Användningen av agilt inom HR

Agil i HR – vad är det?

Även om det Agila manifestet ursprungligen hänvisade till mjukvaruutvecklingsteam, gäller dess principer även andra områden, inklusive HR. Grunden och de huvudsakliga antagandena här förblir desamma, och hela konceptet är helt enkelt anpassat till behoven inom HR-ledning. Skillnaden som kan ses i HR-team som arbetar enligt agila principer är uppdelningen av stora komplexa projekt i mindre delar, vilket påskyndar arbetet och därmed tydligt presenterar värdet för anställda och organisationen som helhet.

Först, låt oss förstå vem kunden är enligt det ursprungliga manifestet: “Vår högsta prioritet är kundnöjdhet genom tidig och kontinuerlig implementering av värdefull mjukvara.” I fallet med HR kommer det att vara organisationens anställda, och de bör vara i fokus för all uppmärksamhet och alla metoder bör vara människoorienterade.

När du har fastställt vem HR-aktiviteterna riktar sig till och vem den primära målgruppen är, är det dags att definiera vad aktiviteterna handlar om. Agil innebär kontinuerlig testning, lärande och regelbunden feedback. Detsamma gäller för HR-team. Även om detta är ganska långt ifrån den rigida planeringen av hela processen i förväg som mestadels används, är det en effektiv metod som gör att du kan fokusera på den anställde och deras behov.

Den sista stora delen av den agila premissen är erkännandet av att människor och processer är viktigare än de verktyg du tillämpar. Detta betyder inte att man helt ska släppa dem, men de bör behandlas som hjälpmedel snarare än som huvudelement. I fallet med personalhantering kan dessa vara Scrum- eller Kanban-tavlor. Även om de är hjälpsamma i arbetet, är de bara hjälpmedel och inte den huvudsakliga värdefaktorn.

Vad vinner organisationer som antar agilt i HR?

Agil lägger stor vikt vid kommunikation, och det är ofta det element som haltar i en organisation. Utan rätt informationsflöde kan det inte finnas någon hög teamproduktivitet eller snabb respons på förändringar. Därför bör HR-teamet bli en central del av företaget, så att det kan svara snabbt och effektivt på de anställdas behov. Det är teamwork som gör att förändringar sker snabbt, effektivt och som förväntat.

Ett annat element av kommunikation är feedback till teamen. Standarden i traditionella HR-avdelningar är periodiska utvärderingar och månatliga eller halvårsrapporter. I ett dynamiskt team fungerar detta helt enkelt inte. Agil föreslår att man avviker från detta och ändrar till ett kontinuerligt informationsflöde så att eventuella förändringar kan genomföras mycket snabbare.

Ytterligare fördelar som kan ses oavsett företagets bransch är:

• Bättre samarbete mellan team
• Större engagemang, produktivitet hos anställda
• Stöd för innovation, större kreativitet hos anställda
• Mer effektivt utvärderingssystem – bättre analys av resultat
• Effektiv anpassning till plötsliga förändringar
• Förmåga att upptäcka brister i de anställdas färdigheter och svara på dessa behov
• Större flexibilitet för anställda

Hur implementerar man agilt i HR i ditt företag?

Som du kan se har agilt i HR mycket gemensamt med den klassiska agila metoden. När det gäller implementering är det liknande. Precis som med den ursprungliga premissen finns det ingen enskild, rigid plan i Agilt i HR. Det är nödvändigt att styras av de huvudsakliga principerna, men också att hitta sin väg baserat på sina egna behov och kapabiliteter.

Trots allt kommer något annat att vara rätt för ett stort företag och något annat för ett litet företag. Även om storleken i sig inte exakt bör vara den avgörande faktorn. För vissa kan det vara mer fördelaktigt att använda en Kanban-tavla, medan andra passar bättre för en Scrum-struktur. Du kanske inte hittar din väg direkt. Det är vad Agilt handlar om – konstant utveckling, testning och lärande.

