Virtuella integrationsfester och företagsevenemang. Hur planerar och genomför man dem?

Lockdown-perioden visade oss dock att olika typer av evenemang – såsom teambuilding, konferenser eller utbildningar – kan genomföras online. På många sätt är planeringen av ett sådant evenemang liknande arbetet med ett fysiskt evenemang, men det kräver att man tar hänsyn till några ytterligare faktorer. Nedan beskriver vi 4 huvudsteg som nödvändigtvis måste vidtas för att genomföra teambuilding-evenemang i denna form.

Bestämma syftet, målgruppen och budgeten för teambuilding-evenemang

Bygga relationer mellan anställda, fira företagets framgångar, skapa nya affärskontakter? Innan några åtgärder vidtas inom organisationen bör man definitivt fastställa vilket syfte man har, vilket i första hand kommer att påverka vem som kommer att delta (ålder, intressen, positioner). Man måste nämligen närma sig planeringen av ett evenemang för anställda (oftast i form av teambuilding) på ett annat sätt än när man vill träffa kunder, leverantörer eller affärspartners.

I nästa steg är det också värt att fundera på vilken budget man har tillgänglig. Även om företagsevenemang online, virtuella inte är lika kostsamma som traditionella, kan de fortfarande kräva vissa utgifter (t.ex. för plattformen, priser till deltagarna, arvode till gäster – beroende på planerade aktiviteter).

Prova Firmbee gratis!

Val av rätt verktyg

Efter att ha fastställt ovanstående frågor kan du gå vidare till nästa steg, vilket är att välja rätt plattform för att genomföra teambuilding-evenemanget eller ett annat evenemang. Detta kräver att man analyserar vilka alternativ som finns tillgängliga (bland sådana som Zoom, Microsoft Teams, ClickMeeting eller dedikerade plattformar för att organisera virtuella evenemang som t.ex. Hopin eller Remo). Därefter måste man fatta beslut om man ska använda ett verktyg som dagligen används som kommunikationsmedel för anställda, eller om man ska ta till en ny lösning.

Det är värt att välja en lösning som erbjuder hög kvalitet på bild och ljud, samt möjliggör interaktion mellan deltagarna, men framför allt kommer att vara förberedd för att hantera en större belastning (t.ex. 100 eller fler personer samtidigt).

Utveckling av programmet för teambuilding-evenemanget

Det nästa steget som måste utföras är att utveckla en attraktiv plan för evenemanget för deltagarna. Beroende på vilken typ av evenemang du väljer (teambuilding, nätverksmöte med partners osv.) är det värt att välja lämpliga aktiviteter som t.ex.:

• föreläsningar och workshops som gör det möjligt att utöka kunskapen och stärka färdigheterna,
• spel och aktiviteter som utgör ett utmärkt sätt att bygga relationer under underhållning,
• tävlingar och quiz med möjlighet att testa sin kunskap och färdigheter (helst på tid med inslag av tävling mellan deltagarna och med priser som delas ut i slutet för att öka engagemanget),
• kreativa workshops (kom ihåg att du då måste tillhandahålla nödvändig utrustning till deltagarna i deras hem).

Genomförande av evenemanget

Innan själva det virtuella teambuilding-evenemanget eller ett annat företagsevenemang, se till att du som arrangör har rätt teknisk infrastruktur, inklusive en stabil internetuppkoppling och datorutrustning (hörlurar, högtalare, fungerande kamera osv.). Organisera också tekniska tester för att undvika potentiella problem. På dagen för evenemanget, kom ihåg att i början välkomna deltagarna och presentera syftet med mötet, använda olika former av aktivitet och göra regelbundna pauser (du kan erbjuda dem drycker och snacks som betalas av företaget). Nyckeln till ett framgångsrikt virtuellt evenemang är att engagera deltagarna, sträva efter att uppnå målen och vara flexibel i att anpassa sig till förändrade omständigheter – se till att du tar hand om detta under hela evenemanget.

Teambuilding och andra företagsevenemang online – sammanfattning

Med rätt organisation kan teambuilding-evenemang eller andra företagsevenemang i online-format vara lika attraktiva och effektiva som fysiska, även om de utan tvekan kräver en annan strategi, särskilt när det gäller att nå nya höjder av kreativitet vid planeringen av aktiviteter. De innebär dock mindre arbete och därmed en lägre grad av resursengagemang.

Oavsett om du planerar ett online- eller offline-evenemang kan du underlätta genomförandet av alla uppgifter genom att använda projektledningsprogrammet Firmbee. I det kan du med hjälp av kanban-tavlor dela upp alla uppgifter, skapa att-göra-listor, fastställa prioriteringar för att senare kontrollera genomförandet (och budgeten) och utbyta information med andra, med allt som är viktigast på ett ställe.

Om du gillar det innehåll vi skapar, kolla också in: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.