Hur implementerar man ett frilanshanteringssystem i företaget?

Att implementera ett frilanshanteringssystem i företaget är inte alls svårt. Sök bara på Google efter rätt system, bläddra bland tillgängliga erbjudanden och välj det som intresserar dig mest. Inget enklare, bara några klick. Tricket är dock att effektivt implementera FMS. Hur gör man det? Följ bara stegen nedan.

Hur implementerar man Frilanshanteringssystemet i företaget? – innehållsförteckning:

1. En ledare på rätt plats
2. Effektiv kommunikation med frilansare
3. Schemaläggning av implementeringen
4. Förbereda teamet
5. Införande av förbättringar
6. Kommunikation med systemunderhållaren

En ledare på rätt plats

För att implementera Frilanshanteringssystemet väl bör företaget först se till att ha en ledare/projektledare på plats, det vill säga i företaget. Denna person kommer att vara ansvarig för att övervaka organisationens framsteg under systemimplementeringen och kommer också att säkerställa konstant kontakt med den valda FMS-leverantören.

Projektledaren eller chefen bör vara den permanenta kontaktpunkten mellan leverantören och kunden från implementeringen av Frilanshanteringssystemet, genom införandet av relevanta ändringar, till den fullständiga implementeringen av systemet. Detta är också personen som först kommer att få nyheter eller information om nya funktioner senare.

Effektiv kommunikation med frilansare

Effektiv kommunikation är avgörande inte bara i privatlivet utan också i arbetslivet. I vårt fall, främst med frilansare. Som regel, när man inför förändringar relaterade till ny teknik, finns det mycket ny information på en gång, vilket skapar kommunikationsbrus. Dessutom är frilansare personer som arbetar mestadels på distans och inte är i konstant kontakt med vad som händer direkt i företaget.

Därför är en mycket viktig del av att implementera ett frilanshanteringssystem i företaget att informera frilansarna i förväg om kommande förändringar, samt om detaljer relaterade till införandet av det nya systemet. Du bör inkludera hur de ska underhålla och hantera sina profiler, för att spara organisationens tid att förklara varje fråga separat.

Schemaläggning av implementeringen

Du kan snabbt sätta upp Frilanshanteringssystemet i företaget. Men utan rätt organisering av implementeringstiden kan du stöta på flera hinder som onödigt återvändande till tidigare faser av implementeringen på grund av ständigt uppdykande olösta frågor. Genom att planera implementeringstiden i förväg kan du undvika frustration bland de involverade i projektet.

Med hjälp av FMS-leverantörens konsult kan du ordna arbetsplanen så att den matchar organisationens och dess anställdas kapabiliteter. Det är en bra idé att dokumentera varje steg i schemat och göra det tillgängligt för de personer som är engagerade i systemimplementeringen, så att de vet i vilket skede de befinner sig.

Förbereda teamet

Under inledande diskussioner med FMS-leverantören, se till tidigt att de personer som kommer att använda systemet är medvetna om de förändringar som kommer och är engagerade i dem. Dessutom, i de första faserna av att implementera ett frilanshanteringssystem i företaget, skulle det vara klokt att genomföra en introduktionsträning mellan projektledaren på systemleverantörens sida samt alla personer involverade på mottagarens företags sida. En sådan träning bör förbereda alla som kommer att ha kontakt med det nya systemet, så att de vet hur man använder det och, framför allt, hur man arbetar effektivt med det.

Införande av förbättringar

Efter att implementeringen är slutförd bör systemets drift övervakas kontinuerligt och feedback samlas in från dess användare. Både de som arbetar på plats i organisationen och de som arbetar på distans. Sådana åtgärder syftar till att göra löpande korrigeringar eller förbättringar av systemet för att maximera dess kapabiliteter. Med hänsyn till planerna för framtiden för deras företag kan FMS-användare också lämna förslag på att utöka systemets funktionalitet. På så sätt blir det ännu mer effektivt och du kan gå bortom den avdelning eller det projekt som för närvarande genomförs genom det i organisationen.

Kommunikation med systemunderhållaren

Varje bra leverantör av Frilanshanteringssystemet bör delegera en dedikerad systemunderhållare för att hjälpa mottagarens företag. Systemunderhållaren bör inte bara agera under implementeringen av FMS i kundens organisation, utan bör också vara tillgänglig senare under dess drift. Detta ger FMS-kunden kontinuerlig hjälp vid oväntade situationer. Denna person fungerar också som en konstant länk mellan leverantören och kunden, vilket säkerställer att all feedback samlas in och vidarebefordras till utvecklarna.

På så sätt kan du göra alla korrigeringar eller förbättringar av FMS kontinuerligt. Det kan visa sig att underhållaren inte alls behövs efter implementeringen av systemet, men det är bra att erkänna att det finns en dedikerad person som du kan vända dig till i de senare faserna av att arbeta med Frilanshanteringssystemet.

Läs också: Nyckelelement i Frilanshanteringssystemet

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook och Twitter.