Ishikawa-diagram – orsak och verkan problemanalys

Har du märkt att du har gjort mindre vinst på sistone, att din kundbas inte växer och att dina anställda säger upp sig? Kanske kan du upptäcka andra svårigheter i ditt företag? Orsakerna till det dåliga tillståndet i ett företag är inte alltid uppenbara, vilket är anledningen till att Ishikawa-diagrammet skapades för att hjälpa till att identifiera dem. I den följande artikeln kommer vi att förklara hur man utför en orsak-och-verkan-analys av ett företags problem!

Ishikawa-diagram – innehållsförteckning:

1. Vad är ett Ishikawa-diagram?
2. Typer av Ishikawa-diagram
3. Ishikawa-diagram – orsak och verkan analys
4. Fördelar och nackdelar med Ishikawa-diagrammet
5. Sammanfattning

Vad är ett Ishikawa-diagram?

Ett Ishikawa-diagram är ett verktyg som bildligt visar orsakerna och effekterna av en given svårighet. Som ett resultat gör det det lättare att analysera processerna i ett företag, oavsett om det handlar om produktion, marknadsföringsaktiviteter, framtida aktiviteter eller några utmaningar som entreprenörer står inför.

Typer av Ishikawa-diagram

Det finns flera sätt att utföra en orsak-och-verkan-analys. Den mest populära är utan tvekan den så kallade 6M, men 3M, 8P, 4S-diagram är också tillämpliga. Valet av en viss typ beror på den fråga vi tar upp eller den bransch inom vilken vi verkar.

6M-metoden

6M står för de sex faktorer som den är utformad för att analysera. Dessa inkluderar följande:

• Arbetskraft (människor) – avser de personer som är involverade i processen, deras attityder och kompetenser;
• Material – inkluderar alla verktyg, resurser som är nödvändiga för genomförandet av processer, oavsett om de har tillräcklig kvalitet;
• Maskiner (maskiner) – är kopplad till teknologiska anläggningar och utrustning genom vilken produkter skapas och tjänster utförs, vilket bestämmer deras effektivitet och genomför reparationer;
• Metoder (använda metoder) – avser procedurer och metoder för produktion, genomförande av tjänster, oavsett om metoderna för prestationsmätning ger tillförlitlig och korrekt information om processerna, om det finns så kallade flaskhalsar?
• Ledning (sätt att leda) – det vill säga beslut om kommunikationsstil, delegering av uppgifter och planering av aktiviteter inom företaget;
• Moder Natur eller Miljö – inkluderar alla externa faktorer som påverkar verksamheten, t.ex. regler, geografisk plats, slumpmässiga händelser, etc.

3M-metoden

En förenklad version av ovanstående metod är 3M. Den är begränsad till endast 3 aspekter:

• Arbetskraft (människor);
• Maskiner (maskiner);
• Material.

Den är användbar för mindre komplexa processer som inte behöver inspekteras och förfinas så ofta.

8P-metoden

Denna modell är den mest omfattande av alla som presenteras här. 8P ansvarar för:

• Människor – vem blir involverad i processen och hur är de involverade?
• Procedurer (procedurer) – vad är rekommendationerna, reglerna för företagets processer? Uppfyller de sin funktion?
• Platser (plats) – var äger företagets aktiviteter rum, finns det bättre platser för att genomföra dem?
• Policyer (regler) – vilka standarder finns på företaget eller anläggningen? Följs de?
• Processer (processer) – vad är stegen i processen och säkerställer de produktivitet?
• Pris (pris) – vad är förhållandet mellan företagets kostnader och de vinster som görs?
• Marknadsföring (marknadsföring) – vad är företagets marknadsföringsstrategi? Hur marknadsförs produkter eller tjänster?
• Produkt (produkt) – vilka varor produceras/vilka tjänster erbjuds? Hur kan de förbättras?

