Fördelar med att skapa en kommunikationsplan

Här involverar den bästa möjliga lösningen att skapa en kommunikationsplan baserad på olika typer av analyser, följt av dess implementering och regelbundna uppdateringar. Nedan förklarar vi i detalj vad en kommunikationsplan är och vilka fördelar den kan ge företaget.

Vad är en kommunikationsplan?

En kommuns kommunikationsplan är ett detaljerat dokument som är en integrerad del av den implementerade marknadsföringsstrategin. Den beskriver hur företaget kommer att skapa sitt budskap externt (och ibland internt till anställda – beroende på organisationens storlek och verksamhet, till exempel) över alla de kanaler det använder (webbplats, sociala medier, temagrupper, nyhetsbrev, offline-ställen, etc.).

Syftet med dess användning är att säkerställa konsekvent och effektiv kommunikation av information till olika intressentgrupper. På så sätt hjälper den bland annat till att bygga ett varumärke, nå och bygga relationer med en publik, samt uppnå uppsatta affärsmål.

9 viktiga element i kommunikationsplanen

Hur exakt skapandet av en kommunikationsplan går till beror på organisationens individuella behov. Du kommer dock att hitta dessa gemensamma element i de flesta:

• Analys av den aktuella situationen – inklusive en presentation av hur budskapet till omvärlden har konstruerats hittills och vilka resultat det har gett, samt identifiering av nyckelutmaningar och möjligheter inom det angivna området.
• Mål – de resultat företaget vill uppnå,
• Varumärkesstrategi – skissera varumärkets uppdrag, vision, personlighet, ton, värderingar och andra frågor som påverkar hur varumärket vill bygga sitt budskap.
• Konkurrentanalys – hur andra aktörer i branschen driver sina kanaler.
• Målgrupp med outreach-kanaler – en beskrivning som anger vem företaget riktar sig till med sitt budskap och var det kommer att vara närvarande för att nå sina kunder.
• Antikrisstrategi – definiera hur man ska agera i kriser (dvs. uppkomsten av en dataläcka från företaget), under vilka det är nödvändigt att ta en offentlig ställning.
• Tidsplan för aktiviteter – en indikation på vilka aktiviteter och när de kommer att genomföras (vilket inkluderar bland annat genomförda kampanjer, inlägg publicerade på sociala medier, etablerade partnerskap, etc.).
• Budget – den summa pengar som ska brytas ner och avsättas för genomförandet av de skrivna aktiviteterna.
• Utvärderingsmedel – för att bestämma hur effektiviteten av genomförda aktiviteter kommer att mätas.

Fördelar med att skapa en kommunikationsplan

Avsaknaden av en ordentlig outreach-strategi kan resultera i kaotiska och ibland även motstridiga budskap, vilket i slutändan försvagar företagets image och påverkar förtroendet hos kunder och affärspartners. Nedan pekar vi på de viktigaste fördelarna som dess utveckling ger till företag som verkar inom olika branscher:

• Säkerställande av budskapets konsekvens – hjälper till att bygga rätt (konsekvent med värderingar, uppdrag, vision, personlighet, etc.) företagsimage på alla nivåer och genom olika kanaler,
• Ökad medvetenhet – gör det möjligt att nå olika målgrupper mer effektivt, vilket resulterar i större varumärkesmedvetenhet och ökad räckvidd för budskapet,
• Anpassning av budskapet till målgruppen – tack vare korrekt analys är det möjligt att känna till konsumenternas behov och förväntningar och därmed anpassa sitt budskap till dem (erbjuda dem värde), vilket ökar kännedomen och bygger kundernas förtroende för varumärket,
• Krisberedskap – en väl utarbetad kommunikationsplan inkluderar en krishanteringsstrategi som möjliggör en snabb och effektiv respons på oförutsedda situationer, vilket minimerar potentiella negativa konsekvenser,
• Resursbesparing – planen gör kommunikationsaktiviteter mer organiserade och effektiva, vilket sparar personalens tid och andra nödvändiga resurser.
• Ökad försäljning – följaktligen leder alla ovanstående fördelar till att (tack vare ett bättre budskap till kunderna) företaget kan sälja mer.

Sammanfattning

Att skapa en skräddarsydd kommunikationsplan, implementera den, samt utveckla och uppdatera den kräver utan tvekan mycket tid och ansträngning. Du måste dock betrakta det som en investering som kan ge många fördelar (särskilt när det gäller att bygga relationer med nyckelpubliker) och öka företagets framgång i en alltmer konkurrensutsatt affärsmiljö.

Tänk på att skapandet av en kommunikationsplan sker mer än en gång, eftersom det är ett verktyg som kräver regelbundna uppdateringar (t.ex. en gång om året), särskilt när det gäller mål och huruvida behoven och förväntningarna hos målgruppen (liksom marknadssituationen) förändras. Det är också viktigt om de genomförda aktiviteterna uppnådde de förväntade resultaten – så glöm inte att genomföra utvärderingen av planen och dra både positiva och negativa slutsatser från den.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.