Effektiva sätt att driva en NGO

Att etablera en NGO är bara det första steget på den långa vägen mot dess framgång. Att driva den kräver att man lägger ner arbete inom olika områden av verksamheten – från korrekt hantering av teammedlemmar och organisering av projekt som gynnar samhället till att samla in de medel som behövs för den dagliga driften. Här är en översikt över vad som krävs för att effektivt driva en NGO.

Effektiva sätt att driva en NGO – innehållsförteckning:

1. Korrekt definierat syfte med verksamheten
2. En detaljerad handlingsplan
3. Att ständigt ha marknadsföring i åtanke
4. Att ta hand om det permanenta teamet
5. Stöd i det dagliga arbetet – informationssystem
6. Effektiva sätt att driva en NGO – sammanfattning

Korrekt definierat syfte med verksamheten

Du vet säkert vad din verksamhet omfattar och för vem din NGO arbetar – dessa två element kommer att göra det lättare för dig att definiera ditt huvudmål. Kom dock ihåg att göra det uppnåeligt (så kallat skapat enligt SMART-konceptet: Specifikt, Mätbart, Uppnåeligt, Relevant, Tidsbundet). Endast på detta sätt kan du effektivt driva en NGO och bli nöjd med resultaten av ditt arbete. För att göra detta är det värt att genomföra forskning bland det lokala samhället, genom vilken du kommer att fastställa dess praktiska behov, som om de tillgodoses skulle du vilja uppnå genom ditt arbete. Det är mycket lättare att göra en förändring genom att först ta en liten åtgärd och först senare vidta andra, mer storskaliga åtgärder.

En detaljerad handlingsplan

Utan en korrekt utvecklad handlingsstrategi kommer du inte att kunna uppnå de mål du har satt – både för dig själv personligen och för NGO:n. Medvetenhet i detta avseende kommer att göra det lättare att vidta åtgärder: reklam, insamling av medel eller rekrytering. Det bästa sättet att göra detta är att fastställa operativa mål (som rör utförandet av specifika uppgifter och aktiviteter), taktiska mål (som rör driften av en del av organisationen) tillsammans med strategiska mål (långsiktiga mål, definierade i en perspektiv av mer än ett år) – som i fallet med affärsföretag.

Att ständigt ha marknadsföring i åtanke

Att effektivt driva en NGO kommer inte att vara möjligt utan att vidta en mängd marknadsföringsåtgärder för att öka medvetenheten om NGO:n bland samhället. Från en webbplats till lokal reklam, regelbundna inlägg på sociala medier, dessa element blir avgörande för att bygga organisationens varumärkesigenkänning. Dessutom hjälper de med insamling av medel, rekrytering av volontärer som vill agera eller öka medvetenheten om ett problem som din NGO tar itu med. En webbplats är också det bästa sättet att genomföra nätverkande, tack vare vilket du kan etablera värdefulla partnerskap eller få finansiering. För övrigt – tack vare dina kontakter med andra organisationer – kommer du att lära dig av andras misslyckanden samt dra nytta av andras framgångar.

Att ta hand om det permanenta teamet

Du kan ha en stor önskan att agera för ett specifikt allmännyttigt mål, men utan ditt stödjande team kommer du inte att lyckas. Att samla en dedikerad grupp som delar samma önskan att volontärarbeta utgör den största utmaningen och blir den avgörande faktorn för dess framgång. Men ditt arbete slutar inte där – du måste också se till att individuella teammedlemmar blir motiverade att arbeta för samhället, vilket kommer att kräva mycket ansträngning från dig. Trots allt är det lättare att bjuda in någon att arbeta med dig än att se till att de vill stanna kvar i organisationen under en lång tid.

I detta avseende, balansera ditt veckoschema för att vårda ditt privatliv, hobbyer, familj osv. På så sätt kommer du att uppnå framgång utan att riskera att din entusiasm avtar efter ett eller två år (särskilt eftersom det ofta är oerhört utmattande att sätta igång).

Stöd i det dagliga arbetet – informationssystem

Din NGOs dagliga verksamhet kommer utan tvekan att drivas av olika programvaror och IT-system som erbjuds gratis till NGOs. Bland de mest populära gratisverktygen finns Googles tjänster (Google for Non Profit Organizations, G4NP) som ersätter Microsoft Office (för effektiv kommunikation och hantering), Canva Pro (för grafisk design) eller Firmbee (för projektledning). Firmbee utrustar dig med ett antal funktioner som gör organiseringen av NGOs projekt enklare. Här är en lista över några viktiga funktioner:

• Uppgiftshantering med kanban-tavlor
• Skapa en databas och rekrytera volontärer (inklusive integration med Slack)
• Tilldela uppgifter till teammedlemmar och övervaka deras status
• Prioritera individuella uppgifter
• Övervaka den tid som spenderas på uppgifter
• Påminna folk om uppgiftens deadline
• Budgetkontroll
• Dokumentation
• Rapportgenerering
• Ge olika nivåer av behörighet (beroende på den roll som spelas i teamet)

Vad mer, med Firmbee kan du säkerställa transparens i din organisations aktiviteter genom att ge gäståtkomst till donorinformation. Du får alla dessa funktioner gratis – allt du behöver göra är att registrera dig på tillverkarens webbplats, och sedan mejla [email protected] och ange att du vill använda Firmbees kapabiliteter i din NGO.

Effektiva sätt att driva en NGO – sammanfattning

Vad är slutsatsen av ovanstående överväganden? Den viktigaste saken att komma ihåg är att på många sätt liknar hanteringen av en NGO hanteringen av ett vanligt företag – även om, naturligtvis, NGOs, till skillnad från privata företag, inte verkar för vinst. Ändå blir antagandet av goda metoder från affärsområdet grunden för att säkerställa att vår NGO kommer att utvecklas i rätt riktning. Skulle du ta detta råd och tillämpa det i din verksamhet?

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva bi-gemenskap på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.