4S-metoden

Den används typiskt inom tjänstesektorer. Den inkluderar 4 element:

• Leverantörer (leverantörer) – från vem får vi varor?
• System (system) – vilka processer förekommer i företaget och vad kan förbättras i dem?
• Färdigheter – vilka färdigheter hos teamet är värdefulla för oss, och vilka färdigheter bör vi utveckla?
• Omgivning – vad är kundens upplevelse med vårt företag, vad ska ändras för att förbättra servicen?

Ishikawa-diagram – orsak och verkan analys

För att skapa ett Ishikawa-diagram, följ stegen som anges nedan. Vi kommer att illustrera det med ett exempel från e-handelsbranschen (vår onlinebutik).

1. Identifiera problemet

Eller – vad är de märkbara konsekvenserna av företagets funktionsfel? Dessa kan vara problem relaterade till dålig produktionskvalitet, fallande vinster, låg lönsamhet, etc. Att bestämma problemet kommer inte alltid att vara lätt, så det är värt att då och då analysera individuella element av processerna (t.ex. försäljning) och lyssna på kundfeedback, samt uppmuntra anställda att rapportera fel, brainstorma.

2. Bestäm kategorier av orsaker

Dessa är de områden vi analyserar. Tillämpa någon av ovanstående klassifikationer – 6M, 3M, 8P eller 4S – för detta ändamål. Anpassa dem efter dina behov och den bransch du verkar inom. I detta exempel valde vi 6M-modellen:

• Människor – vilka svårigheter märker du inom din personal?
• Ledning – vilka misstag görs på ledningsnivå (kan inkludera hur man kommunicerar med anställda, kontrollerar individuella processer)?
• Miljö – följer företaget reglerna? Har några nyligen inträffade externa händelser utanför vår kontroll skadat driften av onlinebutiken?
• Metoder – vilka brister märks under kundens köpprocess?
• Maskiner – fungerar webbplatsen smidigt och är den säker för användarnas personuppgifter?
• Material – har företaget flera kommunikationskanaler med kunden? Är plattformen integrerad med andra portaler?
3. Identifiera de specifika orsakerna till problemet

Vid detta skede, erkänn vilka aspekter du bör uppmärksamma och bestäm orsakerna till företagets låga lönsamhet. Överväg varje element av 6M-modellen. Orsaken kommer inte alltid att vara uppenbar vid första anblicken – använd tekniken att fråga “varför” ett problem uppstår fem gånger för att ta reda på huvudorsaken.

4. Skapa ett Ishikawa-diagram

Det bör mer eller mindre se ut som det nedan. Att förstå sambanden mellan effekter och orsaker bör göra det möjligt för dig att tillämpa lämpliga lösningar på problemet. Detta kan inkludera att använda verktyg som är specifika för strategin för lean management.

Figur 1. Ett exempel på ett Ishikawa-diagram för en onlinebutik

Fördelar och nackdelar med Ishikawa-diagrammet

Som med alla analysmetoder har den sina styrkor och svagheter. I det här fallet särskiljer vi bland annat:

FÖRDELAR

• Det underlättar upptäckten av orsakerna till befintliga problem och svagheter i företaget;
• Det är användbart under teammöten, brainstorming;
• Det förbättrar kommunikationen med teamet;
• Det hjälper vid formuleringen av en ny företagsstrategi eller vid justeringar;
• Det är transparent och enkelt att genomföra.

MISSAR

• Det kräver fullt engagemang och ärlighet från teammedlemmarnas sida;
• För mycket fokus på fel områden, vilket gör att viktiga förbises;
• Det kan ibland vara tidskrävande – det kan ta tid att hitta orsakerna till en given situation;
• Vid mer komplexa problem kan orsak-och-verkan-analysen vara otillräcklig.

Sammanfattning

Ishikawa-diagrammet är ett universellt analysverktyg att tillämpa inom olika branscher. Med det kommer du att minimera risken för att ådra dig kostnader och förluster inom processerna, och om du vidtar förebyggande åtgärder – kommer du att eliminera fel och öka effektiviteten och vinsterna för företaget.

Läs också: Hur man implementerar Agile i ditt företag?

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.