Effektiv kontraktsförvaltning. 3 nödvändiga element för din organisation

Vad är kontraktsförvaltning?

Kontraktsförvaltning är processen för att planera, förhandla, underteckna, genomföra och övervaka olika typer av kontrakt vars syfte är att bygga relationer med kunder, leverantörer, anställda eller affärspartner. Syftet med denna process, som kan utföras av en enda anställd eller en hel avdelning, beroende på organisationens storlek, är att säkerställa att alla kontrakt genomförs effektivt och i enlighet med deras villkor. Det börjar med att identifiera organisationens behov, välja leverantörer och definiera villkoren för avtalet, och avslutas med att utvärdera framstegen av kontraktet och, om nödvändigt, vidta åtgärder för att lösa eventuella problem som uppstår.

Fördelar med kontraktsförvaltning

Kontraktsförvaltning hjälper organisationen att uppnå sina affärsmål. Men detta är inte den enda fördelen som är kopplad till en noggrant utvecklad kontraktsförvaltningsstrategi. Processen hjälper också:

• Minska risk – att lägga till sekretess- eller dataskyddsklausuler kan kraftigt minska riskerna för företag,
• Optimera kostnader – organisationer kan avsevärt sänka kostnaden för tjänster och förnödenheter genom att noggrant analysera och förhandla om villkoren i undertecknade kontrakt,
• Öka operationell effektivitet – företag kan avsevärt förbättra sin produktivitet genom att övervaka och utvärdera prestandan hos leverantörer och affärspartner baserat på villkoren i undertecknade kontrakt,
• Bygga starka relationer med intressenter – att hålla deadlines och uppfylla kontraktsvillkoren har en positiv inverkan på relationerna med anställda, partners eller leverantörer,
• Skydda företagets intressen – att utarbeta kontrakt i enlighet med tillämpliga lagar och förordningar skyddar företag från potentiella juridiska konsekvenser.

Nyckelelement i kontraktsförvaltning

Det kan ge flera långsiktiga fördelar för organisationer. Men det kommer inte att hända utan en effektiv kontraktsförvaltningsstrategi. Här är de tre nyckelelementen i en framgångsrik kontraktsförvaltningsprocess:

1. Fastställa tydliga regler och procedurer

Både små och stora företag bör ha en kontraktspolicy som beskriver målen, ansvarsområdena och procedurerna för planering, förhandling, undertecknande och genomförande av kontrakt. Ett sådant dokument bör vara klart och transparent, dvs. förståeligt för alla involverade. Det bör också uppdateras, till exempel när problem uppstår i genomförandet av processen eller när nya metoder dyker upp i branschen.

2. Implementera ett kontraktsförvaltningssystem

Effektiv kontraktsförvaltning kräver att en organisation har en central databas eller system där alla kontrakt lagras, helst kategoriserade efter typ, utgångsdatum, värde och andra relevanta kriterier. En sådan centralisering och kategorisering underlättar i hög grad de processer som genomförs inom organisationen.

I det här fallet kommer CRM-verktyget som finns i Firmbee att vara till hjälp, vilket gör att du kan lagra och organisera kund- och entreprenördata på en enda, lättillgänglig plats. Systemet låter dig också övervaka statusen för kontrakt och skapa taggar. Dessutom kommer Firmbee med en gratis faktureringsapplikation för valfri valuta, skattesats eller rabatt. Prova Firmbee gratis!

3. Övervaka villkor och deadlines

Organisationer bör ständigt övervaka villkoren i undertecknade långsiktiga kontrakt och sträva efter möjligheter att säkra mer förmånliga villkor. Omförhandlingar kan hjälpa till att anpassa kontrakt till föränderliga behov (t.ex. när ekonomin förändras). Dessutom gör det att företag kan hålla ett nära öga på kontraktens utgångsdatum, så att de kan planera och agera i enlighet med detta när dessa datum närmar sig.

Sammanfattning

Effektiv kontraktsförvaltning är avgörande för verksamheten hos företag i alla branscher. Å ena sidan är det en del av den dagliga verksamheten i ett företag, och å andra sidan är det avgörande för att uppnå uppsatta affärsmål (även om det inte är direkt). I en dynamisk affärsmiljö kan organisationer som har etablerat en effektiv kontraktsförvaltningsprocess snabbt reagera på marknadsförändringar, minimera befintliga risker och uppnå större operationell effektivitet. Som ett resultat är denna process ett kraftfullt verktyg för att bygga deras konkurrensfördel.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.