Hur man sätter upp ett projektteam? | #29 Komma igång med projektledning

Enligt PMBOK är ett projektteam “en uppsättning individer som utför arbetet i projektet för att uppnå dess mål.” Ändå tror vi att en sådan definition utelämnar minst en viktig aspekt av att uppnå projektmålet: samarbete. Och detta är vad vi vill fokusera på idag när vi svarar på frågan om hur man sätter upp ett projektteam.

Hur sätter man upp ett projektteam? – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Kompetenser och ansvar för teammedlemmar
3. Personligheter i teamet
4. Roller i teamet
5. Sammanfattning

Introduktion

När en projektledare börjar sätta upp ett projektteam har han eller hon redan genomfört projektets initieringsfas, och en del av planeringsfasen. Uppgiften är enklare om projektet involverar personer inom organisationen. Men ofta kräver projekt att man anställer nya specialister, externa konsulter eller frilansare.

Om projektet äger rum i en stor organisation räcker det för projektledaren att noggrant fastställa omfattningen av kompetens och ansvar för de nödvändiga specialisterna. HR-personal kommer då att hantera rekryteringen av lämpliga kandidater.

Men om det är i ett mindre företag eller en startup, måste projektledaren hantera urvalet av lämpliga kandidater. Denna uppgift kallas också “att skaffa projektteam” och fokuserar på två områden:

• kompetens och yrkeserfarenhet, och
• individuella personlighetsdrag hos framtida kollegor.

Det är de som kommer att göra en grupp specialister till ett team. Det vill säga, att de kommer att arbeta tillsammans effektivt genom hela projektet.

Kompetenser och ansvar för teammedlemmar

Att definiera ansvaret för varje teammedlem är mycket avgörande i början av samarbetet. Detta beror på att det ofta händer att kollegors kompetenser överlappar. Projektledaren måste därför fastställa vem som är ansvarig för genomförandet av en viss uppgift. Å andra sidan bör personer som arbetar tillsammans inom ett visst område av projektet känna att de delar ansvaret för dess framgång (delat ägande).

Ytterligare svårigheter som projektledaren står inför indikeras av frågorna:

• Hur identifierar du vilka specialister som passar för att utföra uppgifterna?
• Vilka verktyg kommer de att behöva? Och vad följer –
• Hur bestämmer man budgeten som behövs för att komplettera teamet?

Här kan vi bara uppmärksamma frågorna. Svaret kommer att skilja sig åt i varje projekt.

Personligheter i teamet

I ett projektteam måste varje medlem ha rätt färdigheter och erfarenhet. Men lika viktiga är de personlighetsdrag som kommer att göra teamet starkt och sammanhållet. När det gäller gemensamma drag, måste projektteamet bestå av personer som är:

• flexibla och anpassningsbara till förändrade förhållanden
• öppna för nya utmaningar
• samverkande
• villiga att ta ansvar för de uppgifter som tilldelas dem, och
• visste hur man hanterar stress.

Ändå är mångfalden av personligheter och arbetsstilar lika viktig. Detta kommer att möjliggöra att man utnyttjar deras styrkor mycket bättre. Alla team kommer att dra nytta av att ha individer som är:

1. Målinriktade – fokuserar på att uppnå de bästa möjliga resultaten och är handlingsinriktade
2. Kreativa – produktiva med idéer, visar en hög nivå av innovation och förmåga att hitta nya lösningar
3. Personcentrerade – för vilka andra människor, relationer och ömsesidig förståelse är viktigast

Roller i teamet

Informella teamroller uppstår spontant. Det är dock värt att notera deras existens och dynamik under projektets genomförande. Stora roller i ett projektteam inkluderar:

• Ledare – lägger särskild vikt vid teamets effektivitet,
• Mäklare – löser konflikter och hjälper teamet att fungera mer effektivt
• Joker – den som får andra att skratta och förbättrar teamets humör,
• Påminnare – kommer alltid ihåg viktiga deadlines och uppgifter,
• Koordinator – hjälper teamet att fungera mer effektivt genom att kombinera arbetsmomenten för de enskilda medlemmarna,
• Mentor – ofta en senior teammedlem som är villig att dela erfarenhet och kunskap med andra.

Informella roller hjälper teamet att fungera effektivt och ger bättre resultat. Men man får inte betrakta dem som en ersättning för formella ansvar.

Sammanfattning

Valet av projektteam kan avgöra framgång eller misslyckande för hela projektet. Det är därför så viktigt att teamet bör bestå av personer med olika färdigheter och personligheter, olika erfarenheter och arbetsstilar. Om projektledaren korrekt väljer kollegor, kommer de naturligt att personifiera de informella rollerna för att bilda ett sammanhållet team, vilket ökar chanserna för framgång och vidare fruktbart samarbete.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.