Vad är arbetsanalys? 7 bästa tekniker för att genomföra en arbetsanalys inom HRM

Vad är arbetsanalys? Har du någonsin hört termen, vet du vad du behöver göra för att analysera en anställds position? Om du inte vet vad arbetsanalys är – är det en bra tid att hänga med – läs artikeln och ta reda på mer om definitionen av arbetsanalys och de mest kända teknikerna som används för arbetsbedömning.

Vad är arbetsanalys? – innehållsförteckning:

1. Vad är arbetsanalys?
2. Analys av arbetsposition
3. Tekniker för arbetsanalys
4. Färdighetsanalys
5. Analys av kompetenser
6. Sammanfattning

Vad är arbetsanalys?

Arbetsanalys är en bedömningsprocess som omfattar rollen och kompetenserna som behövs för ett specifikt jobb. Det är en av de viktigaste metoderna för personalhantering i alla organisationer. Syftet med analysen har flera aspekter och mål: beskrivning av arbetspositionen, planering av karriärutvecklingsvägar, arbetsplatsorganisation, urval och rekrytering, utvärdering av arbetspositioner och förberedelse av lönestruktur i företaget.

Arbetsanalys innebär systematisk insamling av information relaterad till den aktuella arbetspositionen, med fokus på fördelarna som kommer av att ha en sådan position i företaget. Dessutom koncentrerar sig arbetsanalys på nödvändiga färdigheter och kunskaper som personen som arbetar på denna arbetsposition behöver.

Analys av arbetsposition

Analysen av arbetspositionen bör ge information i relation till detaljerade frågor som:

• Vad är arbetspositionen till för?
• Vad är omfattningen av arbetsuppgifterna?
• Vad är den anställde ansvarig för?
• Vad är nivån av effektivitet för pågående aktiviteter?
• Vad är strukturen för rapporteringslinjer?
• Vilka är de motivationsfaktorer?
• Vad är de arbetsvillkor, arbetsplatsutrustning och ergonomi?

Analys av arbetsposition är en praxis som syftar till att samla specifik information. Det allra första steget i analysen kräver att man använder företagets dokumentation för att ta reda på mer om verksamheten, dess mål, procedurer och organisationsstruktur.

I nästa steg granskas arbetspositionen, arbetsuppgifterna, pågående aktiviteter och det allmänna syftet med positionen. I detta skede är det hjälpsamt att ha en konversation med chefen för avdelningen eller sektionen och de anställda. Det är fördelaktigt att be de anställda att föra en journal över pågående aktiviteter under en vecka eller två. Observation av arbetsplatsen är också användbar, liksom att skugga arbetet under dagen.

Tekniker för arbetsanalys

Det finns många tekniker för arbetsanalys som hjälper till att samla in data snabbt och effektivt.

• Konversation – hålls vanligtvis med anställda. All insamlad data måste verifieras med chefen eller teamledaren. De viktigaste frågorna är: nivån av självständighet, typiska problem, svårighetsgrad, nödvändig kvalifikation, nödvändiga färdigheter. Fördelar: flexibilitet, enkelhet. Nackdelar: tidskrävande, arbetskrävande analys av information.

• Enkäter – fylls i av de anställda, verifieras av chefen eller teamledaren. Här är formuleringen av enkäten avgörande, den måste innehålla enkla, tydliga, förståeliga frågor. Fördelar: användbar för analys av många arbetspositioner, sparar mycket tid. Nackdelar: förberedelse av enkäten är tidskrävande, noggrannheten i resultaten beror på enkätens kvalitet och respondenternas tolkning.

• Checklista – i denna metod används en specifik typ av enkät. Enkäten är starkt strukturerad och innehåller endast sådana frågor som kräver att respondenten markerar antingen “ja” eller “nej”. Respondenterna kan endast kontrollera eller betygsätta egenskapen hos jobbet. Checklistan kan baseras på en lång lista av frågor-uppgifter som de anställda måste markera endast de som är relaterade till deras jobb. Fördelar: enkelhet, bra för många olika arbetspositioner. Nackdelar: förberedelse av checklistan är tidskrävande, inte lämplig för små grupper av deltagare.

• Observation – kräver konstant närvaro under arbetet, när fullständig information om jobbet samlas in: uppgiftens varaktighet, metoder, procedurer – allt detta kan övervakas under observationen. Fördelar: användbar för nyckelpositioner, objektivitet. Nackdelar: mycket tidskrävande, inte lämplig för alla positioner som involverar mentala aktiviteter som inte är observerbara.

