverade att arbeta, antyder det att de förändringar du har genomfört har önskad effekt. Om inte, är det nödvändigt att börja processen om igen och kanske lägga mer vikt vid det första steget, det vill säga att definiera problemet.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Nicole Mankin

HR-chef med en utmärkt förmåga att skapa en positiv atmosfär och skapa en värdefull miljö för anställda. Hon älskar att se potentialen hos begåvade människor och mobilisera dem för att utvecklas.

View all posts →