Vad är en gap-analys?

Att planera aktiviteterna för ett företag är inte en enkel uppgift eftersom det kräver god organisation, kunskap och att övervinna många utmaningar. Av denna anledning är flera företag, trots att de har resurserna för att lyckas, oförmögna att uppnå sina mål. En gap-analys kan hjälpa dem genom att överbrygga klyftan mellan förändringar i marknadsmiljön och företagets strategi. Läs vidare för att ta reda på mer.

Vad är en gap-analys? – innehållsförteckning:

1. Vad är en gap-analys?
2. 3 effektiva verktyg för gap-analys
3. Hur genomför man en gap-analys?
4. Fördelar och nackdelar med en gap-analys
5. När ska man använda en gap-analys?
6. Sammanfattning

Vad är en gap-analys?

En strategisk klyfta hänvisar till en situation när ett företags faktiska resultat avviker avsevärt från det önskade. Att identifiera orsakerna till problem och utveckla lösningar kallas en strategisk gap-analys. Att uppmärksamma nuvarande tillstånd och mål tillstånd, samt skillnaden mellan de två, gör att du kan använda resurser effektivt och förbättra företagets lönsamhet.

Beroende på det område som du vill förbättra, är det värt att ställa följande frågor som hjälper oss att bestämma dess potential och möjliga begränsningar:

• Var befinner ni er som företag?
• Var skulle ni vilja vara?
• Vilka aspekter hindrar er från att nå er målsättning?
• Hur kan ni förhindra dessa problem?
• Hur kan ni fördela de resurser ni har (finansiella, mänskliga, etc.) för att förbättra er position?

3 effektiva verktyg för gap-analys

För att göra analysprocessen enklare kan du använda ett antal tillgängliga bedömningsverktyg. Det är värt att testa några av dem för att se på ditt företag från olika perspektiv. Till exempel kan dessa inkludera:

PEST-analys

Den baseras på studiet av externa faktorer – politiska och juridiska, ekonomiska, samt sociala och teknologiska, som kan påverka förekomsten av givna strategiska klyftor.

SWOT-analys

Den gör att vi kan bestämma företagets nuvarande situation på marknaden. Den framhäver styrkor, svagheter, möjligheter och hot.

McKinsey’s 7s-modell

McKinsey’s 7s hänvisar till elementen i en organisation som kan delas in i “hårda” element (tangible faktorer som kan kontrolleras) och “mjuka” element (intangible faktorer som inte kan kontrolleras):

• Strategi – företagets handlingsplan,
• Struktur – företagets organisatoriska struktur,
• System – teknisk och affärsmässig kunskap som är nödvändig för att utföra uppgifter,
• Stil – en ledarskapsstil,
• Personal – mänskligt kapital, som är en tillgång för företaget,
• Färdigheter – medarbetares kompetenser,
• Delade värderingar – en uppsättning egenskaper som bestämmer varje individs attityder och beteende i ett företag.

Genom att använda den kan du specificera de områden som är relaterade till den strategiska klyftan och besluta om de förändringar som är värda att göra för att uppnå de uppsatta målen.

Hur genomför man en gap-analys?

Processen kan göras i 4 steg, men den kan utvidgas vid behov:

Identifiera den nuvarande situationen

Analysen börjar med att identifiera företagets eller en specifik avdelnings nuvarande situation – var uppstår problemen? Du kan också presentera detta med ett specifikt värde – försäljningsvolym, tillväxttakt, etc. Du kan få den nödvändiga informationen från finansiella rapporter eller genom att genomföra en undersökning bland intressenterna.

Till exempel, en person som gör handgjorda smycken och säljer 2 000 stycken under en viss finansiell period kommer att uttrycka sitt tillstånd som “2 000”. Å andra sidan, en grossist som uppnår en tillväxttakt på 5 % kommer att registrera det som “5 %”.

Identifiera var du vill vara

Nästa steg är att specificera vilka mål du skulle vilja uppnå – skriv ner specifika mål anpassade till dina möjligheter (använd SMART-ramverket för att sätta dem), till exempel att sälja 20 000 produkter under ett visst år eller uppnå en tillväxttakt på 7 %. Tänk också på de begränsningar som kan hindra dig från att genomföra dessa planer och se vad dina konkurrenter gör.

Identifiera den strategiska klyftan

Genom att vara bekant med den nuvarande situationen och det önskade tillståndet kan du jämföra dem och se skillnaderna mellan dem. Överväg vad orsakerna till dessa inkonsekvenser kan vara.

Eliminera den strategiska klyftan

När du har identifierat de faktorer som bidrar till den strategiska klyftan, utveckla möjliga lösningar och ett sätt att mäta resultaten av de genomförda förändringarna. Konsultera dina förslag med resten av teamet och skapa en återhämtningsplan.

Fördelar och nackdelar med en gap-analys

Även om den strategiska gap-analysen har värdefulla fördelar, är den inte en perfekt teknik. Ta en titt på dess fördelar och nackdelar!

Fördelar

• Att genomföra analysen periodiskt gör att du kan observera resultaten och framstegen av aktiviteter,
• Förbättra kvaliteten på alla eller vissa affärsaktiviteter,
• Öka din lönsamhet,
• Minska risk – genom att lära dig om dina behov och svagheter kan du göra förbättringar eller förhindra framtida problem,
• Större marknadsandel – genom att uppnå bättre resultat kommer du att stärka din konkurrensfördel,
• Kund- och medarbetarnöjdhet,
• Prioritering.

Nackdelar

• På grund av de dynamiska förändringarna på marknaden kan resultaten av analysen vara otillräckliga i förhållande till den aktuella situationen,
• Om du inte utforskar orsakerna till de identifierade klyftorna tillräckligt kan analysen inte avslöja problemets komplexitet,
• Effektiviteten av analysen beror på kunskapsnivån och engagemanget hos hela teamet.

När ska man använda en gap-analys?

Ditt företag kan använda den beskrivna metoden för bland annat:

• Förbättra försäljningsresultat – du kan kontrollera resultaten av försäljningsavdelningen och använda denna information för att maximera framtida vinster,
• Utvärdera en befintlig eller ny produktkategori – hitta orsaker till ouppfyllda försäljningsmål,
• Genomföra en konkurrensanalys,
• Få kännedom om medarbetarnas behov,
• Utvärdera nyckelfaktorer för framgång (KSF).

Sammanfattning

En strategisk gap-analys kan stödja många områden av ditt företag – säkerställa högre vinster, öka produktiviteten och konkurrensfördelen. Att identifiera klyftan mellan det faktiska och det målade tillståndet kommer att vidga ditt perspektiv, så att du kan skapa en strategi som eliminerar faktorer som bromsar tillväxten av ditt företag.

Läs också: Vad är en strategisk analys?

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva community av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.