Projektplanering – 5 saker du behöver veta innan ett projekt startar

Projektplanering tar tid. Vissa projekt kräver att flera, andra alla teammedlemmar deltar i förberedelseprocessen. Så hur förbereder du dig för en sådan utmaning och hanterar projektet smidigt från början till slut? Läs vår artikel för att ta reda på det.

Projektplanering – innehållsförteckning:

1. En solid brief – en bra start
2. Teamarbete
3. Schema
4. En realistisk bedömning av situationen
5. Specifika uppgifter
6. Projektplanering – Sammanfattning

En solid brief – en bra start

Att betrakta processen att formulera en brief som ett annat byråkratiskt nonsens är ett misstag. En brief är livsnerven i varje projekt, det är en väl genomtänkt plan som fungerar som en karta som tar projektteamet och dess klient hela vägen till skatten.

Att skapa en brief kräver också involvering av personer som går samman för att ta sig an projektet. Därför är det ett perfekt tillfälle att etablera omfattande kommunikationskanaler för samarbete.

Teamarbete

Ibland visar det sig vara betydelsefullt att välja en teamledare. Om det inte är personen som genom att initiera projektet blir dess ledare, är det bäst att skapa en situation där ledaren och andra teammedlemmar etablerar en omfattande uppdelning av ansvar. Tack vare detta blir kommunikationen tydlig och dess påverkan känns snabbare.

Även om endast några exakta detaljer angående kommunikationen lämnas bakom, kommer det att finnas de som inte vet vad de ska göra. De kan försöka oavsiktligt omdesigna masterplanen genom att genomföra kaotiska förändringar eller orsaka förseningar.

Schema

En brief är en sak. Ett schema är lika betydelsefullt. Återigen, ordna arbetets ordning noggrant:

• efter att ha tilldelat ansvar, sätt individuella deadlines för varje teammedlem,
• sätt (realistiska och flexibla) datum för genomförandet av specifika projektfaser,
• etablera en sekvens för plan B – ifall det visar sig att en given teammedlem inte kommer att “gå vidare” utan föregående åtgärder utförda av en annan teammedlem.

En realistisk bedömning av situationen

Analys bör också förbli en nyckelprioritet. Du kan inte ge dig in i ett tidskrävande projekt med förhoppningen att avsluta det snabbare än förväntat. Tvärtom, det är bättre att anta att du kommer att kunna slutföra ett givet aktivitetsområde senare än enligt agendan.

Genom detaljerad analys kan du upptäcka att du måste släppa vissa mål, modifiera andra och till och med lägga till några i briefen och tidslinjen.

Specifika uppgifter

Idealiskt sett bör du delega ansvar bland teammedlemmarna på ett sätt så att varje person vet vad de ska göra eller hur de ska ta sig an en given uppgift. Dessutom kan en mycket oönskad situation inträffa när teammedlemmar hanterar inte sina uppgifter och orsakar oavsiktligt kaos i projektets arbetsflöde.

Projektplanering – Sammanfattning

Genomförandet av projekt är alltid en seriös uppgift. Många variabler avgör dess framgång. Men arbetet kan underlättas avsevärt om du lyckas genomföra effektiva och väl genomtänkta åtgärder även innan projektet startar.

Läs: Projektförväntningar och hur man uppfyller dem.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook och Twitter.