Varför är det viktigt att skapa arbetsflöden?

Varje organisation – oavsett om det är ett mindre företag, ett medelstort företag eller en multinationell koncern – strävar ständigt efter att uppnå största möjliga effektivitet. Detta blir särskilt viktigt i den nuvarande digitala eran när konkurrensen är hård. Av den anledningen söker entreprenörer sätt att effektivisera företagets dagliga verksamhet – en av dessa är att skapa arbetsflöden. Varför är det så viktigt för organisationer att utforma hur arbetet rör sig från en person till en annan på ett heltäckande sätt?

Arbetsflöde – innehållsförteckning:

1. Vad är ett arbetsflöde?
2. Varför är det värt att införa arbetsflöden?
3. Hur implementerar man ett arbetsflöde?
4. Sammanfattning

Vad är ett arbetsflöde?

Under de senaste åren har arbetsflöde blivit ett slags buzzword i affärsvärlden, som man ofta hör talas om (t.ex. vid anställningsintervjuer), men som man inte nödvändigtvis ser implementerat i praktiken. Affärsarbetsflöden är repetitiva procedurer som består av en serie uppgifter som måste utföras rutinmässigt i en specifik och konsekvent sekvens. De kan utformas för att fungera för både enskilda personer och en grupp av beroende individer.

Rätt utformade tillåter de att utföra cykliska och repetitiva uppgifter. En sådan procedur översätts till mer effektivt arbete för hela teamet, och därmed bättre produktivitet och effektivitet för hela företaget, samt en lägre risk för att göra misstag. Arbetsflöden stödjer också samarbetet mellan avdelningar, vilket påskyndar processen för att slutföra individuella aktiviteter. Vad som är viktigt är att användningen av automatiserade lösningar ger större kontroll över den aktuella statusen för uppgifterna.

Varför är det värt att införa arbetsflöden?

Rätt strukturerade arbetsflöden säkerställer att viktiga processer görs på rätt sätt varje gång. De gör det möjligt att uppnå ett antal fördelar som är viktiga ur ett affärsperspektiv, såsom:

• snabbare utförande av uppgifter tack vare att standarder fastställs som ska följas under arbetets gång,
• mer effektivt uppnående av uppsatta mål tack vare implementeringen av målstyrningsmetoden och mer effektivt utförande av uppgifter,
• bättre kommunikation i teamet på grund av att specifika roller tilldelas varje person (bättre förståelse för rollen i teamet),
• konstant utbyte av kunskap och information mellan enskilda anställda
• större engagemang i arbetet på grund av ökat ansvar,
• bättre uppgiftsutförande tack vare valet av de bästa personerna för specifika aktiviteter, vilket i sin tur garanterar större tillfredsställelse hos slutkunden,
• mindre risk för att göra misstag genom användning av uppgiftsautomatisering,
• effektivisering av pågående processer och fokus på viktiga aktiviteter genom att upptäcka och eliminera redundans (onödiga aktiviteter),
• kontinuerligt arbete för att förbättra produkten genom att säkerställa att varje efterföljande arbetsflöde utförs bättre.

Vad mer är, att implementera ett arbetsflöde ger anställda större insikt i individuella affärsprocesser, vilket gör att de kan se hela bilden och säkerställa att de uppgifter som utförs gör att de kan uppnå de förväntade målen. Det eliminerar också problemet med transparens när det gäller aktiviteter som utförs av enskilda avdelningar. Noggrant dokumentera och dela all nödvändig information på en gemensam plattform är det enklaste sättet att göra arbetet mer effektivt och minimera risken för misstag.

Hur implementerar man ett arbetsflöde?

För att implementera ett arbetsflöde i din organisation kan du använda lösningar som Firmbee för att bättre hantera dina projekt.

En välplanerad arbetsflöde kan ta formen av en kanban med noggrant utvalda projektavsnitt, uppgifter och uppgiftsstatusar.

Källa: kanban-tavla från ett gratis projektledningsverktyg: www.firmbee.com

Se dock till att det alternativ du väljer är anpassat till behoven hos ditt företag och dina anställda. Att välja rätt verktyg för automatisering av arbetsflöden kan vara utmanande i början, men att göra ett bra val kommer att ge dig en rad fördelar på lång sikt.

Sammanfattning

Att automatisera processen för att utföra vissa uppgifter kommer att låta dig se betydande förändringar i arbetet hos anställda och hela avdelningar. På lång sikt kommer det i sin tur att översättas till att uppnå högre effektivitet, vilket i sin tur kommer att leda till ökade möjligheter för företaget att växa, implementera nya lösningar och bygga sin innovation. Så om du vill se betydande förändringar i de viktigaste affärsprocesserna i ditt företag, överväg att skapa arbetsflöden för dina anställda.

Läs också: Vad är asynkron kommunikation?

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva bi-gemenskap på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.