Här nämnde vi de huvudsakliga principerna att följa när man implementerar Agil metodik i HR. En av dem är uppdelningen i team av olika specialister, istället för homogena avdelningar. I standard HR-avdelningar hanterar någon annan ämnet talang och en annan standardrekrytering. Om de istället arbetade tillsammans för att bilda ett heltäckande team, skulle deras tillvägagångssätt vara mer innovativt och informationsflödet skulle vara bättre.

Ett populärt verktyg som fungerar bra för olika team är en framstegsöversikt. Det hjälper dig att se prioriteringar och regelbundet kontrollera vilket stadium varje team befinner sig i och om alla uppfyller antagandena. En sådan observation gör det också möjligt att reagera snabbt och göra förändringar i de ursprungliga antagandena. Denna punkt kan också inkludera en avvikelse från den traditionella uppdelningen av ansvar och roller för att drivas av färdigheter och tillgänglighet.

En annan utmärkande egenskap hos Agilt i HR är den flytande arbetsrytmen. Standarden för traditionella HR-team är att arbeta på kvartals- eller halvårsbas, medan Agilt innebär kortare cykler för att göra denna feedback mer tidsenlig. Om det handlar om en veckovis eller varannan veckas arbetsrytm beror på företagets behov och de projekt som pågår för tillfället. Detta tillvägagångssätt gör det lättare att ändra riktning när vi uppfattar att något går fel. Detta minskar inte bara risken utan sparar också tid och pengar.

Det är också värt att nämna vid denna tidpunkt att Agilt innebär samskapande snarare än förändringshantering. Anställda har mycket att säga om bristerna såväl som styrkorna i organisationen, och att lyssna på dem kan hjälpa dig att förstå deras behov. Vad mer, de har ofta färdiga idéer för förändringar som kan bli innovativa lösningar som leder till positiv transformation av hela organisationen.

När man står inför beslutet att förändra, är det värt att ta hänsyn till å ena sidan de begränsningar som organisationen ställer och att inte gå utöver våra kapabiliteter, men å andra sidan ta till hjärtat att om vi vill göra en förändring, får det inte bara vara en kosmetisk förbättring, utan en grundlig transformation. Agilt för HR handlar inte om att införa feedbackundersökningar eller verktyg för att underlätta kommunikation, utan om att förändra tänkandet och tillvägagångssättet till HR-ledning och sätta den anställde i centrum.

Vad ska man veta när man är ny på implementeringen av Agilt i HR?

Vilken fråga du vill fokusera på och i vilken utsträckning du gör förändringar är upp till dig. Ändå kan du undra hur man börjar? Du kan inspireras av fallstudier av företag som redan har gått denna väg. Bekanta dig med dem, se vilka steg de tog, vad som fungerade och vad de arbetar med.

Kom ihåg, dock, att behandla sådana berättelser mer som inspiration än som en bruksanvisning. Ta fram vad som fungerar bäst för dig och börja agera. Om du är helt oerfaren och inte känner dig redo att göra sådana stora förändringar på egen hand, kan du anlita hjälp av en erfaren tränare eller konsult som ger dig rätt utbildning och avgör vilka förändringar som ska göras först.

Håll också kontakten med ditt team. En sådan förändring bör inte vara ensidig; trots allt är teamet den huvudsakliga intressenten. Sätt tydliga mål och visa vilken påverkan de kommer att ha på organisationen. Detta gör att anställda bättre kan förstå innebörden av de förändringar du gör, och därmed acceptera dem.

Sammanfattning

Agil i HR är en möjlighet att transformera yrket och göra det framtidssäkert. Det är också en chans att förstå det nya tillvägagångssättet till hela organisationen som en gemensam helhet, snarare än separata, oberoende avdelningar. Ett flexibelt, mer människoorienterat tillvägagångssätt är svaret på de utmaningar som ställs av en snabbt förändrad affärsmiljö.

Kom ihåg att den huvudsakliga principen för Agilt är att kontinuerligt förbättra, testa och göra förändringar. Börja med ett litet steg, se hur det fungerar i din organisation, samla feedback. Den första ansatsen kommer inte alltid att vara framgångsrik och ge resultat, så var beredd att misslyckas och lära dig av det. Arbeta med dina anställda, lyssna på dem, använd deras idéer och gör förändringar enligt organisationens behov.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.