De bästa metoderna för att skapa fakturor

Vilka är de bästa metoderna för att skapa fakturor? Är det sant att vem som helst kan utfärda en faktura? Vet du hur man utfärdar fakturor snabbt och effektivt? Det verkar som att för närvarande inte bara erfarna revisorer kan utfärda fakturor. Eftersom specialister har sina hemligheter har vi samlat några enkla tips och råd för att hjälpa dig med processen. Du bör kunna utfärda fakturor på egen hand genom att känna till bästa metoder för dokumentskapande. Läs artikeln för att ta reda på mer.

Skapa fakturor – innehållsförteckning:

1. Använd färdiga mallar
2. Inkludera din logotyp
3. Läslighet först
4. Undvik misstag
5. Ange korrekt betalningsdatum
6. Erbjud onlinebetalning
7. Skicka dina fakturor online
8. De bästa metoderna för att skapa fakturor – sammanfattning

Använd färdiga mallar

Vi börjar vår lista över bästa metoder för att skapa fakturor med förslaget att använda färdiga mallar. En faktura är ett officiellt dokument som bekräftar transaktionen mellan säljaren och köparen. Den måste innehålla vissa element som inte kan utelämnas och som krävs enligt lag. Du behöver inte använda specialiserad programvara för att utfärda fakturor – du kan till och med använda ett kalkylprogram eller ett ordbehandlingsprogram.

Det finns många färdiga mallar på Internet. Dessa mallar underlättar betydligt faktureringsprocessen. Allt du behöver göra är att fylla i fälten med innehållet och fakturan är klar. En sådan faktura kommer att innehålla all nödvändig och viktig information. Färdiga mallar kan också hittas i faktureringsprogram. Det är en särskilt bra källa till mallar eftersom alla skapades av specialister. Du kan vara säker på att det inte kommer att finnas några saknade element på din faktura, särskilt de som krävs enligt lag.

Inkludera din logotyp

Det finns vissa fördelar med att inkludera din logotyp på fakturor. Vilka typer av fördelar? Att lägga till din logotyp hjälper dig att bygga en professionell bild av ditt företag. Det påverkar positivt relationerna med kunderna. Fakturor med en synlig logotyp sticker ut i mängden av liknande dokument. Detta kan påverka hastigheten på betalningen eftersom en distinkt faktura är lätt att hitta och därför kan kunden betala den först. En ytterligare fördel med att ha en logotyp på din faktura är den ökade kännedomen om ditt varumärke. Vad händer om du fortfarande inte har din logotyp? Du kan skapa den själv eller anlita en specialist.

Läslighet först

Kreativitet lönar sig, men det är inte bra att gå överstyr med en kreativ strategi inom vissa branscher. Bokföring är en av dem. Hårda fakta och pålitliga data är viktigare här. Under faktureringsprocessen bör du välja en läsbar och transparent dokumentlayout. Håll det snyggt och prydligt för att möjliggöra snabb sökning efter all nödvändig data. Fakturan bör presentera information om:

• Säljaren och köparen
• Varorna eller tjänsterna fakturan avser
• Värdet av alla poster på fakturan
• Totalt belopp som ska betalas
• När och hur betalningen ska göras

Om alla dessa element är synliga betyder det att du har gjort ett bra jobb. Varje person som ser ditt dokument kommer att veta vad det handlar om. Det kan påverka betalningsprocessen positivt.

Undvik misstag

Att begå misstag är en mänsklig sak, även om vi måste göra allt för att undvika dem. Att utfärda felaktiga fakturor har konsekvenser. Vilka typer av konsekvenser? Vanligtvis tar det tid och extra arbete att förklara otydligheterna, därför är det bättre att noggrant kontrollera fakturan innan du skickar den till kunden. Även den bästa mallen kan inte skydda dig från bokföringsfel. Faktureringsapplikationer rekommenderas i denna situation eftersom de ger dig moduler som möjliggör skapandet av korrekta och precisa fakturor. Om du letar efter en gratis faktureringsapp, prova att använda Firmbee. Det gör att du kan skapa alla typer av fakturor med anpassade valutor, skattesatser och rabatter utan några misstag.

Ange korrekt betalningsdatum

Alla affärspartners uppskattar snabba betalningar av sina fakturor. Många företag förväntar sig att bli betalda vid leverans. Teoretiskt sett är denna typ av betalning snabb och säker och ålägger kunden att betala omedelbart. Praktiskt sett är det inte alltid så. Vissa företag betalar endast en gång i veckan, vilket kan relateras till interna procedurer, dokumentcirkulation eller överenskommelser med bokföringskontoret.

Fakturor med betalning vid leverans är inte alltid fördelaktiga – genom att utfärda dem kan du skapa en olägenhet för dina kunder. Du kan förvänta dig omedelbar betalning när du levererar produkterna till kunden själv. I alla andra situationer kan du förvänta dig problem. De flesta kunder förväntar sig uppskjutna betalningsvillkor. Korrekt angivna betalningsdatum skyddar dig från onödiga diskussioner, oväntade problem och oenigheter. Det är alltid bättre att ge precisa, korrekta och transparenta betalningsregler.

Erbjud onlinebetalning

För närvarande, i den nya teknikens era, varför inte byta till onlinebetalningar – kan detta vara alternativet som underlättar processerna för dina kunder. Det finns mycket fler former av onlinebetalningar än banköverföringar. Vissa kunder skulle föredra att betala med kreditkort eller direkt från sitt bankkonto. Sådana lösningar har funnits i många år och är särskilt användbara för betalningar av elektroniska fakturor. Få en konkurrensfördel och använd onlinebetalningar i ditt företag. Om ditt företag sysslar med innovativa produkter är det ännu viktigare.

Skicka dina fakturor online

Det är dags för den sista, men lika viktiga, metoden för att skapa fakturor. Elektroniska fakturor har samma juridiska värde som pappersdokument. Det faktum att du kan skicka dem snabbt till din kund är deras största fördel. Onlinepost fungerar 24 timmar om dygnet, hela dagen, 7 dagar i veckan. Det betyder att betalningen kan göras snabbare. Skapa dina fakturor elektroniskt för att påskynda alla processer. En sådan faktura behöver inte skrivas ut, du minskar pappersavfallet, vilket har en betydande miljöpåverkan.

Du måste dock komma ihåg att en elektronisk faktura måste sparas så länge som lagen kräver. Håll ordning på dina fakturor, skapa dem på nytt varje gång kunderna köper din produkt eller använd faktureringsprogramvara – var organiserad och håll dina dokument till hands.

De bästa metoderna för att skapa fakturor – sammanfattning

Att utfärda fakturor behöver inte göras av en specialist, och för närvarande kan vilken företagsägare som helst försöka utfärda fakturor på egen hand. Vilka är de bästa metoderna för att skapa fakturor? Vet du hur man utfärdar fakturor snabbt och effektivt? Specialister har sina hemligheter men även enkla tips kan vara till hjälp, särskilt i början av vårt äventyr med fakturering.

 

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av bin på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.