2-minutersregeln för att öka din produktivitet

Listan över uppgifter innehåller vanligtvis relativt enkla jobb att göra, men kombinationen av flera uppdrag skapar ibland hinder som är svåra att övervinna. Du vet hur det känns att vara överväldigad när även en typisk uppgift som att skriva ett e-postmeddelande, boka en tid eller beställa varor ligger utanför din förmåga. Om du har problem med en ständigt växande lista av uppgifter, och du ser att prokrastinering blir ett problem, försök med 2-minutersregeln.

2-minutersregel – innehållsförteckning:

1. Vad är en 2-minutersregel?
2. Små projekt delas upp i små steg
3. 2-minutersregeln i praktiken
4. 2-minutersregeln för kommunikation
5. Fördelarna med 2-minutersregeln
6. 2-minutersregeln och vanor
7. Tidsblock
8. Sammanfattning

Vad är en 2-minutersregel?

2-minutersregeln är en metod för effektiv tidsanvändning, som beskrevs i boken av David Allen med titeln: Getting Things Done. Det är en av komponenterna i hans metodik, men tillräckligt enkel för att kunna sättas i praktik utan tidigare förberedelse. Enkelheten ligger bakom fenomenet med denna metod.

Kanske kommer metoden initialt att verka för enkel. Faktum är att, trots utseendet, kan små uppgifter, inte stora projekt, distrahera och göra det omöjligt att fokusera. Införandet av denna regel kan hjälpa dig att öva på att göra saker omedelbart. Tack vare detta kommer uppgifterna inte att ackumuleras på listan och skapa högar av otroliga storlekar.

En enkel uppgift som görs omedelbart använder inte mycket av vår energi, men den kan öka nivån av tillfredsställelse som varje avslutad och avbockad uppgift ger. Dessutom frigör den våra tankar från tankar och tillåter oss att fokusera på viktiga projekt.

Om du börjar lägga undan dessa små, enkla uppgifter och skjuta upp dem kan du nå den punkt där det finns för många av dem att göra, och du kan till och med börja känna en oro innan du ens försöker göra dem. Lösningen på detta problem är enkel. Gör alla enkla, små uppgifter direkt.

Det är värt att komma ihåg att författaren själv betonar flexibiliteten i denna metod. 2 minuter betyder inte nödvändigtvis att du måste mäta uppgifter med tidtagarur i handen. De 2 minuter som behövs för en uppgift är för att påminna dig om att många enkla uppgifter kan ta upp endast några minuter. Det spelar ingen roll om det är 2 eller 5 minuter.

Små projekt delas upp i små steg

2-minutersregeln kan användas på många sätt. Det finns mycket om utnyttjandet av regeln för att utföra korta och enkla uppgifter som att skriva e-post och ringa telefonsamtal, men regeln kan också tillämpas på mer ambitiösa projekt. Hur? Varje stort uppdrag kan delas upp i mindre steg. Tack vare detta förändras det krävande, skrämmande projektet till en lista med specifika, konkreta och enkla uppgifter att göra. En sådan modifiering kan hjälpa dig att påbörja projektet utan känslan av att vara överväldigad.

2-minutersregeln i praktiken

Oavsett om du spenderar din dag på kontoret eller hemma, är din dag en lista med uppgifter att göra. Nedan presenterar vi flera exempel på aktiviteter som 2-minutersregeln kan tillämpas på. Dessa är bara exempel, men de kan hjälpa till att identifiera dina vardagliga uppgifter.

Vissa uppgifter skjuts upp av olika skäl. Dessa aktiviteter kan inte undvikas på lång sikt. Förr eller senare måste någon göra dem. Det är bättre att göra dem på en gång. En av dessa uppgifter är att diska. Och det är bättre att diska omedelbart efter måltiden. Detsamma gäller att ta ut soporna, gå med hunden eller göra andra enkla hushållssysslor. 2-minutersregeln hjälper dig att spara tid och frigöra den energi som behövs för viktigare uppdrag.

