Vad är rollen för HRIS-programvara i strategisk HRM?

Vad är rollen för HRIS-programvara i strategisk HRM? Personalhantering är en integrerad del av en organisations strategiska ledning och måste genomföras komplementärt. Å ena sidan kan personalstrategin sätta riktningen för organisationen som helhet, men å andra sidan bör den skapas så att företagets nyckelmål kan uppnås. Den tillgång som avgör nivån av konkurrenskraft för företag är humankapital. För att kunna uppnå en konkurrensfördel är det dock nödvändigt att ha en adekvat personalpolitik baserad på en solid strategi. HRIS-plattformen, som i hög grad underlättar genomförandet av HR-relaterade uppgifter, särskilt arbetskraftsplanering, rekrytering, anpassning, processkontroll och analys, är också av betydelse här. Läs vidare för att ta reda på mer.

Vad är rollen för HRIS-programvara i strategisk HRM? – innehållsförteckning:

1. HRM och en affärsstrategi
2. Utmaningar för strategisk HRM
3. HRIS vs. HRM
4. Sammanfattning

HRM och en affärsstrategi

Personalhantering är en strategisk och sammanhängande metod för att hantera den mest värdefulla tillgången i organisationen, nämligen människor. Med andra ord är det en personalhanteringsstrategi utformad för att nå en konkurrensfördel, med hjälp av flera tekniker. Den huvudsakliga faktorn som påverkar HRM är en affärsstrategi, som i sin tur påverkar beslutsfattande när det gäller mål, policyer och handlingsplaner.

När man talar om strategisk HRM bör det förstås att det är ledning genom planering, ett mönster av sekventiella aktiviteter och samordning av företagets resurser på ett sätt som utnyttjar styrkor och begränsar svagheter. Strategisk HRM är en sammanhängande konfiguration och sammanställning av aktiviteter baserade på långsiktiga mål, som formulerar principer, planer och handlingsprogram som bestämmer skapandet och adekvat användning av humankapital, för att uppnå den nämnda konkurrensfördelen.

En relation mellan personalhanteringsstrategi och affärsstrategi är en nyckelfråga som avgör svaret på följande fråga: Hur bidrar en HRM-strategi till uppfyllandet av affärsmål? Svaret är inte så uppenbart på grund av olika tillvägagångssätt kopplade till att bygga en affärsstrategi. Richard Whittington särskilde fyra generiska perspektiv på strategi:

• Klassisk – att skapa en affärsstrategi är en medveten process baserad på analys av den externa och interna miljön i företaget som gör det möjligt att fatta långsiktiga beslut.
• Evolutionär – att formulera en flexibel strategi som anpassar sig till föränderliga externa förhållanden, syftande till att maximera vinster.
• Systemisk – baserad på många mål som möjliggör genomförandet av strategin, samtidigt som man tar hänsyn till element i det sociala systemet.
• Processuell – att bygga en strategi i små steg på grund av oförutsägbarheten i miljön, samt mångfalden av långsiktiga mål, med antagandet att strategin inte kan planeras i förväg.

Utformningen av humankapital bör baseras på beroendet mellan en allmän affärsstrategi och en HRM-strategi. Här kan vi tala om tre olika tillvägagångssätt:

• Reaktivt tillvägagångssätt – att anpassa HRM-strategin till organisationens övergripande strategi. Att klassificera anställda som en kostnadsresurs.
• Aktivt tillvägagångssätt – att uppfatta humankapital som en källa till konkurrensfördel, vilket bör vara den avgörande faktorn för den övergripande strategin.
• Interaktivt tillvägagångssätt – att anta att affärs- och personalfrågor sammanflätas.

Utan att försöka lösa överlägsenheten av ett tillvägagångssätt över det andra, är det värt att notera att i den stora majoriteten av företag är relationen mellan företagsstrategi och personalstrategi permanent och oskiljaktig.

Utmaningar för strategisk HRM

För att korrekt genomföra strategisk personalhantering är det nödvändigt att inse och definiera faktorer som kan hindra genomförandet av långsiktiga handlingsplaner i förhållande till personalpolitiken. Den grundläggande hindret är för hög koncentration på de aktuella affärsmålen och bristande ledarskapsförmåga.

En annan fråga är den låga värderingen av humankapital och att inte uppfatta människor som organisationens mest värdefulla kapital, och därmed dålig personalhantering, felaktig mätning av arbetseffektivitet och motstånd mot de genomförda förändringarna.

Strategiska problem som följer av de nämnda faktorerna och uppstår inom personalhantering är framför allt optimering av anställningsnivå och struktur, byggande av en kompetensmatris, utformning av en lämplig organisationsstruktur, implementering av ett effektivt incitamentsystem och utveckling av individuella karriärvägar. HRIS-programvara är ett verktyg som avsevärt kommer att minska, och till och med eliminera dessa problem.

HRIS vs. HRM

HRIS, eller human resources information system, är programvara som i hög grad påverkar den effektiva genomförandet av personalpolitiken. Personalhantering blir mycket enklare tack vare många funktioner i detta program, och framför allt tack vare den analytiska modulen, som gör det möjligt att studera prestationsindikatorer, analysera, rapportera och genomföra statistiska analyser.

Vad mer är, det är en slags databank för anställda tack vare vilken det är möjligt att fatta adekvata personalbeslut om utbildning och professionell utveckling. Att stödja strategisk personalhantering med detta system ger mätbara fördelar för organisationen, såsom:

• en ökning av arbetseffektivitet och kvalitet genom processautomatisering,
• en ökning av anställdas kompetenser tack vare ett effektivt utbildningssystem och adekvat professionell utveckling,
• minskning av byråkrati och antalet dokument som utfärdas manuellt till förmån för online-dokument (utan att behöva skriva ut dem), vilket minskar administrativa kostnader,
• att fatta rätt personalbeslut eftersom rapporter och analyser uppdateras regelbundet,
• att bygga ett transparent bedömningssystem och hjälpa ledningen att producera mycket effektiva prestationsutvärderingar.

Strategisk HRM – sammanfattning

HRIS-programvara avsedd för personalhantering är ett utan tvekan användbart verktyg för personalchefer. Strategisk HRM är oåterkalleligt kopplad till att införa tekniska, materiella och mentala förändringar i en organisation. Rätt genomförande av personalstrategin kommer i hög grad att bestämmas av HRIS-plattformen.

Systemets funktionalitet gör att du kan ha transparenta personalpolitiker, som visar anställda alla kopplingar mellan deras kunskap, arbetseffektivitet, ersättning och befordringsmöjligheter. Vad mer är, det gör det mycket lättare för ordinarie anställda att utföra sina grundläggande uppgifter, och för chefer att uppnå strategiska mål.

Läs också: 9 effektiva sätt att rekrytera anställda.

Om du gillar vårt innehåll, gå med i vår aktiva gemenskap av busy bees på Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.