Mest användbara projektledarfärdigheter | #26 Komma igång med projektledning

Arbetet som projektledare (PM) kräver planering och organisering, men framför allt flexibilitet och vaksamhet. Det är förmågan att se tidiga tecken på förestående förändringar och att hålla koll på många föränderliga omständigheter samtidigt som kan göra PM:s insatser framgångsrika.

De mest användbara färdigheterna för projektledare – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Universella färdigheter i projektledarens arbete
3. Specialiserade färdigheter hos projektledaren
4. Myter om projektledarens roll
5. Sammanfattning

Introduktion

Den optimala uppsättningen av projektledarens färdigheter består av universella, även kallade överförbara färdigheter, och specialiserade färdigheter. Deras proportion varierar beroende på ämnet och storleken på det projekt som genomförs. Men en sak förblir konstant. Projektledare använder en bred uppsättning färdigheter varje dag. Detta beror på att deras arbete är mycket varierat och gör att de kan möta olika utmaningar varje dag. En dag handlar det om att organisera och genomföra ett möte med intressenter, medan nästa dag handlar det om att ta fram en detaljerad budget för nästa milstolpe. Så vilka färdigheter är mest fördelaktiga?

Universella färdigheter i projektledarens arbete

För att se på de universella färdigheter som är användbara när man hanterar projekt, föreställ dig att organisera en flytt. För att göra det effektivt behöver vi visa vår förmåga att:

• planera – att packa allt i rätt ordning och att samordna datumet för att lämna en lägenhet med att flytta in i en ny plats,
• organisera – att göra arrangemang med flyttarna, transportteamet, och att korrekt märka alla lådor och kartonger med saker,
• kostnadshantering – att redan i tankestadiet om flytten se om vi kommer att ha råd med vår drömfastighet, hur mycket det kommer att kosta att flytta och inreda den nya platsen,
• samarbeta med andra – interpersonella färdigheter i fallet med att flytta kommer att vara särskilt användbara i övertygandet av vänner och familj att hjälpa till, och lätthet i kommunikationen kommer säkert att göra processen att flytta ägodelar enklare och mer njutbar.

Den ovanstående listan är den mest grundläggande basen, som projektledaren utvecklar genom att utföra dagliga uppgifter och lägga till detaljerade färdigheter till den. Till exempel, för planering – kännedom om den programvara som används för att bryta ner uppgifter och milstolpar i ett projekt som startar. Och för att samarbeta med andra – delegera uppgifter och pågående moderering av teamets arbetsflöde.

Specialiserade färdigheter hos projektledaren

I projektledarens arbete, förutom universell planering, organisering, ledning och samarbete, kommer flera specialiserade färdigheter att vara användbara. Dessa inkluderar:

• beslutsfattande,
• rapportering,
• flexibilitet, och
• att känna igen och reagera på förändringar.

Förmågan att fatta beslut och ta ansvar för dem är nära relaterad till de viktigaste ögonblicken i projektlivscykeln, såväl som till den ledarskapsposition som projektledaren har inom teamet.

Rapportering, å sin sida, är en kombination av att kommunicera effektivt, organisera uppgifter och samarbeta med andra. En erfaren PM vet hur man förbereder information avsedd för intressenter, vad som ska ingå i den, samt hur och hur ofta man ska kommunicera med dem.

Flexibilitet hjälper till att skapa en kommunikationsstil som passar projektets intressenter. Det kommer också att tillåta projektledaren att anpassa sättet att göra saker på till det team han eller hon arbetar med. Till exempel, att matcha frekvensen av möten och djupet av diskussionen av avslutade uppgifter till teamets erfarenhetsnivå. Men den färdighet som kan avgöra projektledarens framgång eller misslyckande är flexibilitet i utförandet av uppgifter – inklusive repetitiva sådana. Det innebär att ta hänsyn till aktuella omständigheter och kunna gå bortom det schematiska för att uppnå de förväntade resultaten.

Denna färdighet är nära relaterad till den sista – den svåra att träna känsligheten för förändringar i omgivningen. Att reagera på förändringar gäller nästan alla områden av ett projekt. Ett exempel är att justera budgeten till förändrade priser – detta innebär då att upptäcka trender och dra nytta av dem, samt att notera kundernas förväntningar och ekonomiska möjligheter.

Myter om projektledarens roll

Det finns flera myter kopplade till projektledarens roll. Titta bara på dess inte så trevliga stereotypiska bild. För många är det en bild av en självgod ung man som började sin karriär mycket tidigt. Han förstår perfekt varje detalj av projektet, eller åtminstone är övertygad om det, och pekar obarmhärtigt ut sina kollegors snubblande.

Låt oss ta en närmare titt på detta karikerade porträtt och uppmärksamma tre underliggande myter.

Myth 1. Projektledaren har mycket erfarenhet i den organisation där han eller hon leder projektet.

Myth 2. Projektledaren är perfekt bekant med alla frågor som rör projektet.

Myth 3. Projektledaren kontrollerar och förbättrar de uppgifter som utförs av alla teammedlemmar.

Myth 1 är kopplad till tron att endast en person med mycket senioritet kan effektivt leda projekt. Men i många fall kan även en nyanställd som har utvecklat överförbara färdigheter som är funktionella i projektledning prestera bra i rollen som en assisterande projektledare. Detta gäller också personer som har fått erfarenhet i andra organisationer, så länge de känner till de rätta verktygen och metoderna som behövs för att passa in som PM.

Myth 2 kombinerar uppfattningen att PM måste kunna alla detaljer av ett projekt utantill, och har en väletablerad, expertkunskap om projektområdet. Men projektets detaljer lagras av programvara, i en välordnad form. Projektledarens jobb är att skapa och upprätthålla denna ordning och använda informationen. Expertkunskap, å sin sida, innehas av teammedlemmarna. PM kommer att behöva omfattande kunskap för att sätta den allmänna ramen för hur projektet ska fortskrida, och för att ställa rätt frågor.

Myth 3 är en del av stereotyperna där PM förbättrar varje detalj av de uppgifter som ges till teamet. Mikromanagement är ett av misstagen vid arbete med ett team. Men det är inte en del av PM:s ansvar!

Sammanfattning

Universella färdigheter, eller smidighet, är hjälpsamma i projektledarens arbete:

• planering
• organisering
• kostnadshantering, samt
• arbete med människor.

Men projektledarfärdigheter är inte mindre viktiga, nämligen effektivt beslutsfattande, rapporteringsfärdigheter, samt flexibilitet och effektiv respons på förändringar.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av flitiga bin på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.