Arbetsnedbrytningsstruktur – hur man effektivt delegerar arbete i ett projekt? | #30 Komma igång med projektledning

Under projektplaneringen beslutar projektledaren hur man ska tilldela mål, vilka uppgifter som ska slutföras samt när och vilka specialister som ska inkluderas. Genom att göra detta skapar han eller hon arbetsnedbrytningsstrukturen (WBS).

Arbetsnedbrytningsstruktur – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Arbetsnedbrytningsstruktur
3. Ansvar i teamet (Team/kollektivt ägande)
4. Sammanfattning

Introduktion

En väl utformad arbetsnedbrytningsstruktur (WBS) översätts till ett smidigt teamflöde. Varje person som är involverad kommer att veta syftet med att utföra vissa uppgifter, från vem de kommer att få uppdrag och till vem de ska vidarebefordra dem. Det kommer att underlätta att se vem som är belastad med för mycket arbete, eftersom, till exempel, tre teammedlemmar behöver hjälp från en person samtidigt. Således gör WBS det möjligt att optimera arbetsflödesprocessen redan i planeringsstadiet. Detta ger en mycket viktig aspekt av projektarbete: teamansvar för uppgiftsfullgörande. Men hur planerar man den bästa arbetsstrukturen för projektet?

Arbetsnedbrytningsstruktur

Strukturen för arbetsfördelningen visualiseras vanligtvis med hjälp av ett träd, där faserna av projektlivscykeln markeras och delas upp i allt mer detaljerade mål. Detta gör det lättare att planera uppgiftens varaktighet och kostnaden för att slutföra dem, samt att på lämpligt sätt fördela ansvar mellan teammedlemmarna.

Kom ihåg att WBS specificerar vad som ska genomföras, men inte svarar på frågan “hur.” Det är också värt att notera principen om att begränsa detaljnivån. Det beror på typen och de formella kraven för projektet. En annan planeringsnivå krävs för produktion av medicinsk utrustning eller kemiska reagenser, och en annan för organisering av evenemang eller marknadsföringskampanjer.

Arbetsnedbrytningsstrukturen definieras i PMBOK som följer:

“En hierarkisk nedbrytning av den totala arbetsomfattningen som ska utföras av projektteamet för att uppnå projektmålen och skapa de nödvändiga leveranserna.”

Ordet “total” är mycket viktigt här, och “100%-regeln” är relaterad till det. Detta beror på att en väl utformad WBS tar hänsyn till alla projektmål: exakt allt som ska uppnås. Inklusive själva projektledningen. Med andra ord, genom att läsa uppgifterna från den lägsta nivån av trädet, listar vi alla komponenter på den överordnade nivån. Detta är en princip som är mycket svår att följa i praktiken. Det citeras dock ofta som ett effektivt verktyg för att förhindra så kallad Scope creep. Att specificera allt som ska uppnås förhindrar tillägg av nya uppgifter som inte passar in i de fördefinierade projektmålen.

Ansvar i teamet

De uppgifter som utförs av teamet är en del av ett slutmål som skapats genom ett gemensamt arbete. Men i många företag och projekt är synligheten eller till och med existensen av detta mål inte uppenbar. Därför är en välplanerad uppgiftsstruktur och arbetsflöde som är tydligt för projektteamet grunden för att bygga kollektivt ansvar.

Att bygga en känsla av teamägande (Team/kollektivt ägande) gör att teammedlemmarna bättre kan förstå projektets mål och hur det utförda arbetet bidrar till att uppnå dessa mål. Detta ökar motivationen och engagemanget och förbättrar teamets prestation. Engagemanget för det större projektet och dess framgångsrika genomförande översätts också till anställdas lojalitet mot företaget och en god atmosfär. Med andra ord kan en känsla av ansvar inom teamet bidra till bättre affärsresultat för företaget som helhet.

Sammanfattning

Att delegera uppgifter i ett projekt är en uppgift för en projektledare när man planerar för att effektivt uppnå mål. Först hjälper WBS till att organisera projektets omfattning – att isolera grupper av liknande uppgifter, att märka beroenden mellan dem, vilket kommer att bestämma i vilken ordning de ska slutföras, och också att bygga teamets ansvar för de uppgifter som utförs genom att presentera dem i kontexten av mindre och större mål som företaget strävar efter.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av flitiga bin på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.