Virtuella företagsevenemang. Hur planerar och genomför man dem?

Hitta din målgrupp och sätt en budget för företagsevenemang

Bygga relationer, fira företagsframgångar, skapa nya affärskontakter? Innan du börjar förbereda ditt företagsevenemang, sätt dess mål och bestäm vem som ska delta. Trots allt bör du närma dig ett evenemang för anställda på ett annat sätt än ett evenemang för kunder, entreprenörer eller affärspartners.

Nästa steg är att överväga din budget. Även om virtuella företagsevenemang inte är lika dyra som traditionella evenemang, kan du fortfarande behöva spendera en del pengar (t.ex. på plattformsavgifter, priser för deltagare och ersättning för gäster – beroende på de planerade attraktionerna).

Välj rätt verktyg

Efter att du har definierat din målgrupp och satt budgeten kan du gå vidare till nästa steg, vilket är att välja rätt plattform för att hålla ditt evenemang. Analysera de tillgängliga alternativen, till exempel Zoom, Microsoft Teams, ClickMeeting eller dedikerade virtuella evenemangsplattformar som Hopin eller Remo, och bestäm sedan vilken lösning du ska välja.

Skapa ett program för företagsevenemanget

Det är dags att skapa en attraktiv evenemangsplan. Beroende på typen av möte, välj rätt attraktioner:

• Föreläsningar och workshops för att utöka kunskap och färdigheter,
• Spel och aktiviteter för att bygga relationer,
• Tävlingar och quiz för att kontrollera kunskapen.

Genomför företagsevenemanget

Innan det virtuella företagsevenemanget, se till att du, som arrangör, har den rätta tekniska infrastrukturen, inklusive en stabil internetuppkoppling och datorutrustning (hörlurar, högtalare, en fungerande kamera, etc.). Dessutom, gör repetition för att undvika potentiella problem.

På dagen för evenemanget, kom ihåg att hälsa deltagarna välkomna och göra dem bekanta med syftet med mötet. Använd en mängd olika aktiviteter och ta regelbundna pauser. Om möjligt, ge deltagarna drycker och snacks. Nyckeln till ett framgångsrikt virtuellt evenemang är att hålla deltagarna engagerade och anpassa sig till förändrade omständigheter – försök att ha detta i åtanke under hela evenemanget.

Sammanfattning

När det är ordentligt organiserat kan ett online team-building möte eller ett annat evenemang vara lika attraktivt och effektivt som ett traditionellt, även om de definitivt kräver en annan strategi. De kräver dock mindre arbete och därmed färre resurser. Oavsett om du planerar ett online- eller offline-evenemang, kan du göra ditt arbete enklare genom att använda Firmbee, vår projektledningsprogramvara. I Firmbee kan du använda Kanban-tavlor för att tilldela uppgifter, skapa att-göra-listor, sätta prioriteringar och kontrollera budgeten, allt på ett ställe.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.