• Självbeskrivning – skriftlig beskrivning av arbetspositionen och alla uppgifter som görs av den anställde. Fördelar: ingen förberedelsestadie, omfattande jämförelsematerial. Nackdelar: svårigheter under skrivandet av beskrivningen, subjektivitet, behov av att ge utbildning eller riktlinjer innan uppgiften.

• Dagböcker och rapporter – hålls dagligen, beskriver en typisk dag, timme för timme. Sådana dagböcker kan förberedas efter varje arbetsdag. Dagböcker är särskilt användbara för ledande positioner. Fördelar: ingen förberedelsestadie, omfattande jämförelsematerial. Nackdelar: svårigheter under skrivandet av beskrivningen, subjektivitet, behov av att ge utbildning eller riktlinjer innan uppgiften.

• Hierarkisk analys av uppgifter – delar upp arbetsuppgifter i hierarkiska uppsättningar av uppgifter och deluppgifter. Denna metod visar alla uppgifter på ett klart och transparent sätt, beskriver standarder för verksamhet och arbetsvillkor. Den används vanligtvis för blåkragepositioner. Fördelar: detaljerad analys av mål med en tydlig väg för att uppnå dem. Nackdelar: tidskrävande, kräver hög kompetens hos analytikern.

Färdighetsanalys

Det nästa steget i arbetsanalys är undersökningen av färdigheter som behövs för en given arbetsposition. Huvudsyftet med en sådan undersökning är information om de färdigheter som behövs för att uppnå en viss nivå av effektivitet. Positionen analyseras främst med avseende på de färdigheter och förmågor som krävs för positionen. Färdighetsanalys används främst för kontors- och manuellt arbete med hjälp av tekniker som:

• Arbetsfördelning – positionsanalys som görs genom att dela upp alla uppgifter, processer och plikter.
• Analys av manuella färdigheter – observation av erfarna arbetare under deras arbete, detaljerad beskrivning av rörelser och kroppsställningar.
• Uppgiftsanalys – syftet med analysen är att hitta möjliga svårigheter och utarbeta relaterade utbildningstekniker.
• Felanalys – analys av typiska fel som uppstår i relation till en given position, särskilt sådana som resulterar i ekonomiska konsekvenser.
• Analys av inlärningsförmågor – bedömning av inlärningsförmågor som hjälper till att ge tillfredsställande resultat.

Analys av kompetenser

Analys av kompetenser är relaterad till de beteendemässiga och funktionella förmågorna hos den anställde. Analysen tenderar att fokusera på kompetenser som är nödvändiga för en given arbetsposition. Det finns flera tekniker som används för analys av kompetenser:

• Råd från en expert – en mycket bred och inte särskilt effektiv teknik som involverar att söka råd från en erfaren individ, som ombeds att göra en lista över kompetenser.
• Strukturerad konversation – konversationen som hålls med många anställda baseras på en lista över kompetenser och möjliggör en detaljerad bedömning av positiva och negativa beteendeindikatorer som påverkar arbets effektivitet.
• Workshop – workshops leds av individer som har professionell kunskap och arbetslivserfarenhet. Nyckelkompetenser i organisationen bedöms med denna teknik.
• Funktionell analys – är en beskrivning av det huvudsakliga målet för positionen med definitionen av dess strategiska funktion.
• Kritisk händelseanalys – analys av kompetenser baserat på verkliga, förekommande kritiska händelser.

Arbetsanalys – sammanfattning

Effektiv personalhantering i organisationen kräver regelbunden genomförande av arbetsanalys. Resultaten av analysen är utgångspunkten för genomförandet av många mål. Analyser möjliggör förberedelse av arbetspositionsbeskrivningar, utvärdering av arbetspositioner och fastställande av lönestruktur i företaget. Arbetsanalys är ovärderlig som ett verktyg för motivation, bedömning och belöning av anställda. De erhållna resultaten kan indikera riktningen för framtida utveckling och visa möjliga sätt för effektiv användning av mänskliga resurser. Ledningsteamet kan använda sådan information för att uppnå organisationens mål.

Du har just läst om arbetsanalys. Kolla in 5 mest populära typer av crowdfunding

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av bin på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube.