Projektövervakning. Vilka parametrar ska man hålla koll på? | #34 Komma igång med projektledning

Projektdata är ett kraftfullt verktyg som projektledare behöver lära sig att hantera. Att samla in det är bara början. Projektets framgång ligger också i att övervaka de relevanta resultaten och observera relationerna mellan dem. Hur ska man då avgöra vilka parametrar som är värda att observera? Läs vidare för att ta reda på det!

Projektövervakning – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Budget – övervakning av resurser
3. Schemaläggning – hålla deadlines
4. Prestandanivå – kvalitetskontroll
5. Kontroll – parameterintervall
6. Sammanfattning

Introduktion

Oavsett vilken ledningsmetod som tillämpas i ett projekt, är en av projektledarens primära uppgifter under hela projektet att övervaka dess framsteg. Utan tydligt definierade parametrar och utvärderingskriterier kan man inte avgöra om projektet rör sig mot rätt mål i rätt takt. Vilka parametrar ska observeras för att upptäcka potentiella problem så tidigt som möjligt och för att dra nytta av de möjligheter som uppstår?

Budget – övervakning av resurser

I nästan alla projekt är budgeten den mest väsentliga observerade parametern. Därför bör projektledaren övervaka alla aspekter av uppgiftsfinansiering, bland annat:

• arbetskostnader,
• material,
• programvara,
• inköp eller användning av verktyg och utrustning,
• expertkonsultation,
• resor och deltagande i branschevenemang.

För att övervaka utgifter är det enklast att använda programvara, till exempel Firmbee. Då är alla avvikelser från den uppsatta budgeten omedelbart synliga. Det är dock inte värt att lägga för mycket vikt vid en engångsöverskridning. Det är bättre att anta en felmarginal för mål eller milstolpar. Då kan man kompensera de högre kostnaderna för en uppgift med besparingar inom ett annat område.

Agila projektledningsmetoder fungerar särskilt bra i flexibel budgethantering. Enligt rapporten Pulse of Profession 2021 med titeln “Beyond Agility” håller de så många som 64 % av projekten inom den antagna finansieringsramen.

Schemaläggning – hålla deadlines

Det andra nyckelområdet är att se om projektet håller sig till den fastställda tidsramen. Här visar programvaran sig också vara användbar eftersom man kan kontrollera inte bara teamets framsteg i realtid utan också generera rapporter. Det är också värt att använda beprövade tidsplaneringstekniker.

Framför allt, kom ihåg att övervaka relationen och ömsesidigheten mellan uppgifter. Om samordning är viktigt, måste du säkerställa att deadline hålls och att uppgifterna upprätthåller rätt ordning.

Prestandanivå – kvalitetskontroll

Att kontrollera kvaliteten på uppgifterna är något svårare att övervaka än budgeten och schemat för deras genomförande. Detta beror på att det är svårt här, inte bara för standardisering utan också för entydiga utvärderingskriterier.

När man planerar att övervaka nivån av uppgiftsutförande är det värt att särskilja mellan två parametrar som används i Scrum metodologin:

• Definition av klart, och
• Acceptanskriterier

Definitionen av klart avser kvaliteten på en uppgifts utförande, det vill säga om alla tekniska krav som ställts på den har uppfyllts. Acceptanskriterier, å sin sida, är en lista över förväntningar som ställts på den av intressenter.

Skillnaden mellan att uppfylla definitionen av klart och att uppfylla acceptanskriterierna kan illustreras med exemplet av ett hus under konstruktion. Det uppfyller definitionen av klart när väggarna har murats tillräckligt jämnt och investeringen har accepterats av byggledaren. Men huset kanske inte uppfyller byggarens förväntningar, som förväntade sig att väggarna skulle vara perfekt jämna och färgen skulle vara som i broschyren.

Kontroll – parameterintervall

Precis lika viktigt som att övervaka specifika parametrar är att bestämma deras intervall, med andra ord, att besvara frågan, “Hur mycket avvikelse från normen bör orsaka oro?”

På grund av skillnaderna i kraven från organisationer och intressenter, samt de individuella behoven hos varje projekt, är det svårt att tala om avvikelse rekommendationer. Men oavsett om det är 10 eller 25 procent, är det en bra idé att under projektplaneringen sätta specifika värden med intressenter som bara kommer att leda till ytterligare möten och hektiska, spontana åtgärder.

Sammanfattning

Övervakning av ett projekt hjälper till att säkerställa att det är på rätt väg för att nå sina mål. Vi diskuterade de nyckelområden som nämns ovan: budget, schema, prestanda och parameterintervall.

Det finns inget enkelt recept för en uppsättning parametrar som optimalt kommer att beskriva varje projekt. Men i de flesta projekt kommer effektiv extraktion av dessa grundläggande aspekter att möjliggöra att uppgifter slutförs i tid, inom budget och på den erforderliga nivån.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.