Hur man använder bokföringsprogram för att automatisera fakturering och ta emot betalningar?

Fakturor är de vanligaste dokumenten som bekräftar leveransen av varor eller utförandet av tjänster av företag. Försäljnings- och ekonomi/redovisningsavdelningar hanterar vanligtvis utfärdandet av sådana dokument. En modern lösning som stöder utfärdandet av fakturor och övervakning av fordringar i många företag är användningen av alltmer integrerade ekonomiska och redovisningssystem, applikationer och system för fler nivåer av ERP (Enterprise Resource Planning). Är det värt att implementera ett av dessa verktyg i ditt företag? Vilka fördelar kommer det att ge?

Redovisningsprogram för att automatisera fakturering och ta emot betalningar – innehållsförteckning:

1. Vem kan dra nytta av professionell redovisningsprogramvara?
2. Optimering av driftskostnader
3. Hur hanterar man fakturering på egen hand?
4. Ett smart sätt att reglera dina betalningar
5. Löpande tillgång till dina fakturor och din ekonomi

Vem kan dra nytta av professionell redovisningsprogramvara?

Tills nyligen var avancerad redovisningsprogramvara eller ledningssystem området för stora enheter med en stabil position på marknaden. Vad var orsaken till detta? Det var innovativa verktyg, därför översteg kostnaden för deras implementering ofta de finansiella möjligheterna för mindre enheter. Men i en tid av snabb utveckling och digitalisering blir sådana system och applikationer tillgängliga för nästan alla, inklusive frilansare.

Processen för implementering och användning av dessa system överstiger för närvarande inte de finansiella och hårdvarumässiga möjligheterna för ens mikroföretag. Med tanke på utvidgningen av mottagargruppen är programvaran tillgänglig i olika varianter. Tack vare detta är den bättre anpassad till företagets individuella behov beroende på storlek, bransch eller beskattningsmetod. När man beslutar att implementera sådana förbättringar i ett stort företag är det värt att konsultera en specialist på detta område för att föreslå den bästa lösningen. I fallet med ett litet företag eller egenföretagande kan du enkelt hitta rätt programvara eller applikation för dig.

Optimering av driftskostnader

Det första och ofta det viktigaste i att driva ett företag är kostnadsoptimering. Detta gäller nästan alla, från frilansare, genom små familjeföretag, till stora internationella företag. Genom att använda redovisningssystem kan du automatisera flera repetitiva uppgifter, såsom utfärdande av återkommande fakturor. Detta kommer att spara din tid och pengar. Utfärdade fakturor kan automatiskt bokföras och samtidigt skickas i elektronisk form till en uppdragstagare. Du behöver inte skriva ut dem. Detta kommer att spara papper, toner, elektricitet, kontorsutrymme och eventuella personal kostnader, som ofta är en av de största kostnaderna för att driva ett företag. Om du anställer en revisor kommer de inte längre att slösa tid på att mata in data, utan fokusera på mer ansvarsfulla uppgifter.

Hur hanterar man fakturering på egen hand?

Om du är egenföretagare, då tack vare stödet från applikationer och redovisningsprogramvara, behöver du inte använda tjänsterna från en redovisningsbyrå. Du kommer att klara av att utfärda och bokföra fakturor, och till och med med att reglera skatter och betalningar. Detta kommer att vara en stor besparing för dig. Intuitiva verktyg kommer att hjälpa dig att hantera faktureringen utan att ta upp för mycket av din tid. När du utfärdar fakturor i speciella applikationer och system, hjälper det mycket att använda tillgängliga fakturamallar och deras automatiska generering, till exempel baserat på utgifter.

Tillgängliga fakturamallar kan enkelt anpassas till dina behov. När de väl har angetts kommer uppgifterna att användas för att generera ytterligare dokument. Naturligtvis, när det behövs, kan du enkelt ändra eller uppdatera dem när som helst. Du kan också skapa ett helt nytt dokument – individuellt och skräddarsytt för den typ av verksamhet du bedriver. Om du gör utlandsaffärer behöver du inte oroa dig för något. Du kan enkelt utfärda fakturor i olika valutor och med olika skattesatser, samt med olika förfallodatum och betalningsmetoder.

Ett smart sätt att reglera dina betalningar

Förutom fakturering gör den tillgängliga programvaran det lättare att ta emot och reglera betalningar. Tack vare dessa verktyg kan du snabbt koppla inflödet av medel till bankkontot med den aktuella fakturan. Detta gör att du inte behöver slösa tid på en tråkig sökning efter varje betalning på ett pappersutdrag. Dessutom behöver du inte manuellt markera vilken faktura som redan har betalats och vilken som inte har.

Allt detta kan göras elektroniskt genom en applikation på en smartphone, surfplatta eller dator. Sådana system låter dig inte bara spåra vilken uppdragstagare som är i skuld med betalningar, utan också generera och skicka betalnings- och ränteanmärkningar. Detta är en betydande tids- och kostnadsbesparing.

Löpande tillgång till dina fakturor och din ekonomi

Tack vare speciella redovisningsprogram och applikationer kan du ha tillgång till de fakturor du utfärdat när som helst och var som helst. Du kan enkelt kontrollera till vem och exakt för vad fakturan har utfärdats. Du kan verifiera datum, betalningsmetod och fakturabelopp. Du kan också kontrollera om den har betalats eller inte. Förutom att se de utfärdade fakturorna kan du kontinuerligt kontrollera din ekonomi. Du kan spåra dina betalningar och skulder. Sådan information hjälper dig att bedöma vilka uppdragstagare som är värda att samarbeta med och vilka som är värda att undvika.

Tack vare detta kommer du att behålla finansiell stabilitet och undvika riskfyllda företag. All denna data kommer att ge dig en konstant insyn i din nuvarande ekonomiska situation. Det kommer då att bli lättare för dig att hantera företaget, nya uppdrag eller besluta om ytterligare investeringar och inköp. Allt detta innebär att användningen av en finansiell hanteringsapplikation kommer att ge dig många fördelar.

Kontrollera vår nya gratis faktureringsapp och faktureringsprogramvara för att skapa fakturor.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva bi-gemenskap på Facebook och Twitter.