Hur man hanterar ekonomisk planering i din NGO?

För både företag och ideella organisationer är de finansiella resurser de har avgörande för den dagliga verksamheten och tillväxten. Företag, när de fattar varje affärsbeslut, undrar om de kommer att lyckas hålla sig inom budgeten, vilket vanligtvis är ansvaret för en hel avdelning som fokuserar på att planera utgifter. Situationen bör vara liknande för ideella organisationer, som tyvärr ofta saknar tillräcklig kunskap om finansiell planering. Hur hanterar man finansiell planering i din ideella organisation? Läs vår artikel och lär dig mer.

Finansiell planering i ideella organisationer – innehållsförteckning:

1. Finansiell planering – vad inkluderar det?
2. Vad är syftet med finansiell planering i en ideell organisation?
3. Betydelsen av teknik
4. Sammanfattning

Finansiell planering – vad inkluderar det?

Varje organisation strävar efter att säkerställa sin likviditet, vilket innebär att ha sådana resurser som gör att de kan upprätthålla kontinuitet i verksamheten och därmed uppnå de mål som satts upp i förväg. För att få detta gjort är det nödvändigt att planera, organisera, kontrollera och övervaka finansiella resurser. I fallet med ideella organisationer blir det mer komplicerat – särskilt när många enheter antar att de bör fokusera på att agera till förmån för samhället, snarare än att utöva kontroll över sina intäkter och utgifter.

Det bör dock beaktas att utan korrekt organiserade finanser, som är nödvändiga både för driftsverksamhet (t.ex. bokföringskostnader, kontorsunderhåll, material osv.) och projektverksamhet, kommer det inte att vara möjligt att uppnå de mål som satts upp i förväg. Det finns trots allt ingen organisation vars driftskostnader är noll.

Vad är syftet med finansiell planering i en ideell organisation?

Finansiell planering gör att vi kan fastställa vilka utgifter som är nödvändiga för ideella organisationen för att uppnå specifika mål, och vilka medel som måste erhållas för att balansera budgeten. Vi bör säkerställa att den specificerar de planerade intäkterna och utgifterna, fördelningen av medel och de valda finansieringskällorna (lokala myndighetsbidrag, privata donationer, EU-fonder osv.).

Således är planen ett grundläggande sätt att säkerställa upprätthållandet av finansiell likviditet, särskilt när det finns en risk att vissa av de medel som erhållits från bidrag kommer att flöda senare än initialt förväntat. En plan (t.ex. halvårs- eller årsplan, eller som en del av ett enskilt projekt som organiseras under hela året) är avgörande för att bygga stabilitet – även om den måste modifieras på grund av en förändring i den interna eller externa situationen. Dess skapande kommer att göra det möjligt för oss att fastställa, bland annat:

• om vi behöver leta efter en ny finansieringskälla för att täcka våra utgifter,
• om vi har fått det antagna beloppet från en viss enhet,
• om vi bör tänka på att minska utgifterna för den löpande verksamheten.

Betydelsen av teknik

För att ta hand om bättre finansiell planering är det värt att satsa på program som stöder denna process – särskilt om de är tillgängliga gratis för ideella organisationer. Genom att använda Firmbee är det möjligt att ha konstant kontroll över budgeten för ett givet projekt, vilket är ett väsentligt element i finansiell förvaltning i ideella organisationer. Tack vare Firmbee kan du:

• organisera finansiella data,
• lagra finansiella data på ett ställe,
• tilldela intäkter och utgifter till lämpliga projekt,
• ge tillgång till nödvändig finansiell information.

Diverse funktioner för finansiell förvaltning i Firmbee kommer att underlätta för dig att kontrollera om dina utgifter överstiger de medel som erhållits från givare, bidrag och andra former av stöd för ideella organisationer. Dessutom, med möjligheten att dela finansiella resultat med externa enheter, kommer programmet att säkerställa fullständig transparens och inspirera till större förtroende bland sponsorer. Denna typ av finansiellt system kommer också att hjälpa dig att skapa finansiella rapporter och presentera dina totala utgifter för myndigheter i enlighet med lagstiftningen.

En annan metod för att korrekt planera finanserna för en ideell organisation är att anställa en erfaren person vars enda ansvar kommer att vara att utöva full kontroll över budgeten. Då kan du vara säker på att inga finansiella problem kommer att uppstå som blir svåra att hantera.

Sammanfattning

“Om du misslyckas med att planera, planerar du att misslyckas.” – dessa ord gäller briljant för alla företag, oavsett om de är vinstdrivande eller ideella, men i fallet med en ideell organisation får de en ännu större betydelse. Detta beror på att ideella organisationer bedriver omfattande insamlingsaktiviteter med ett aldrig känd resultat, samtidigt som de försöker hitta sätt att hålla utgifterna för den dagliga verksamheten och strategiska projekt så begränsade som möjligt. Att skapa en korrekt finansiell plan kommer att undvika problem i framtiden genom att kontrollera genomförandet och ständigt svara på den föränderliga interna eller externa situationen.

Läs också: Effektiva sätt att driva en ideell organisation.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.