Typer av projekt | #5 Komma igång med projektledning

Stora och små, interna och externa, produktions- och forskningsprojekt… Vi kan kategorisera affärsprojekt efter storlek, varaktighet, kostnad, principer, mål och till och med de branscher de berör. Men varför är skillnaderna mellan typer av projekt viktiga för affärer?

Typer av projekt – innehållsförteckning:

1. Introduktion
2. Projektets omfattning
3. Projektets varaktighet
4. Projektets komplexitet
5. Finansieringskälla
6. Projektämnen
7. Sammanfattning

Introduktion

Är det viktigt för projektledare att svara på frågan om vilka typer av projekt de genomför? Det kan verka obetydligt jämfört med att hantera och effektivt genomföra projektet.

Men kunskap om projektklassificering blir avgörande när man väljer metod för genomförandet samt prioritering av projekt inom organisationen eller uppgifterna i själva projektet. Dessutom påverkar det betydligt sammansättningen av projektteamet. Därför, baserat på tillgänglig kunskap och goda metoder, kommer vi att titta på de vanligaste typerna av projekt för att förbereda oss väl för deras initiering och genomförande.

Projektets omfattning

Projektets omfattning kan initialt verka radikalt annorlunda för den person som beställer projektet och projektutvecklaren. Det är därför så viktigt att noggrant fastställa vilka uppgifter och vilken budget som ska ingå i listan. Särskilt när en extern intressent driver projektet, särskilt en ny kund, är projektets omfattning därför ett nyckelbegrepp som ofta förekommer i avtal och kontrakt. Det beror främst på syftet bakom projektet.

Att definiera projektets omfattning är därför avgörande ur ett affärsperspektiv främst eftersom det möjliggör kontroll över uppgifterna i projektet. Huvuduppgiften för projektledarens arbete handlar om att förhindra okontrollerad projektutvidgning (scope creep) eller att tappa sikte på syftet bakom uppgifterna.

Projektets varaktighet

Baserat på projektets varaktighet kan de delas in i:

• kortfristiga
• medellånga
• långfristiga

Att definiera varaktigheten för ett projekt är särskilt viktigt när man kontraktsmässigt fastställer en deadline för leverans av en färdig produkt till en kund, eller organiserar ett evenemang på ett datum som planeras långt i förväg. Att definiera från början vilken tidsram projektet omfattar gör att du kan hantera tiden effektivt, övervaka budgeten och hantera risker i projektet.

Även om projektet som sådant är en unik företeelse kan vi också prata om engångs- och cykliska projekt. Ett exempel på det förstnämnda är moderniseringen av ett kontor och utrustning med energieffektiv belysning, medan det senare är den årliga trädfällningskampanjen på företagsägd mark. I fallet med cykliska projekt är det mycket viktigt att ha detaljerad dokumentation av projektet, inklusive till exempel kontaktuppgifter till underleverantörer eller en jämförelse av leveranskostnader. Detta beror på att de med stor sannolikhet kommer att vara användbara för nästa genomförandecykel.

Projektets komplexitet

Projektets komplexitet är en av de nyckelfaktorer som avgör dess genomförandemetod. Detta beror på att okomplicerade projekt, vars resultat liknar tidigare utförda tjänster eller marknadsförda produkter, inte kräver omfattande hantering. Om teamet består av yrkesverksamma fungerar metoder som Kanban eller Scrumban bäst för dem.

Källa: kanban-tavla från ett gratis projektledningsverktyg: www.firmbee.com

Projekt med hög grad av komplexitet å sin sida kräver längre eftertanke kring valet av hanteringsmetod. Projektledaren måste först och främst besvara frågan: kommer det att vara möjligt att kommunicera med kunden tillräckligt för att driva projektet i en agil metodik? Kommer intressenter att vara villiga att delta i de successiva faserna av projektet, eller skulle de föredra att förlita sig på den klassiska kaskadmodellen och den förutbestämda projektplanen?

Finansieringskälla

Finansieringskriteriet är ett annat sätt att särskilja olika typer av projekt. Således kommer det att finnas projekt som finansieras av medel:

• interna
• externa (förvärvade)
• blandade

Bland externa resurser är det värt att nämna offentliga och privata finansieringskällor. Generellt kräver internt finansierade projekt vanligtvis mycket mindre dokumentation, eftersom projektbudgeten inte behöver förberedas och redovisas enligt de formella kriterierna för externa intressenter.

Projektämnen

Projektämnen är en viktig typ av klassificering, särskilt på grund av den professionella specialiseringen hos projektledare. För att illustrera hur mångsidiga dessa ämnen kan vara, låt oss titta på en lista med exempel:

• administrativ projektledning – projektledarens lista över uppgifter inkluderar att skapa informationsarkitekturen på kontoret och att skapa ett team av personer som klassificerar dokument i arkivet
• forskningsprojekt – projektledaren ansvarar för att definiera syftet med forskningen, välja nödvändig apparatur och forskningsmetoder, samt den dagliga genomförandet av forskningen i projektet
• IT-projekt – projektledaren måste inte bara ha djupgående kunskap om den använda teknologin utan också kunna kommunicera projektets status övertygande till intressenter utan sådan kunskap

Sammanfattning

Klassificering av typer av projekt kan hjälpa dig att välja den bästa hanteringsmetoden, skriva det bästa kontraktet och till och med besluta hur detaljerad projektets dokumentation kommer att behövas. Att tydligt definiera intressenternas samarbete, projektets omfattning och finansieringskällor från allra första början av planeringen kan ha en betydande inverkan på framgången och den dagliga effektiviteten i projektgenomförandet.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.