2-minutersregeln för kommunikation

När du under ditt arbete får ett e-postmeddelande, tenderar du att öppna och läsa det omedelbart. Sedan är det allt du gör eftersom du påminner dig själv om den viktiga, aktuella uppgiften, och du bestämmer dig för att svara senare. Det finns ingen bättre tid än nu, så om du känner till innehållet i ett e-postmeddelande och du har spenderat din tid på att läsa det – svara omedelbart. Vänta inte, särskilt om meddelandet är enkelt och inte kräver någon större ansträngning.

Tack vare detta kommer du att vara säker på att du inte glömmer bort det. En liknande situation gäller telefonsamtal och meddelanden att vidarebefordra till dina kollegor. Införandet av denna regel är en utmärkt lösning för personer som inte gillar att prata i telefon. Att skjuta upp och prokrastinera hjälper aldrig. Det är bättre att göra saker direkt.

Fördelarna med 2-minutersregeln

Många tekniker har samma mål – bättre tidsförvaltning. Den största fördelen med 2-minutersregeln är att det inte finns något system involverat. Du behöver inte förbereda dig, du behöver inte ha något system eller applikation. Regeln är enkel – agera omedelbart.

En 2-minutersuppgift är inte ett problem, men hela listan med små uppgifter skapar en känsla av tyngd som är svår att bekämpa. Dessutom blir listorna längre och längre under dagen med alla nya uppdrag, aktiviteter och plikter. Detta suger upp energin och förhindrar fokus.

Användningen av 2-minutersregeln minskar stressnivåerna men ökar tillfredsställelsen. Genomförandet av även den enklaste uppgiften ger dig en känsla av handlingskraft och ger den energi som behövs för att genomföra en annan uppgift.

2-minutersregeln och vanor

Att använda metoden hjälper dig inte bara att skapa en vana av att utföra aktiviteten omedelbart, utan det kan också vara en bra metod för att införa nya, effektiva vanor. Det finns stunder när vi vill göra något för oss själva: börja en ny språkkurs, införa en läsrutin eller börja träna, men det verkar som om vi inte har tillräckligt med tid för detta.

2 minuter avsatta per dag låter inte dåligt, eller hur? Kanske är det ett bra steg för att påbörja en ny resa och bygga en ny vana. Det kan visa sig att du med tiden kommer att förlänga tiden för din nya praktik, men 2-minutersregeln är här för att hjälpa dig att komma igång i början och övervinna prokrastinering.

Tidsblock

En kort uppgift som tar endast 2 minuter är vanligtvis lätt att göra. De kan ta upp mycket av din tid om det finns många av dem. Vad händer om det finns ett stort, viktigt projekt som måste avslutas i tid och kräver din särskilda uppmärksamhet? Inte alla dina aktiviteter kan delas upp i små bitar eller steg.

Vissa plikter kräver djup fokus och koncentration. Om du arbetar med ett sådant projekt, försök att blockera din tid. Tidsblockering gör att du kan koncentrera dig på en uppgift under hela den angivna tiden. Sluta inte arbeta förrän jobbet är klart. Återkommande pauser i processen sänker förmågan att koncentrera sig och gör ditt arbete mindre effektivt.

Sammanfattning

2-minutersregeln är användbar när du arbetar med aktiviteter som kräver mycket koncentration och fokus. Istället för att försöka göra allt på en gång, uppmuntrar regeln människor att dela upp det i mindre bitar, vilket kan hjälpa dem att få mer gjort på kortare tid. Denna regel kan tillämpas på vilken uppgift eller aktivitet som helst som du behöver göra.

Till exempel, om du har många e-postmeddelanden att skriva, skulle det vara bättre om du börjar med e-post som kräver mindre tid och ansträngning. På så sätt kommer du inte att bli trött och sluta prokrastinera på de svårare uppgifterna senare. 2-minutersregeln är en produktivitetsknep som kan användas för att säkerställa att du inte slösar tid på uppgifter som du inte behöver göra. Det är ett verktyg för självkontroll.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.