Ett företag utan kontor. Hur man arbetar på distans och effektivt leder sitt team.

Har du någonsin undrat hur man arbetar på distans? Inte varje företag behöver ha ett kontor, även om de har anställda. Distansarbete är en alltmer populär lösning. Denna anställningsform har sina fördelar och nackdelar, både för anställda och arbetsgivaren. Överväger du det? Kolla vad du bör tänka på och vad du ska se upp för när du beslutar att driva ett företag med några få personer utan kontor.

Hur man arbetar på distans – innehållsförteckning:

1. Ett företag utan registrerat kontor? Juridiska frågor
2. Anställ rätt personer
3. Säkerställ god kommunikation
4. Bestäm överlappande timmar
5. Karta projekt

Anställning av distansarbetare eliminera kostnaderna för att hyra lokaler, inklusive avgifter för nyttjande av lokaler eller anställning av ett städföretag. De pengar som sparas kan användas för företagsutveckling eller löner. Genom att välja denna samarbetsform kan entreprenören också ha råd att anställa specialister från vilken plats som helst i världen, utan att vara begränsad till en viss stad och utan behov av att ta dem till företaget.

Ett företag utan registrerat kontor? Juridiska frågor

Varje företag måste ha ett registrerat kontor – adressen där företaget kommer att sälja, producera eller tillhandahålla tjänster måste anges för myndigheterna. Om en entreprenör inte vill hyra ett kontor kan han ange sin bostadsadress som huvudsaklig verksamhetsplats.

Det är också värt att veta att distansarbete, även känt som e-arbete eller telearbete, är en form av anställning som regleras i arbetsrätten. Enligt Arbetskodexen (Avsnitt II Arbetsförhållande, Kapitel II b – anställning av anställda i form av telearbete) får sådant arbete:

1. Utföras regelbundet utanför arbetsplatsen, med hjälp av elektroniska kommunikationsmedel enligt bestämmelserna om tillhandahållande av elektroniska tjänster (telearbete).
2. En telearbetare är en anställd som utför arbete under de villkor som anges i § 1 och kommunicerar resultaten av arbetet till arbetsgivaren, särskilt genom elektronisk kommunikation.

Så, kort sagt, handlar telearbete om att tillhandahålla arbete utanför arbetsplatsen och skicka dess resultat till arbetsgivaren via till exempel e-post.

Anställning av anställda i form av telearbete kan ske både baserat på ett anställningsavtal och ett civilrättsligt avtal, dvs. avtal för specifikt arbete, uppdrags- eller agenturavtal.

Anställ rätt personer

Distansarbete är inte för alla. Förutom den kunskap som krävs, bör en distansarbetare kunna hantera sin egen tid och vara självständig. Sök efter personer som inte behöver bli styrda. Kommunikationsförmåga och tydlig formulering av tankar och instruktioner är också viktiga, eftersom distanskommunikation har sina begränsningar.

Kom ihåg att även om ni bara är i kontakt med varandra då och då, är det värt att leta efter personer med vilka denna kontakt kommer att vara ett nöje. Att arbeta med en extremt begåvad, men svår att samarbeta med specialist kan också visa sig vara en missräkning. Självklart handlar det inte om att fokusera på anställdas karaktär istället för deras kompetens. Men sök kompromiss. “90% av ett företags kultur skapas av de människor du anställer,” anser Sean Byrnes, en affärsängel och VD för Flurry.

Säkerställ god kommunikation

En stor hinder i distansarbete – särskilt i början – kan vara bristen på kontroll över anställda. Att diskutera aktuella uppgifter och kontrollera deras arbete via Internet är svårare, även trots olika teknologiska lösningar.

Du behöver se till att dina anställda vet exakt vad du förväntar dig av dem, vad de förväntas göra och vad som för närvarande händer. Alla bör veta sin roll i teamet och vem de kan vända sig till om de har ett problem. Feedback är lika viktigt. Förutom att delegera uppgifter, vet bra ledare också hur man lyssnar, ställer frågor och ger vägledning. En bra idé är att införa korta, regelbundna möten med anställda i företagets schema, t.ex. via Skype eller Google Hangouts. Under dessa möten kan teamet prata om vad de arbetar med, vad som fortfarande behöver göras och om det finns några problem.

Dessutom, ha ett avslappnat möte då och då. Distansarbete gör det också svårt att bygga och upprätthålla relationer med kollegor, och detta kan påverka teamets moral. Främja goda relationer med anställda och ge dem en plats där de kan prata med varandra, inte bara om arbetsrelaterade frågor. Detta kommer att göra det lättare för dem att lära känna varandra och bli vänner. Om du tror att en sådan videokonferens inte kommer att fungera, försök att skapa en ämneskanal på Slack, en gruppchatt på Skype eller till och med en grupp på Facebook.

Bestäm överlappande timmar

Distansarbete är förknippat med flexibla arbetstider. Vissa anställda föredrar att arbeta på morgonen och andra på kvällen, vilket gör dem mer effektiva. Ändå kan en sådan arrangemang hindra hela teamets arbete – det är svårare att arbeta när svar på e-post och andra meddelanden kommer flera timmar för sent. Dessutom, om du arbetar på egen hand när du vill, kommer du faktiskt alltid att arbeta. Och detta innebär att du kommer att vara tillgänglig för samtal från måndag till söndag, både klockan sju på morgonen och klockan tio på kvällen.

Så tänk på om du ska införa två till tre timmar om dagen eller veckan för dig själv och dina anställda, under vilken tid alla bör vara online.

Karta projekt

Det är mycket lättare att sätta sig ner för att arbeta eller övervaka ditt teams framsteg när du vet exakt vad som behöver göras. När du arbetar på distans är det en bra idé att planera och bryta ner alla viktiga projekt på en whiteboard eller tidslinje.

En metod som ofta används av startups och utvecklare för att organisera arbete är Scrum. Scrum är en metod där projekt och uppgifter skrivs på papperslappar, som sedan fästs på lämpliga kolumner på en whiteboard – kolumnerna representerar successiva element i processen (t.ex. “planerat”, “pågående”, “testning”, “brådskande att slutföra”, “klart”). I den första kolumnen bildas en kö av uppgifter, som prioriteras och hur många timmar som förväntas för dem (genom att använda olika färger på korten kan du dela in dem i kategorier). Sedan placeras korten ett efter ett från vänster till höger i takt med att arbetet fortskrider till “klart”-sektionen.

Tack vare detta kan du följa projektets utveckling kontinuerligt, uppskatta vad de största problemen är. Går arbetet enligt schemat och hur många uppgifter återstår att slutföra? Detta gör det lättare att kontrollera teamets arbete – distansarbetare redovisas vanligtvis för de resultat som uppnåtts, och inte för den tid som spenderats vid datorn.

Kanske är du projektledare? Om så är fallet, se till att läsa vår artikel om utmaningar relaterade till distansarbete och hur man övervinner dem.

Vad tycker du om distansarbete – är det värt det eller är det bättre att arbeta på ett kontor? Dela din åsikt och tagga oss på Twitter!