Topp 8 tidsbesparare för kontorsarbetare

Har du någonsin hamnat efter i schemat och tvingats arbeta övertid? Lovade du någon att du skulle slutföra din del av ett projekt en viss dag, men som ett resultat blev det inget av det? Har du någonsin tänkt på att du behöver leta efter sätt att spara tid på jobbet så att du kan fokusera bättre på dina prioriterade uppgifter och framför allt, slutföra dem i tid? Ta en titt på vår lista över de bästa tidsbespararna för kontorsarbetare. Läs vidare.

Tidsbesparare för kontorsarbetare – innehållsförteckning:

1. Ta regelbundna pauser
2. Stäng av aviseringar från sociala medier
3. Konsentrera dig på en uppgift i taget
4. Delegera
5. Använd Pomodoro-tekniken
6. Planera din dag
7. Lär dig
8. Använd verktyg
9. Sammanfattning

Ta regelbundna pauser

Jag är säker på att du nu undrar hur regelbundna pauser – som i praktiken “tar” tid – kommer att hjälpa dig att spara tid. Du måste komma ihåg att ingen kan vara produktiv i 8 timmar arbete – och särskilt inte om de inte tar pauser. Våra hjärnor behöver vila, våra ögon behöver en paus från skärmen, och våra muskler behöver åtminstone lite rörelse.

Stå upp, ta några steg, prata med någon, och återvänd sedan till uppgiften. Denna regel gäller också för en längre lunchpaus – kroppen behöver äta för att bli mer produktiv, så oavsett din arbetsbelastning, ge inte upp en större, hälsosam måltid.

Det bör också påpekas att att ta pauser “då och då” inte är en bra praxis – varje gång du går för att hämta en kaffe, ta en cigarett eller gå till ett angränsande rum för att ställa en fråga till en kollega som är viktig för dig, tappar du koncentrationen och när du återvänder måste du försöka fokusera igen, vilket tar ytterligare en minut.

Av denna anledning är det en bra idé att ta regelbundna pauser, till exempel varje timme på exakt samma tid. Dessutom kommer en sådan arrangemang att motivera dig – du kommer att vilja slutföra den uppgift du har påbörjat innan pausen, så i praktiken kommer du att slutföra den snabbare.

Stäng av aviseringar från sociala medier

Den största distraktionen på jobbet är utan tvekan din privata telefon. All distraktion från den aktuella uppgiften, som att ta pauser när som helst, påverkar negativt din fokus och ökar den tid det tar att slutföra den. Om du verkligen vill spara tid på jobbet, skicka privata meddelanden endast under avsatta pauser.

Konsentrera dig på en uppgift i taget

Har du en mycket viktig uppgift att göra, och samtidigt får du ett e-postmeddelande, en kollega ber dig att hjälpa dem, och en HR-specialist skickar ett meddelande till dig på företagets snabbmeddelande? Låt dig inte distraheras – något av dessa kan vänta tills du har slutfört en uppgift du redan har påbörjat.

Stäng av aviseringar från din e-postinkorg och kontrollera den endast vid avsatta tider (t.ex. när du kommer till jobbet eller i slutet av dagen). Meddelanden behöver inte besvaras direkt (utom de som är viktiga för dig på grund av en specifik uppgift) – och det tar alltid mycket tid att kontrollera dem.

Delegera

Du behöver inte alltid göra allt själv – även om du tror att du är den enda som kan utföra en uppgift ordentligt. När du arbetar i ett team bör du definitivt dra nytta av att en kollega har mer tid och kan ta på sig din uppgift. Det är inte skamligt att be om hjälp – och att inte delegera uppgifter är det perfekta sättet att slösa bort din tid på jobbet.

Använd Pomodoro-tekniken

Har du någonsin hört talas om Pomodoro-tekniken? Det är en tidsplaneringsmetod baserad på 25-minuters perioder av fokuserat arbete avbrutna av fem minuters pauser. Varje arbetsintervall kallas en pomodoro. Den är utformad för att hjälpa dig att hålla fokus. Hur använder man den? Välj en uppgift som du behöver slutföra, ställ in en timer på 25 minuter, arbeta med uppgiften, och när alarmet ringer, ta en fem minuters paus. Efter fyra pomodoros, ta en 20-30 minuters paus.

Planera din dag

Ingenting fungerar bättre än att planera uppgifter i förväg. På så sätt slösar du inte tid på att tänka på vad dina aktuella prioriteringar är, vilka möten du behöver delta i en viss dag, och vilken uppgift du ska börja med. Några minuter sparade eftersom du kan börja arbeta direkt? Vad sägs om det!

Lär dig

I ditt dagliga arbete använder du säkert Microsoft Office och andra lösningar som är utformade för att hjälpa dig att få saker gjorda. Men är du säker på att du har lärt dig deras fulla potential? Även om svaret på denna fråga verkar vara “ja”, har de flesta av de applikationer du använder varje dag många fler funktioner än du någonsin kommer att lyckas lära dig.

Så försök att upptäcka åtminstone några som kommer att göra ditt arbete lättare – i fallet med Powerpoint, till exempel, kan det vara designfunktionen (som föreslår arrangemanget av text och grafik på en bild och påskyndar skapandet av presentationer), i Word möjligheten att spåra ändringar i ett givet dokument, och i Excel villkorsstyrd formatering (som presenterar data med färger för att förbättra deras analys).

Använd verktyg

I stället för att slösa tid på att leta efter ikonen för en viss applikation på din skärm eller logga in på varje tjänst separat, kan du använda ett verktyg som erbjuder olika funktioner på ett ställe. Ett sådant verktyg är Firmbee, ett omfattande system för att hantera företagsprojekt och team. Firmbee är utformat för många branscher, från HR till försäljning till IT. Användare kan spåra framstegen för projekt, organisera uppgifter, rekrytera anställda och övervaka finanser – allt med hjälp av en enda plattform.

Topp 8 tidsbesparare – sammanfattning

Som du kan se finns det många sätt att spara tid på jobbet. Det första du behöver göra är att ta reda på vilka uppgifter som tar mest av din tid. Vissa människor kan till exempel spendera timmar varje dag på e-post. När du vet vad dina tidsfördrivare är, försök att bli av med dem och ersätta dem med något mer produktivt.

Du har just läst om topp 8 tidsbesparare på jobbet. Läs också: Gamification i rekrytering

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva bi-gemenskap på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.